คำศัพท์งบประมาณที่ต้องรู้ในระบบ ERP

งบประมาณรายจ่ายประจำปี (Annual Budget)

ความหมาย: วงเงินที่รัฐบาลจัดสรรให้หน่วยงานใช้จ่ายในแต่ละปีงบประมาณ (1 ตุลาคม - 30 กันยายน) ครอบคลุมทุกประเภทรายจ่ายทั้ง 5 หมวด ได้แก่ งบบุคลากร งบดำเนินงาน งบลงทุน งบอุดหนุน และงบรายจ่ายอื่น

ตัวอย่างในระบบ ERP: ใน Saeree ERP ผู้ใช้สามารถดูวงเงินงบประมาณรายจ่ายประจำปีผ่านเมนู "งบประมาณ" โดยระบบแสดงยอดงบตั้งต้น ยอดใช้จ่ายสะสม และยอดคงเหลือแบบ Real-time

งบลงทุน (Capital Expenditure / CAPEX)

ความหมาย: งบประมาณสำหรับจัดซื้อสินทรัพย์ถาวร เช่น ที่ดิน อาคาร ครุภัณฑ์ ระบบคอมพิวเตอร์ รวมถึงค่าก่อสร้างและปรับปรุงสิ่งก่อสร้าง สินทรัพย์เหล่านี้มีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อจัดซื้อครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ ระบบ Saeree ERP จะตัดยอดจากหมวดงบลงทุนอัตโนมัติ และบันทึกเข้าทะเบียนสินทรัพย์ถาวรเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาต่อไป

งบดำเนินงาน (Operating Expenditure / OPEX)

ความหมาย: งบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น ค่าวัสดุสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค (ไฟฟ้า น้ำประปา โทรศัพท์) ค่าจ้างเหมาบริการ ค่าเดินทาง ค่าซ่อมแซมบำรุงรักษา

ตัวอย่างในระบบ ERP: การสั่งซื้อวัสดุสำนักงาน หรือค่าจ้างเหมาทำความสะอาด ระบบจะตัดยอดจากงบดำเนินงาน โดย Saeree ERP แยกรายละเอียดถึงระดับหมวดย่อย เช่น ค่าวัสดุ ค่าใช้สอย ค่าสาธารณูปโภค

งบบุคลากร (Personnel Budget)

ความหมาย: งบประมาณสำหรับเงินเดือน ค่าจ้างประจำ ค่าตอบแทนพนักงาน สวัสดิการ ค่ารักษาพยาบาล และเงินสมทบกองทุนต่างๆ ของบุคลากรในหน่วยงาน

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบ HR ใน Saeree ERP เชื่อมต่อกับโมดูลงบประมาณ เมื่อประมวลผลเงินเดือนรายเดือน ระบบจะตัดยอดงบบุคลากรอัตโนมัติ และแสดงยอดคงเหลือของงบหมวดนี้

งบอุดหนุน (Subsidy Budget)

ความหมาย: งบประมาณที่จัดสรรให้หน่วยงานอื่น องค์กร หรือบุคคลภายนอก แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ เงินอุดหนุนทั่วไป (ใช้จ่ายได้ตามความจำเป็น) และ เงินอุดหนุนเฉพาะกิจ (ต้องใช้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด)

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อหน่วยงานโอนเงินอุดหนุนให้หน่วยงานในสังกัด Saeree ERP จะบันทึกรายการโอนและตัดยอดจากหมวดงบอุดหนุน พร้อมออกรายงานสถานะการเบิกจ่ายเงินอุดหนุนแยกตามผู้รับ

งบรายจ่ายอื่น (Other Expenditure)

ความหมาย: งบประมาณที่ไม่เข้าประเภทอื่นๆ ทั้ง 4 หมวด เช่น เงินราชการลับ เงินค่าปรับที่จ่ายตามคำพิพากษา ค่าใช้จ่ายพิเศษตามมติคณะรัฐมนตรี ค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการเฉพาะกิจ

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบ Saeree ERP รองรับการตั้งรหัสงบรายจ่ายอื่นแยกตามโครงการ ทำให้ติดตามการใช้จ่ายแต่ละโครงการได้อย่างชัดเจน

เงินนอกงบประมาณ (Off-budget Fund)

ความหมาย: เงินที่หน่วยงานได้รับจากแหล่งอื่นที่ไม่ใช่งบประมาณแผ่นดิน เช่น เงินรายได้จากการให้บริการ เงินกองทุนหมุนเวียน เงินบริจาค เงินช่วยเหลือจากต่างประเทศ หน่วยงานสามารถนำมาใช้จ่ายได้ตามระเบียบเฉพาะ

ตัวอย่างในระบบ ERP: Saeree ERP แยกการบริหารเงินนอกงบประมาณออกจากเงินงบประมาณอย่างชัดเจน โดยมีผังบัญชีและรหัสแหล่งเงินแยกต่างหาก ทำให้รายงานไม่ปนกัน

เงินรายได้ (Revenue Fund)

ความหมาย: เงินที่หน่วยงานจัดเก็บหรือได้รับจากการดำเนินงาน เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าบริการ ค่าเช่า ดอกเบี้ยเงินฝาก ค่าปรับ เงินรายได้อาจนำส่งคลังหรือเก็บไว้ใช้จ่ายเองแล้วแต่ระเบียบของแต่ละหน่วยงาน

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อหน่วยงานออกใบเสร็จรับเงินค่าบริการ ระบบ Saeree ERP จะบันทึกรายได้เข้าบัญชีเงินรายได้อัตโนมัติ พร้อมแยกประเภทรายได้ตามรหัสที่กำหนด

แผนงาน (Program)

ความหมาย: กลุ่มงานหรือโครงการที่จัดทำขึ้นเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ขององค์กร เป็นระดับสูงสุดของโครงสร้างงบประมาณ ภายใต้แผนงานจะมีผลผลิตและกิจกรรมย่อย

ตัวอย่างในระบบ ERP: ใน Saeree ERP โครงสร้างงบประมาณเริ่มต้นจาก "แผนงาน" เป็นลำดับแรก ผู้ใช้จะเห็นรหัสแผนงานเมื่อสร้าง เอกสารงบประมาณ ทุกรายการ

ผลผลิต (Output)

ความหมาย: สินค้าหรือบริการที่หน่วยงานส่งมอบให้แก่ผู้รับบริการ เป็นตัวชี้วัดผลสำเร็จของแผนงาน อยู่ภายใต้แผนงาน 1 แผนงานอาจมีหลายผลผลิต เช่น "บัณฑิตที่สำเร็จการศึกษา" "ผู้ป่วยที่ได้รับการรักษา"

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบ Saeree ERP ให้กำหนดรหัสผลผลิตเพื่อผูกกับงบประมาณ เมื่อเบิกจ่ายทุกรายการจะเชื่อมโยงกลับไปที่ผลผลิต ทำให้รายงานผลการดำเนินงานตรงกับตัวชี้วัด

กิจกรรม (Activity)

ความหมาย: งานย่อยที่ดำเนินการเพื่อให้ได้ผลผลิตตามเป้าหมาย เป็นระดับล่างสุดของโครงสร้างงบประมาณที่ผูกกับรายจ่ายจริง ภายใต้ผลผลิต 1 รายการอาจมีหลายกิจกรรม

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อสร้างใบขอซื้อ (PR) ใน Saeree ERP ผู้ใช้ต้องเลือกกิจกรรมที่จะใช้งบ ระบบจะตรวจสอบว่ากิจกรรมนั้นมีงบเหลือเพียงพอหรือไม่ก่อนอนุมัติ

ใบขอซื้อ / PR (Purchase Requisition)

ความหมาย: เอกสารที่ผู้ใช้งานจัดทำเพื่อขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ระบุรายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวน วงเงินที่ต้องการ และแหล่งงบประมาณ PR เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ จัดซื้อจัดจ้าง ในระบบ ERP

ตัวอย่างในระบบ ERP: ใน Saeree ERP ผู้ใช้สร้าง PR ผ่านระบบออนไลน์ เมื่อกรอกรายละเอียดครบ ระบบจะส่ง PR ไปยังผู้อนุมัติตามลำดับขั้น พร้อมตรวจสอบงบประมาณคงเหลืออัตโนมัติ

ใบสั่งซื้อ / PO (Purchase Order)

ความหมาย: เอกสารที่ออกให้ผู้ขายหลังจาก PR ได้รับอนุมัติ เพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้า/บริการ ระบุราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และกำหนดส่งมอบ PO ถือเป็นสัญญาซื้อขายระหว่างหน่วยงานกับผู้ขาย

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อ PR ผ่านอนุมัติ Saeree ERP จะสร้าง PO อัตโนมัติ พร้อมกันเงินงบประมาณ (Encumbrance) ตามวงเงินใน PO ทำให้มั่นใจว่างบพร้อมจ่ายเมื่อถึงเวลาเบิก

การกันเงิน (Budget Encumbrance / Commitment)

ความหมาย: การสำรองวงเงินงบประมาณไว้สำหรับรายจ่ายที่ก่อหนี้ผูกพันแล้วแต่ยังไม่ได้เบิกจ่าย เพื่อป้องกันการใช้เงินเกินงบ เงินที่กันไว้จะถูกหักออกจากยอดคงเหลือทันที

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อออก PO ใน Saeree ERP ระบบจะกันเงินตามวงเงิน PO อัตโนมัติ หากวงเงิน PO เปลี่ยนแปลง ยอดกันเงินจะปรับตามทันที ทำให้ ป้องกันงบบานปลาย ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเบิกจ่าย (Disbursement)

ความหมาย: กระบวนการเบิกเงินจากคลังเพื่อชำระค่าสินค้า/บริการตามใบสำคัญ หลังจากตรวจรับงานเรียบร้อยแล้ว การเบิกจ่ายเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรงบประมาณ

ตัวอย่างในระบบ ERP: หลังตรวจรับสินค้าใน Saeree ERP ระบบจะสร้างใบสำคัญเบิกจ่ายอัตโนมัติ ปลดล็อกยอดกันเงิน และบันทึกรายจ่ายจริงเข้าระบบบัญชี พร้อมออกเช็คหรือโอนเงินผ่านระบบ

งบประมาณเหลือจ่าย (Budget Balance)

ความหมาย: วงเงินงบประมาณที่ยังไม่ได้ก่อหนี้ผูกพันหรือเบิกจ่าย คำนวณจากสูตร: งบตั้งต้น - กันเงิน - เบิกจ่ายแล้ว = งบเหลือจ่าย เป็นตัวเลขที่ผู้ใช้ต้องตรวจสอบก่อนจัดทำ PR ทุกครั้ง

ตัวอย่างในระบบ ERP: Saeree ERP แสดงยอดงบเหลือจ่ายแบบ Real-time บนหน้า Dashboard โดยแยกตามแผนงาน ผลผลิต กิจกรรม และหมวดรายจ่าย ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ทันที

การโอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ (Budget Transfer)

ความหมาย: การย้ายวงเงินจากรายการหนึ่งไปอีกรายการหนึ่ง เพื่อแก้ปัญหางบไม่เพียงพอในบางรายการ ต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามระเบียบ และต้องไม่กระทบเป้าหมายเดิมของรายการที่ถูกโอนออก

ตัวอย่างในระบบ ERP: ใน Saeree ERP มีเมนู "โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ" ที่สร้างเอกสารโอนงบ ระบุรายการต้นทาง-ปลายทาง วงเงิน และเหตุผล เมื่ออนุมัติแล้วระบบปรับยอดงบอัตโนมัติ พร้อมเก็บประวัติการโอนทุกรายการ

งบกลาง (Central Budget)

ความหมาย: งบประมาณที่ตั้งไว้เป็นส่วนกลาง ไม่จัดสรรให้หน่วยงานใดโดยเฉพาะ ใช้สำหรับรายจ่ายที่ยังไม่สามารถระบุหน่วยงานได้ชัดเจน หรือค่าใช้จ่ายฉุกเฉินเร่งด่วน เช่น เงินเลื่อนเงินเดือน เงินสำรองจ่ายกรณีฉุกเฉิน

ตัวอย่างในระบบ ERP: Saeree ERP รองรับการบันทึกงบกลางแยกเป็นศูนย์ต้นทุนเฉพาะ เมื่อได้รับจัดสรรงบกลางเพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มวงเงินเข้ารายการที่เกี่ยวข้องได้ทันที

ตารางสรุปคำศัพท์งบประมาณ

แหล่งอ้างอิง

• สำนักงบประมาณ (Bureau of the Budget)
• กรมบัญชีกลาง (Comptroller General's Department)
• พระราชบัญญัติวิธีการงบประมาณ พ.ศ. 2561