- 20
- กุมภาพันธ์
ในหลายองค์กร การอนุมัติเอกสารยังเป็นกระบวนการที่พึ่งพากระดาษเป็นหลัก — เอกสารหายบนโต๊ะ ไม่รู้ว่าอยู่ที่ใคร ผู้อนุมัติไม่อยู่ก็ค้างทั้งองค์กร ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ ปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องเล็ก เพราะทุกวันที่เอกสารค้าง คืองบประมาณที่ใช้ไม่ทัน โครงการที่ล่าช้า และโอกาสที่สูญหายไป บทความนี้จะอธิบายว่าระบบ Workflow อนุมัติเอกสารใน ERP ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร ตั้งแต่การกำหนดเส้นทางอนุมัติ ผู้รักษาการแทน ไปจนถึงการติดตาม ดึงกลับ และตีกลับเอกสาร
ระบบ Workflow อนุมัติคืออะไร
ระบบ Workflow อนุมัติเอกสาร คือ ระบบกำหนดเส้นทางการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำให้เอกสารวิ่งตามเส้นทางที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องเดินเอกสาร ส่งแฟ้ม หรือโทรตามผู้อนุมัติ
- เอกสารวิ่งตามเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า — ไม่ต้องพึ่งคนเดินส่ง
- ทุกขั้นตอนบันทึกไว้ในระบบ — ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกจุด
- ผู้เกี่ยวข้องทุกคนเห็นสถานะเอกสารแบบ Real-time — ไม่ต้องโทรถามหรือเดินหา
การกำหนดเส้นทางอนุมัติเอกสาร
หัวใจสำคัญของระบบ Workflow คือ เส้นทางการอนุมัติ (Approval Route) ที่องค์กรสามารถกำหนดเองได้อย่างยืดหยุ่น:
- ผู้ใช้สามารถสร้างเส้นทางการอนุมัติเอกสารได้เอง — ตามความเหมาะสมของแต่ละประเภทเอกสาร
- กำหนดเป็นค่ามาตรฐานไว้ล่วงหน้าได้ — ตามโครงสร้างองค์กรหรือตามอำนาจในการอนุมัติ เมื่อสร้างเอกสารจะดึงเส้นทางมาตรฐานมาให้อัตโนมัติ
- กำหนดกลุ่มสำหรับการพิจารณาผ่านเรื่องได้ — เช่น กลุ่มการเงิน คนใดคนหนึ่งในกลุ่มสามารถพิจารณาผ่านเรื่องได้ ไม่ต้องรอคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ
ตัวอย่างเส้นทางอนุมัติ
เจ้าของเรื่อง → พิจารณา/ให้ความเห็น → พิจารณา/ให้ความเห็นและลงนามกำกับ → อนุมัติ/อนุญาต/รับทราบและลงนามกำกับ
ผู้รักษาการแทน/ปฏิบัติหน้าที่แทน
ปัญหาใหญ่ที่สุดของการอนุมัติกระดาษคือ "ผู้อนุมัติไม่อยู่ เอกสารค้าง" ระบบ Workflow แก้ปัญหานี้ได้อย่างสมบูรณ์:
- กรณีเจ้าหน้าที่ไม่อยู่หรือลา — สามารถกำหนดผู้รักษาการแทน หรือปฏิบัติหน้าที่แทนได้ล่วงหน้า
- เอกสารวิ่งไปอัตโนมัติ — กรณีที่ผู้นั้นอยู่ในเส้นทางเอกสาร และต้องอนุมัติเอกสาร ณ วันที่มีการกำหนดผู้รักษาการแทน เอกสารที่ต้องอนุมัติจะวิ่งไปที่ผู้รักษาการแทนโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องรอจนกว่าเจ้าตัวจะกลับมา
- สิ้นสุดวันรักษาการแทน — กรณีที่สิ้นสุดวันรักษาการแทนและยังไม่ได้อนุมัติ เอกสารจะวิ่งกลับมาที่ผู้อนุมัติเดิมอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีเอกสารตกหล่น
การติดตามเอกสาร
ระบบ Workflow มีหน้าจอติดตามเอกสารที่แสดงข้อมูลครบถ้วน:
- เส้นทางเอกสาร — แสดงว่าเอกสารต้องผ่านใครบ้าง ขั้นตอนไหนเสร็จแล้ว ขั้นตอนไหนกำลังรอ
- สถานะของเอกสาร ได้แก่:
- ส่งเอกสาร — เจ้าของเรื่องกดส่งเอกสารเพื่อเริ่มต้นกระบวนการขออนุมัติ
- ดึงเอกสารกลับ — ระหว่างทางที่ยังไม่ได้รับอนุมัติ เจ้าของเรื่องสามารถดึงเอกสารกลับมาแก้ไขได้
- พิจารณา/ผ่านเรื่อง — ผู้พิจารณาตรวจสอบแล้วผ่านเรื่องไปยังขั้นตอนถัดไป
- อนุมัติ — ผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสาร
- ไม่อนุมัติ — ผู้มีอำนาจไม่อนุมัติเอกสาร พร้อมระบุเหตุผล
จุดสำคัญ
- เจ้าของเรื่องเท่านั้นที่สามารถกดส่งเอกสารเพื่อเริ่มต้นการขออนุมัติ
- ระหว่างทางยังไม่ได้รับอนุมัติ เจ้าของเรื่องสามารถดึงเอกสารกลับมาแก้ไขได้
- หากผู้พิจารณาต้องการตีกลับไปให้เจ้าของเรื่องแก้ไขก็ได้ เมื่อแก้ไขเสร็จจะถูกส่งมาอนุมัติใหม่ตามเส้นทาง
เปรียบเทียบ: อนุมัติกระดาษ vs Workflow ดิจิทัล
| ประเด็น | กระดาษ | Workflow ใน ERP |
|---|---|---|
| ความเร็ว | วัน-สัปดาห์ (เดินเอกสาร) | นาที-ชั่วโมง (อัตโนมัติ) |
| ผู้อนุมัติไม่อยู่ | ค้าง จนกว่าจะกลับ | ผู้รักษาการแทนรับช่วงอัตโนมัติ |
| ติดตามสถานะ | โทรถาม/เดินหา | ดูในระบบทันที |
| ดึงกลับ/แก้ไข | ยาก ต้องหาเอกสาร | กดดึงกลับในระบบ |
| ตรวจสอบย้อนหลัง | ไม่มี log | ทุกขั้นตอนมี timestamp |
| เอกสารหาย | เป็นไปได้ | เป็นไปไม่ได้ |
| หลายคนอนุมัติพร้อมกัน | ต้องเวียนทีละคน | อนุมัติกลุ่มได้ |
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สมมติ ฝ่าย IT ต้องการจัดซื้อคอมพิวเตอร์ 300,000 บาท ผ่านระบบ Workflow:
ตัวอย่าง: ฝ่าย IT ขอจัดซื้อคอมพิวเตอร์ 300,000 บาท
- เจ้าหน้าที่ฝ่าย IT (เจ้าของเรื่อง) — สร้าง PR (ใบขอซื้อ) ระบุความต้องการและเหตุผล + กดส่งอนุมัติ
- หัวหน้าฝ่าย IT → พิจารณา/ให้ความเห็น → ผ่าน
- ผู้อำนวยการกอง → พิจารณา/ลงนามกำกับ → ผ่าน
- รองผู้อำนวยการ (ลาพักร้อน) → ระบบส่งไปที่ผู้รักษาการแทนอัตโนมัติ → ผ่าน
- ผู้อำนวยการ → อนุมัติ → ส่งเรื่องให้ฝ่ายพัสดุดำเนินการจัดซื้อต่อไป
ทั้งหมดใช้เวลา 2 วัน แทนที่จะเป็น 2 สัปดาห์แบบเดินเอกสารกระดาษ เมื่ออนุมัติแล้วฝ่ายพัสดุจึงเริ่มดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบ
เอกสารที่รองรับ Workflow
ระบบ Workflow ใน ERP สามารถรองรับเอกสารได้หลากหลายประเภท:
| รหัสเอกสาร | ชื่อเอกสาร |
|---|---|
| PR | ใบขอซื้อ/จ้าง |
| PO | ใบสั่งซื้อ/สัญญา |
| BG-02 | ปรับแผนงบประมาณ |
| BG-03 | โอนเปลี่ยนแปลงงบ |
| FI-03 | ขอเบิกจ่าย |
| อื่นๆ | ตามที่องค์กรกำหนด |
เอกสารที่ค้างอยู่บนโต๊ะ ไม่ใช่แค่ล่าช้า — แต่หมายถึงงบประมาณที่ใช้ไม่ทัน โครงการที่ล่าช้า และโอกาสที่สูญหายไป ระบบ Workflow คือการเปลี่ยนจาก 'รอ' เป็น 'เดินหน้า'
- ทีมงาน Saeree ERP
สรุป
ระบบ Workflow อนุมัติเอกสารใน ERP เปลี่ยนกระบวนการอนุมัติจากกระดาษมาเป็นดิจิทัล ครบวงจร:
- ลดเวลา — จากสัปดาห์เหลือชั่วโมง เอกสารวิ่งตามเส้นทางอัตโนมัติ
- ไม่มีเอกสารค้าง — ผู้รักษาการแทนรับช่วงอัตโนมัติเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่
- ติดตาม ดึงกลับ ตีกลับ ได้ทุกจุด — เจ้าของเรื่องควบคุมเอกสารได้ตลอดเส้นทาง
- โปร่งใสตรวจสอบได้ — ทุกขั้นตอนมี log และ timestamp ตรวจสอบย้อนหลังได้ครบถ้วน
- รองรับเอกสารหลากหลาย — ตั้งแต่ PR, PO, งบประมาณ ไปจนถึงเอกสารที่องค์กรกำหนดเอง
หากองค์กรของคุณยังอนุมัติเอกสารด้วยกระดาษ หรือต้องการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติให้รวดเร็วและโปร่งใสขึ้น สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร
