ระบบ Workflow อนุมัติคืออะไร

ระบบ Workflow อนุมัติเอกสาร คือ ระบบกำหนดเส้นทางการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำให้เอกสารวิ่งตามเส้นทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องเดินเอกสาร ส่งแฟ้ม หรือโทรตามผู้อนุมัติ

• เอกสารวิ่งตามเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า — ไม่ต้องพึ่งคนเดินส่ง
• ทุกขั้นตอนบันทึกไว้ในระบบ — ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกจุด
• ผู้เกี่ยวข้องทุกคนเห็นสถานะเอกสารแบบ Real-time — ไม่ต้องโทรถามหรือเดินหา

การกำหนดเส้นทางอนุมัติเอกสาร

หัวใจสำคัญของระบบ Workflow คือ เส้นทางการอนุมัติ (Approval Route) ที่องค์กรสามารถกำหนดเองได้อย่างยืดหยุ่น:

• ผู้ใช้สามารถสร้างเส้นทางการอนุมัติเอกสารได้เอง — ตามความเหมาะสมของแต่ละประเภทเอกสาร
• กำหนดเป็นค่ามาตรฐานไว้ล่วงหน้าได้ — ตามโครงสร้างองค์กรหรือตามอำนาจในการอนุมัติ เมื่อสร้างเอกสารจะดึงเส้นทางมาตรฐานมาให้อัตโนมัติ
• กำหนดกลุ่มสำหรับการพิจารณาผ่านเรื่องได้ — เช่น กลุ่มการเงิน คนใดคนหนึ่งในกลุ่มสามารถพิจารณาผ่านเรื่องได้ ไม่ต้องรอคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ

ผู้รักษาการแทน/ปฏิบัติหน้าที่แทน

ปัญหาใหญ่ที่สุดของการอนุมัติกระดาษคือ "ผู้อนุมัติไม่อยู่ เอกสารค้าง" ระบบ Workflow แก้ปัญหานี้ได้อย่างสมบูรณ์:

• กรณีเจ้าหน้าที่ไม่อยู่หรือลา — สามารถกำหนดผู้รักษาการแทน หรือปฏิบัติหน้าที่แทนได้ล่วงหน้า
• เอกสารวิ่งไปอัตโนมัติ — กรณีที่ผู้นั้นอยู่ในเส้นทางเอกสาร และต้องอนุมัติเอกสาร ณ วันที่มีการกำหนดผู้รักษาการแทน เอกสารที่ต้องอนุมัติจะวิ่งไปที่ผู้รักษาการแทนโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องรอจนกว่าเจ้าตัวจะกลับมา
• สิ้นสุดวันรักษาการแทน — กรณีที่สิ้นสุดวันรักษาการแทนและยังไม่ได้อนุมัติ เอกสารจะวิ่งกลับมาที่ผู้อนุมัติเดิมอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีเอกสารตกหล่น

การติดตามเอกสาร

ระบบ Workflow มีหน้าจอติดตามเอกสารที่แสดงข้อมูลครบถ้วน:

• เส้นทางเอกสาร — แสดงว่าเอกสารต้องผ่านใครบ้าง ขั้นตอนไหนเสร็จแล้ว ขั้นตอนไหนกำลังรอ
• สถานะของเอกสาร ได้แก่:
  • ส่งเอกสาร — เจ้าของเรื่องกดส่งเอกสารเพื่อเริ่มต้นกระบวนการขออนุมัติ
  • ดึงเอกสารกลับ — ระหว่างทางที่ยังไม่ได้รับอนุมัติ เจ้าของเรื่องสามารถดึงเอกสารกลับมาแก้ไขได้
  • พิจารณา/ผ่านเรื่อง — ผู้พิจารณาตรวจสอบแล้วผ่านเรื่องไปยังขั้นตอนถัดไป
  • อนุมัติ — ผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสาร
  • ไม่อนุมัติ — ผู้มีอำนาจไม่อนุมัติเอกสาร พร้อมระบุเหตุผล

เปรียบเทียบ: อนุมัติกระดาษ vs Workflow ดิจิทัล

ประเด็น	กระดาษ	Workflow ใน ERP
ความเร็ว	วัน-สัปดาห์ (เดินเอกสาร)	นาที-ชั่วโมง (อัตโนมัติ)
ผู้อนุมัติไม่อยู่	ค้าง จนกว่าจะกลับ	ผู้รักษาการแทนรับช่วงอัตโนมัติ
ติดตามสถานะ	โทรถาม/เดินหา	ดูในระบบทันที
ดึงกลับ/แก้ไข	ยาก ต้องหาเอกสาร	กดดึงกลับในระบบ
ตรวจสอบย้อนหลัง	ไม่มี log	ทุกขั้นตอนมี timestamp
เอกสารหาย	เป็นไปได้	เป็นไปไม่ได้
หลายคนอนุมัติพร้อมกัน	ต้องเวียนทีละคน	อนุมัติกลุ่มได้

ตัวอย่างการใช้งานจริง

สมมติ ฝ่าย IT ต้องการจัดซื้อคอมพิวเตอร์ 300,000 บาท ผ่านระบบ Workflow:

เอกสารที่รองรับ Workflow

ระบบ Workflow ใน ERP สามารถรองรับเอกสารได้หลากหลายประเภท:

รหัสเอกสาร	ชื่อเอกสาร
PR	ใบขอซื้อ/จ้าง
PO	ใบสั่งซื้อ/สัญญา
BG-02	ปรับแผนงบประมาณ
BG-03	โอนเปลี่ยนแปลงงบ
FI-03	ขอเบิกจ่าย
อื่นๆ	ตามที่องค์กรกำหนด

เอกสารที่ค้างอยู่บนโต๊ะ ไม่ใช่แค่ล่าช้า — แต่หมายถึงงบประมาณที่ใช้ไม่ทัน โครงการที่ล่าช้า และโอกาสที่สูญหายไป ระบบ Workflow คือการเปลี่ยนจาก 'รอ' เป็น 'เดินหน้า'

- Saeree ERP Team

สรุป

ระบบ Workflow อนุมัติเอกสารใน ERP เปลี่ยนกระบวนการอนุมัติจากกระดาษมาเป็นดิจิทัล ครบวงจร:

• ลดเวลา — จากสัปดาห์เหลือชั่วโมง เอกสารวิ่งตามเส้นทางอัตโนมัติ
• ไม่มีเอกสารค้าง — ผู้รักษาการแทนรับช่วงอัตโนมัติเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่
• ติดตาม ดึงกลับ ตีกลับ ได้ทุกจุด — เจ้าของเรื่องควบคุมเอกสารได้ตลอดเส้นทาง
• โปร่งใสตรวจสอบได้ — ทุกขั้นตอนมี log และ timestamp ตรวจสอบย้อนหลังได้ครบถ้วน
• รองรับเอกสารหลากหลาย — ตั้งแต่ PR, PO, งบประมาณ ไปจนถึงเอกสารที่องค์กรกำหนดเอง

หากองค์กรของคุณยังอนุมัติเอกสารด้วยกระดาษ หรือต้องการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติให้รวดเร็วและโปร่งใสขึ้น สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร