ทำไมการติดตามงบแบบ Real-Time ถึงสำคัญ

องค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ มักมีหลายสำนัก หลายส่วนงาน แต่ละหน่วยใช้จ่ายอิสระตามแผนงบประมาณที่ได้รับ — แต่ผู้บริหารระดับสูงกลับไม่มีเครื่องมือที่จะเห็นภาพรวมแบบ Real-Time ว่าตอนนี้แต่ละส่วนงานใช้ไปเท่าไหร่แล้ว เหลือเท่าไหร่

• เมื่อมีหลายสำนัก หลายส่วนงาน แต่ละหน่วยใช้จ่ายอิสระ ต้องมีตัวกลางรวมข้อมูลให้เห็นภาพรวม
• ถ้ารอข้อมูลสิ้นเดือน อาจใช้จ่ายเกินงบไปแล้วโดยไม่รู้ตัว เพราะข้อมูลที่ได้เป็น "อดีต" ไม่ใช่ "ปัจจุบัน"
• ผู้บริหารต้องการข้อมูล "ณ ขณะนี้" ไม่ใช่ "เมื่อสิ้นเดือนที่แล้ว" เพื่อตัดสินใจได้ทันเวลา
• การโอนเปลี่ยนแปลงงบ ต้องรู้ยอดคงเหลือจริงก่อน จึงจะอนุมัติได้ ถ้าข้อมูลไม่ทัน อาจโอนงบที่ใช้ไปแล้ว

สถานะงบประมาณ 6 ช่อง — หัวใจของ Dashboard

Dashboard งบประมาณที่ดีต้องแสดงสถานะของเงินทุกขั้นตอน ไม่ใช่แค่ "งบตั้ง" กับ "ใช้แล้ว" เท่านั้น ต้องเห็นว่าเงินกำลังอยู่ระหว่างทางตรงไหน — ตั้งแต่วางแผน ไปจนถึงจ่ายจริง ดังนี้:

ช่อง	ความหมาย	เกิดขึ้นเมื่อ
งบจัดสรร	วงเงินที่ได้รับจัดสรรตาม พ.ร.บ. งบประมาณ หรือแผนงบประมาณประจำปี	ตั้งแผน BG-01
จองเงิน (PR)	วงเงินที่สำรองไว้เมื่อมีการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง	สร้าง PR-01/02/04/05
ผูกพัน	วงเงินที่มีสัญญาแล้ว (PO/สัญญา) องค์กรมีพันธะต้องจ่าย	สร้าง PO-01
ค้างจ่าย	วงเงินที่ตั้งหนี้แล้วรอจ่าย (รับของแล้ว แต่ยังไม่จ่ายเงิน)	ตั้งหนี้ AP-01
จ่ายจริง	วงเงินที่จ่ายเงินเรียบร้อยแล้ว	จ่ายเงิน FI-03
คงเหลือใช้	= งบจัดสรร - (จอง + ผูกพัน + ค้างจ่าย + จ่ายจริง)	คำนวณอัตโนมัติ

ทั้ง 6 ช่องนี้ คือสิ่งที่ผู้บริหารต้องเห็นพร้อมกันบน Dashboard หน้าเดียว — ไม่ต้องเปิดหลายระบบ ไม่ต้องรอรายงานจากใคร เปิดระบบมาก็เห็นทันที

Flow การเคลื่อนไหวของเงิน — จากงบจัดสรรสู่การจ่ายจริง

การเคลื่อนไหวของเงินงบประมาณ ไม่ได้เกิดขึ้นเป็น "ก้อน" แต่เป็น กระบวนการทีละขั้นตอน ที่เงินย้ายสถานะไปเรื่อยๆ ดังนี้:

ทุกขั้นตอนที่เกิดขึ้น Dashboard จะอัปเดตตัวเลขทุกช่องให้อัตโนมัติแบบ Real-Time ผู้บริหารไม่ต้องถามใคร แค่เปิดหน้าจอก็เห็นทันที

Dashboard ในมุมมอง 3 ระดับ

ผู้ใช้งานแต่ละระดับในองค์กร ต้องการเห็นข้อมูลงบประมาณที่ ต่างกัน ทั้งความกว้างและความลึกของข้อมูล Dashboard ที่ดีต้องรองรับทุกระดับ:

ระดับผู้ใช้งาน	สิ่งที่เห็นบน Dashboard	ประโยชน์
ผู้บริหาร (ภาพรวมองค์กร)	ข้อมูลงบประมาณรวมทุกแหล่งเงิน หลายสำนัก/ส่วนงาน สามารถคลิกเข้าไปดูรายละเอียดงบประมาณภายในแต่ละส่วนงานได้ (Drill-down)	ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ เห็นภาพรวมทั้งองค์กรในหน้าจอเดียว
หัวหน้าส่วนงาน/สำนัก	ข้อมูลรายละเอียดงบประมาณเฉพาะของส่วนงาน/สำนักตนเอง พร้อมเปรียบเทียบแผนกับผล	บริหารงบของหน่วยงาน ควบคุมการใช้จ่ายไม่ให้เกินงบ
เจ้าหน้าที่	เห็นเฉพาะงบที่ตนเองรับผิดชอบ ตามสิทธิที่ได้รับจากระบบ	ทำงานได้ถูกต้อง ตรวจสอบยอดก่อนทำรายการ ลดข้อผิดพลาด

การแบ่งระดับการมองเห็นนี้ ไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่เป็นเรื่อง ความปลอดภัยของข้อมูล ด้วย — เจ้าหน้าที่ไม่ควรเห็นงบของส่วนงานอื่น และผู้บริหารต้องเห็นทุกส่วนงานพร้อมกัน

ตัวอย่างรายงานที่สำคัญ — ดึงได้ทุกเมื่อ ไม่ต้องรอสิ้นเดือน

นอกจาก Dashboard แบบภาพรวมแล้ว ระบบงบประมาณที่ดีต้องมี รายงานมาตรฐาน ที่ดึงได้ทันที ไม่ต้องให้ฝ่ายการเงินมานั่งทำให้ ตัวอย่างรายงานสำคัญที่ควรมี:

รายงาน	สิ่งที่บอก
BGU-01	ประมาณการใช้งบประมาณประจำปี — เห็นภาพรวมทั้งปีว่างบจะพอหรือไม่
BGU-04	เปรียบเทียบแผนและผลการใช้งบ รายเดือน — เห็นว่าเดือนไหนใช้เกินแผน เดือนไหนใช้น้อย
BGU-06	การใช้งบรายเดือน/ไตรมาส — รายงานที่ใช้สำหรับรายงาน สตง. (สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน)
BGU-09	สรุปค่าใช้จ่ายโครงการ — ติดตามงบรายโครงการ เห็นว่าโครงการไหนใช้ไปเท่าไหร่แล้ว
MBG-01	สถานะงบประมาณ — รายงานหลักที่ใช้บ่อยที่สุด แสดงสถานะทั้ง 6 ช่อง (จัดสรร จอง ผูกพัน ค้างจ่าย จ่ายจริง คงเหลือ) ในหน้าเดียว

รายงานเหล่านี้สามารถกรองตามช่วงเวลา ตามส่วนงาน ตามแหล่งเงิน ตามโครงการ และ Export เป็น Excel หรือ PDF ได้ทันที ทำให้การจัดทำเอกสารส่ง สตง. หรือรายงานผู้บริหารทำได้ภายในไม่กี่คลิก

สิ่งที่ Dashboard ช่วยป้องกัน

Dashboard งบประมาณไม่ใช่แค่ "หน้าจอสวยๆ" แต่คือ เครื่องมือป้องกันปัญหา ที่องค์กรเจอซ้ำแล้วซ้ำเล่า:

ตัวอย่างสถานการณ์จริง — เมื่อไม่มี Dashboard vs มี Dashboard

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ลองเปรียบเทียบสถานการณ์เดียวกัน ระหว่างองค์กรที่ไม่มี Dashboard กับองค์กรที่มี:

สถานการณ์	ไม่มี Dashboard	มี Dashboard
ผู้บริหารถามว่า "งบเหลือเท่าไหร่?"	ต้องรอฝ่ายการเงินรวบรวมข้อมูล 1-3 วัน	เปิดหน้าจอ เห็นทันที
จะอนุมัติ PR ใหม่	ไม่แน่ใจว่างบพอหรือเปล่า ต้องโทรถาม	ระบบตรวจสอบให้อัตโนมัติ แจ้งเตือนถ้าไม่พอ
จะโอนเปลี่ยนแปลงงบ	ไม่รู้ว่างบต้นทางมีเงินจริงหรือเปล่า (อาจจองไปแล้ว)	เห็นยอดคงเหลือจริง (หักจองแล้ว) ก่อนอนุมัติ
ส่งรายงาน สตง.	ต้องรวบรวมจาก Excel หลายไฟล์ ใช้เวลาหลายวัน	กดปุ่มดึงรายงาน BGU-06 ได้ทันที
สิ้นปีงบประมาณ	ใช้เวลาปิดงบนานเป็นสัปดาห์	ข้อมูลพร้อมอยู่แล้ว ปิดงบได้เร็วขึ้น

งบประมาณที่ดีไม่ใช่แค่ตัวเลขบนกระดาษ — แต่คือข้อมูลที่เคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารที่เห็นข้อมูลทันเวลา คือผู้บริหารที่ตัดสินใจได้ถูกจังหวะ

- Saeree ERP Team

สรุป — ทำไมองค์กรต้องมี Dashboard งบประมาณ

1. ติดตามงบ Real-Time ไม่ต้องรอสิ้นเดือน — ผู้บริหารเปิดหน้าจอมาเห็นสถานะงบทันที ไม่ต้องรอรายงานจากใคร
2. เห็นภาพรวมและรายละเอียดพร้อมกัน — จากภาพรวมทั้งองค์กร คลิกเข้าไปดูรายส่วนงาน รายโครงการได้ทันที
3. ป้องกันใช้จ่ายเกินงบ — ระบบตรวจสอบยอดคงเหลือทุกครั้งก่อนอนุมัติ ไม่ปล่อยให้เกินงบโดยไม่รู้ตัว
4. เห็นเงินทุกขั้นตอน — จัดสรร จอง ผูกพัน ค้างจ่าย จ่ายจริง คงเหลือ ครบทั้ง 6 สถานะ
5. รายงานครบ ส่ง สตง. ได้ทันที — BGU-01, BGU-04, BGU-06, BGU-09, MBG-01 ดึงได้ทุกเมื่อ

หากองค์กรของคุณยังต้องรอสิ้นเดือนถึงจะรู้ว่างบเหลือเท่าไหร่ หรือยังใช้ Excel รวบรวมงบจากหลายส่วนงาน สามารถนัดหมาย Demo ระบบงบประมาณของ Saeree ERP หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร