การบริหารจัดการครุภัณฑ์ ตั้งแต่จัดหาถึงจำหน่าย EP.3

วงจรชีวิตครุภัณฑ์ — ภาพรวม 5 ขั้นตอน

ครุภัณฑ์ทุกชิ้นในหน่วยงานภาครัฐมีวงจรชีวิตที่ชัดเจน ตั้งแต่วันแรกที่จัดหาจนถึงวันที่ตัดออกจากบัญชี:

ขั้นตอน	ผู้รับผิดชอบ	เอกสารที่เกี่ยวข้อง	กฎหมาย/ระเบียบ
1. จัดหา	เจ้าหน้าที่พัสดุ / คณะกรรมการจัดซื้อ	TOR, ใบสั่งซื้อ, สัญญา	พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างฯ 2560
2. ตรวจรับ/ขึ้นทะเบียน	คณะกรรมการตรวจรับ / เจ้าหน้าที่พัสดุ	ใบตรวจรับ, ทะเบียนครุภัณฑ์	ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2560
3. ใช้งาน/บำรุงรักษา	ผู้ครอบครอง / เจ้าหน้าที่พัสดุ	ใบโอนย้าย, ใบแจ้งซ่อม	ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2560
4. ตรวจนับประจำปี	คณะกรรมการตรวจนับ (อย่างน้อย 3 คน)	รายงานผลการตรวจนับ	หนังสือเวียนกรมบัญชีกลาง
5. จำหน่าย	คณะกรรมการจำหน่าย / หัวหน้าหน่วยงาน	บันทึกขออนุมัติจำหน่าย, ใบจำหน่าย	ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2560

ขั้นตอนที่ 1 — การจัดหาครุภัณฑ์ (Procurement)

การจัดหาครุภัณฑ์ภาครัฐต้องดำเนินการตาม พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 โดยมี 3 วิธีหลัก:

วิธีจัดซื้อ	วงเงิน	ขั้นตอนหลัก	ระยะเวลาโดยประมาณ
วิธีเฉพาะเจาะจง	≤ 500,000 บาท	เชิญผู้ขายรายเดียว → เปรียบเทียบราคา → สั่งซื้อ	3-7 วัน
วิธี e-bidding	> 500,000 บาท	ประกาศ e-GP → ยื่นข้อเสนอออนไลน์ → พิจารณา → ทำสัญญา	30-60 วัน
วิธีคัดเลือก	ตามเงื่อนไขพิเศษ	เชิญผู้ขายอย่างน้อย 3 ราย → เปรียบเทียบ → คัดเลือก	15-30 วัน

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดซื้อจัดจ้างใน ERP ที่เชื่อมต่อกับระบบครุภัณฑ์ได้ครบวงจร

ขั้นตอนที่ 2 — การตรวจรับและขึ้นทะเบียน (Registration)

การตรวจรับ

คณะกรรมการตรวจรับ (แต่งตั้งโดยหัวหน้าหน่วยงาน) มีหน้าที่ตรวจสอบครุภัณฑ์ที่ได้รับตาม TOR ลงนามในใบตรวจรับ และส่งมอบให้เจ้าหน้าที่พัสดุขึ้นทะเบียนต่อไป อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบรับพัสดุใน ERP

การขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์

เมื่อตรวจรับเรียบร้อย เจ้าหน้าที่พัสดุต้องดำเนินการ 3 ขั้นตอน: กำหนดหมายเลขครุภัณฑ์ (เลข 13 หลัก), บันทึกข้อมูลลงทะเบียน, และติดป้ายหมายเลขที่ตัวครุภัณฑ์

ข้อมูลที่ต้องบันทึก	ตัวอย่าง
หมายเลขครุภัณฑ์	7440-001-0012
ชื่อครุภัณฑ์	เครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ
หมวดครุภัณฑ์	ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์
มูลค่าพร้อมใช้งาน	26,800 บาท
วันที่ได้มา	15 มีนาคม 2569
แหล่งเงิน	งบประมาณ / เงินรายได้ / เงินบริจาค
สถานที่ใช้งาน	ห้องธุรการ ชั้น 2 อาคาร A
ผู้รับผิดชอบ	นายสมชาย ใจดี (กลุ่มงานธุรการ)

ขั้นตอนที่ 3 — การใช้งานและบำรุงรักษา (Usage & Maintenance)

หน้าที่ผู้ครอบครอง

• ดูแลรักษาครุภัณฑ์ให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน
• ใช้ตามวัตถุประสงค์ที่จัดหามา (ห้ามนำไปใช้ส่วนตัว)
• แจ้งเมื่อชำรุด สูญหาย หรือไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว

การโอนย้าย

การย้ายครุภัณฑ์ไปสถานที่อื่นหรือเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ต้องทำเอกสารทุกครั้ง — ออกใบโอนย้าย ปรับข้อมูลในทะเบียน แจ้งเจ้าหน้าที่พัสดุ ห้ามย้ายเองโดยไม่แจ้ง เพราะจะทำให้ตรวจนับไม่ตรง

การซ่อมบำรุง — ซ่อม หรือ จำหน่าย?

เมื่อครุภัณฑ์ชำรุด ต้องพิจารณาว่าควรซ่อมหรือจำหน่าย หลักเกณฑ์ทั่วไป: ถ้าค่าซ่อมเกิน 60% ของมูลค่าคงเหลือตามบัญชี ควรจำหน่ายแทนซ่อม

เปรียบเทียบ	ซ่อม	จำหน่าย
เงื่อนไข	ค่าซ่อม < 60% มูลค่าคงเหลือ	ค่าซ่อม ≥ 60% มูลค่าคงเหลือ
ตัวอย่าง	แอร์มูลค่าคงเหลือ 20,000 ค่าซ่อม 8,000 (40%) → ซ่อม	แอร์มูลค่าคงเหลือ 5,000 ค่าซ่อม 4,000 (80%) → จำหน่าย
การดำเนินการ	ซ่อมเอง หรือ จ้างซ่อม	เสนอจำหน่ายตามขั้นตอนที่ 5
ผลต่อทะเบียน	คงเดิม (บันทึกประวัติซ่อม)	ตัดออกจากทะเบียน

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารคลังพัสดุที่เชื่อมต่อกับระบบครุภัณฑ์ได้ในบทความที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 4 — การตรวจนับประจำปี (Annual Inspection)

ระเบียบกำหนดให้ ตรวจนับครุภัณฑ์อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง โดย คณะกรรมการตรวจนับ ที่แต่งตั้งโดยหัวหน้าหน่วยงาน (อย่างน้อย 3 คน)

สิ่งที่ต้องตรวจ

• ครุภัณฑ์ มีอยู่จริง ตามสถานที่ที่ระบุในทะเบียน
• สภาพตรงตามที่บันทึกไว้ (ใช้งานได้ / ชำรุด / รอจำหน่าย)
• ป้ายหมายเลขยังติดอยู่และอ่านได้ชัดเจน
• ข้อมูลทุกรายการ ตรงกับทะเบียน

ปัญหาที่พบบ่อยจากการตรวจนับ

ปัญหา	สาเหตุ	วิธีแก้
ครุภัณฑ์หาย	ย้ายโดยไม่แจ้ง / สูญหายจริง	สอบหาข้อเท็จจริง → แจ้งผู้บังคับบัญชา → ดำเนินการทางวินัย/จำหน่าย
สภาพไม่ตรงกับบันทึก	ไม่อัพเดทสถานะเมื่อชำรุด	ปรับปรุงสถานะในทะเบียนทันที
ไม่มีป้ายหมายเลข	ป้ายหลุด / ไม่เคยติด	จัดทำป้ายใหม่ทันที
ย้ายที่โดยไม่แจ้ง	ผู้ใช้ย้ายเองโดยไม่ทำเอกสาร	ทำเอกสารโอนย้ายย้อนหลัง + อบรมผู้ใช้

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาพัสดุไม่ตรงกับบัญชีและวิธีแก้ไขเชิงระบบ

ขั้นตอนที่ 5 — การจำหน่ายครุภัณฑ์ (Disposal)

เงื่อนไขการจำหน่าย

• ชำรุด ซ่อมไม่ได้ หรือซ่อมไม่คุ้ม (ค่าซ่อม ≥ 60% มูลค่าคงเหลือ)
• หมดความจำเป็น ไม่ได้ใช้งานแล้ว เทคโนโลยีล้าสมัย
• สูญหาย สอบหาข้อเท็จจริงแล้ว ต้องจำหน่ายออกจากบัญชี

4 วิธีจำหน่ายครุภัณฑ์

วิธี	เงื่อนไข	ขั้นตอนหลัก	ผู้อนุมัติ
ขายทอดตลาด	ครุภัณฑ์ยังมีมูลค่า สามารถขายได้	ประเมินราคา → ประกาศขาย → เปิดประมูล → ส่งมอบ	หัวหน้าหน่วยงาน
แลกเปลี่ยน	แลกกับครุภัณฑ์ใหม่ที่จำเป็นกว่า	ประเมินมูลค่าทั้ง 2 ฝ่าย → ทำบันทึกข้อตกลง → โอนกรรมสิทธิ์	หัวหน้าหน่วยงาน
โอน	โอนให้หน่วยงานอื่น / องค์กรสาธารณกุศล	ทำบันทึกขออนุมัติ → ประสานหน่วยรับโอน → ส่งมอบ + ลงนาม	หัวหน้าหน่วยงาน
ทำลาย	ชำรุดจนไม่มีมูลค่า ขายไม่ได้ โอนไม่ได้	แต่งตั้งคณะกรรมการทำลาย → ดำเนินการทำลาย → ทำรายงาน	หัวหน้าหน่วยงาน

ขั้นตอนทางบัญชี — หลังจำหน่ายแล้ว

• ตัดออกจากทะเบียนครุภัณฑ์ — เปลี่ยนสถานะเป็น "จำหน่ายแล้ว"
• ปรับปรุงค่าเสื่อมราคา — คิดค่าเสื่อมถึงวันที่จำหน่าย
• บันทึกรายได้จากการขาย (ถ้ามี) — เงินจากการขายทอดตลาดนำส่งคลัง

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบบัญชีใน ERP ที่เชื่อมต่อกับการจำหน่ายครุภัณฑ์

ปัญหาที่พบบ่อย — 5 เรื่องที่ทำให้ตรวจสอบไม่ผ่าน

ปัญหา	สาเหตุ	ผลกระทบ	วิธีป้องกัน
1. ครุภัณฑ์ไม่ตรงกับทะเบียน	ไม่อัพเดทข้อมูลเมื่อเปลี่ยนแปลง	สตง. ตั้งข้อสังเกต ไม่รับรองงบ	อัพเดททะเบียนทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
2. ไม่มีป้ายหมายเลขครุภัณฑ์	ป้ายหลุด ซีดจนอ่านไม่ได้	ระบุตัวครุภัณฑ์ไม่ได้ ตรวจนับไม่ผ่าน	ใช้ป้ายทนทาน (โลหะ/สติ๊กเกอร์กันน้ำ) หรือ QR Code
3. ใช้ครุภัณฑ์ผิดวัตถุประสงค์	นำครุภัณฑ์ราชการไปใช้ส่วนตัว	ผิดวินัย อาจถูกดำเนินคดีอาญา	อบรมผู้ใช้ + ตรวจสอบการใช้งานเป็นระยะ
4. ไม่ทำเอกสารโอนย้าย	ผู้ใช้ย้ายเอง ไม่แจ้งพัสดุ	ตรวจนับหาไม่เจอตามที่บันทึก	กำหนดขั้นตอนโอนย้ายชัดเจน + ใช้ระบบ ERP ติดตาม
5. จำหน่ายล่าช้า	ครุภัณฑ์ชำรุดกองอยู่หลายปีไม่จำหน่าย	เปลืองพื้นที่ ค่าเสื่อมยังวิ่ง มูลค่าลดจนขายไม่ได้	ตรวจนับทุกปี + เสนอจำหน่ายทันทีเมื่อชำรุดซ่อมไม่คุ้ม

การบริหารครุภัณฑ์ที่ดี ไม่ใช่แค่ซื้อมาแล้วลืม — ต้องดูแลตั้งแต่วันแรกจนวันสุดท้าย เพราะครุภัณฑ์ทุกชิ้นคือทรัพย์สินของแผ่นดิน

- สุรีระยา ลิ้มไพบูลย์, Saeree ERP

แหล่งอ้างอิง

• พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560
• หนังสือเวียนกรมบัญชีกลาง — แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับครุภัณฑ์
• มาตรฐานการบัญชีภาครัฐ — สินทรัพย์ถาวร

หากหน่วยงานของคุณกำลังมองหาระบบจัดการครุภัณฑ์ครบวงจร ตั้งแต่จัดหาถึงจำหน่าย สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร