งบประมาณกับบัญชี — กระทบยอดอย่างไร

เกณฑ์เงินสด vs เกณฑ์คงค้าง — ต่างกันอย่างไร?

หัวใจของปัญหาอยู่ที่ระบบงบประมาณและระบบบัญชีใช้เกณฑ์รับรู้รายการ (Recognition Basis) คนละแบบ

• งบประมาณใช้เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) — รับรู้รายจ่ายเมื่อมีการจ่ายเงินจริง ไม่ว่าสินค้าหรือบริการจะได้รับมาแล้วหรือยัง
• บัญชีใช้เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) — รับรู้รายการเมื่อเกิดขึ้นหรือเกิดภาระผูกพันแล้ว ไม่ว่าจะจ่ายเงินหรือยังก็ตาม

นิยามของเกณฑ์คงค้างตาม มาตรฐานการบัญชีภาครัฐ ฉบับที่ 1 เรื่อง การนำเสนองบการเงิน (จัดทำตามแนวทาง IPSAS 1) ระบุไว้ชัดเจนว่าเป็น "หลักเกณฑ์ทางบัญชีที่ใช้รับรู้รายการและเหตุการณ์เมื่อเกิดขึ้น มิใช่รับรู้เมื่อมีการรับหรือจ่ายเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด" โดยรายการที่รับรู้ภายใต้เกณฑ์นี้ ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน สินทรัพย์สุทธิ/ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย

ความต่างนี้ไม่ได้อยู่แค่ระดับทฤษฎี แต่ลงมาถึงระดับปฏิบัติงานประจำวัน:

มิติ	ระบบงบประมาณ (เกณฑ์เงินสด)	ระบบบัญชี (เกณฑ์คงค้าง)
จุดที่ตัวเลขขยับ	เมื่อจ่ายเงินออกจากหน่วยงาน	เมื่อตรวจรับ / เกิดภาระผูกพัน
คำถามที่ตอบ	เบิกจ่ายไปแล้วเท่าไร เหลือวงเงินเท่าไร	งวดนี้มีค่าใช้จ่ายและหนี้สินเท่าไร
กรอบเวลา	ปีงบประมาณ (1 ต.ค. – 30 ก.ย.)	งวดบัญชี / รอบระยะเวลารายงาน
เอกสารต้นทาง	ใบขออนุมัติเบิกจ่าย ใบสั่งจ่าย	ใบตรวจรับ ใบตั้งหนี้
ผู้ใช้รายงานหลัก	ผู้บริหาร หน่วยงานต้นสังกัด สำนักงบประมาณ	ผู้สอบบัญชี สตง. ผู้จัดทำงบการเงิน
สิ่งที่ต้องทำตอนสิ้นปี	ขอกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปีให้ทัน	ตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายให้ครบถ้วน

ตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจน: สมมติองค์กรสั่งซื้อสินค้ามูลค่า 1,000,000 บาท ตรวจรับเดือนกันยายน แต่จ่ายเงินเดือนตุลาคม

• ด้านงบประมาณ (เกณฑ์เงินสด): บันทึกรายจ่ายในเดือนตุลาคม เพราะเป็นเดือนที่จ่ายเงินจริง ซึ่งตกอยู่ในปีงบประมาณถัดไปแล้ว
• ด้านบัญชี (เกณฑ์คงค้าง): บันทึกค่าใช้จ่ายในเดือนกันยายน เพราะเป็นเดือนที่ได้รับสินค้าและเกิดหนี้สินแล้ว

รายการเดียวกัน เอกสารชุดเดียวกัน แต่ตกคนละเดือนและคนละปีงบประมาณ ส่วนต่าง 1,000,000 บาทนี้จะปรากฏในรายงานทั้งสองด้านอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ — และเป็นส่วนต่างที่ ถูกต้อง ทั้งคู่

ปีงบประมาณของไทยทำให้ช่องว่างนี้กว้างขึ้น

ปีงบประมาณของหน่วยงานภาครัฐไทยเริ่ม 1 ตุลาคม และสิ้นสุด 30 กันยายน ซึ่งไม่ตรงกับปีปฏิทิน ผลคือทุกช่วงเปลี่ยนผ่านปีงบประมาณจะมีกองเอกสารที่ "ตรวจรับปีนี้ จ่ายปีหน้า" เสมอ และปริมาณจะกระจุกตัวมากที่สุดในเดือนสิงหาคม–กันยายน

ระเบียบที่กำกับเรื่องนี้คือ ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2562 ซึ่งกำหนดเงื่อนไขการกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปีไว้ดังนี้:

• ข้อ 105 — หน่วยงานของรัฐที่ได้ก่อหนี้ผูกพันไว้ก่อนสิ้นปีงบประมาณ และมีวงเงิน ตั้งแต่หนึ่งแสนบาทขึ้นไป (หรือตามที่กระทรวงการคลังกำหนด) หากเบิกเงินไปชำระหนี้ไม่ทันสิ้นปีงบประมาณ ให้ขอกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปีต่อไปได้อีก ไม่เกินหกเดือนของปีงบประมาณถัดไป และหากจำเป็นต้องเบิกหลังจากนั้น ต้องทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอขยายเวลาได้อีก ไม่เกินหกเดือน
• ข้อ 106 — การขอกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี ต้องดำเนินการ ก่อนสิ้นปีงบประมาณ ตามวิธีการที่กระทรวงการคลังกำหนด

5 สถานะของเงินงบประมาณ — จุดที่คนสับสนมากที่สุด

เวลาพูดว่า "งบยังเหลือ" คำถามที่ต้องถามกลับคือ เหลือแบบไหน เพราะเงินหนึ่งก้อนเดินทางผ่านหลายสถานะกว่าจะออกจากหน่วยงานจริง และแต่ละสถานะส่งผลต่อฝั่งบัญชีไม่เท่ากัน นี่คือสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้รายงานสองด้านดูขัดแย้งกัน

สถานะ	เกิดขึ้นเมื่อ	ฝั่งงบประมาณ	ฝั่งบัญชี
จอง	อนุมัติแล้ว ยังไม่ได้ดำเนินการใด ๆ	กันวงเงินไว้ ยังไม่ตัดจ่าย	ยังไม่บันทึกรายการ
ผูกพัน	ออกใบสั่งซื้อ / ลงนามสัญญาแล้ว	วงเงินถูกผูกกับคู่สัญญา	ยังไม่รับรู้ค่าใช้จ่าย (ยังไม่ได้รับของ)
ค้างจ่าย	ตรวจรับแล้ว ส่งเบิกแล้ว	ยังไม่ตัดจ่ายจนกว่าเงินจะออก	รับรู้ค่าใช้จ่าย + หนี้สินแล้ว ← ส่วนต่างเกิดตรงนี้
จ่ายแล้ว	จ่ายเงินให้เจ้าหนี้เรียบร้อย	ตัดจ่ายจากวงเงินเต็มจำนวน	ล้างหนี้สิน เงินสด/เงินฝากลดลง
เหลือใช้	—	วงเงินคงเหลือหลังหักทุกสถานะข้างต้น	ไม่มีความหมายทางบัญชีโดยตรง

ปัญหาที่เกิดเมื่อใช้คนละเกณฑ์

เมื่อระบบงบประมาณและระบบบัญชีใช้เกณฑ์ต่างกัน โดยไม่มีกระบวนการเชื่อมที่ชัดเจน องค์กรจะพบอาการเหล่านี้:

• ยอดค่าใช้จ่ายไม่ตรงกัน — ค่าใช้จ่ายตามงบประมาณในเดือนเดียวกันไม่เท่ากับค่าใช้จ่ายตามบัญชี ทำให้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานรายเดือนไม่ได้
• รายงานขัดแย้งกันในที่ประชุมเดียวกัน — ฝ่ายงบประมาณรายงานว่ายังเหลือวงเงิน ขณะที่ฝ่ายบัญชีรายงานว่ามีหนี้สินค้างจ่ายก้อนใหญ่รออยู่ ทั้งสองฝ่ายถูกทั้งคู่ แต่ผู้บริหารได้ข้อสรุปคนละแบบ
• ตัดสินใจใช้งบผิดพลาด — เห็นตัวเลข "เหลือใช้" แล้วอนุมัติโครงการใหม่ ทั้งที่วงเงินนั้นถูกผูกพันไว้กับสัญญาที่ยังไม่ได้ตรวจรับ
• ปัญหาตัดยอดข้ามปีงบประมาณ — รายการปลายปีงบประมาณที่จ่ายเงินต้นปีใหม่ ทำให้การปิดงบประจำปีซับซ้อนและใช้เวลานาน
• งบการเงินถูกตั้งข้อสังเกต — ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่ตั้งไม่ครบ ทำให้ค่าใช้จ่ายและหนี้สินของงวดต่ำกว่าความเป็นจริง ซึ่งเป็นประเด็นที่ผู้สอบบัญชีตรวจพบได้ไม่ยาก
• งานกระจุกตอนปิดงบ — เมื่อไม่ได้กระทบยอดรายเดือน ส่วนต่างจะสะสมทั้งปีและถูกไล่ตามทีเดียวตอนสิ้นปี ซึ่งเป็นสาเหตุคลาสสิกของอาการปิดงบไม่ทัน

วิธีกระทบยอด (Reconciliation) งบประมาณกับบัญชี

การกระทบยอดมีหลักการพื้นฐานคือ นำค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสดมาปรับปรุงด้วยรายการที่แตกต่าง เพื่อให้ได้ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง โดยใช้สูตร:

ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง = ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสด ± รายการปรับปรุง

รายการปรับปรุงหลักที่ต้องพิจารณา พร้อมเอกสารที่ใช้ยืนยันตัวเลข:

• (+) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายปลายงวด (Accrued Expenses) — ตรวจรับแล้วแต่ยังไม่จ่ายเงิน ณ สิ้นงวด · ยืนยันจากใบตรวจรับและใบตั้งหนี้ที่ยังไม่มีใบสั่งจ่าย
• (−) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต้นงวด — รายการค้างจ่ายยกมาจากงวดก่อนที่จ่ายเงินในงวดนี้ · ยืนยันจากทะเบียนคุมเจ้าหนี้ยกมา
• (+) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าต้นงวด (Prepaid Expenses) — จ่ายเงินไปแล้วในงวดก่อน แต่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ · ยืนยันจากตารางตัดจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า
• (−) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าปลายงวด — จ่ายเงินในงวดนี้ แต่ยังไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายจนกว่าจะถึงงวดถัดไป · ยืนยันจากสัญญาบริการ/ประกันที่คร่อมงวด
• (−) เงินยืมที่ยังไม่ส่งใช้ — ตัดงบประมาณไปเต็มจำนวนแล้ว แต่ยังไม่ทราบค่าใช้จ่ายจริง · ยืนยันจากทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม

ตัวอย่างตารางกระทบยอด (ตัวเลขสมมติเพื่อแสดงวิธีคำนวณ):

รายการ	จำนวนเงิน (บาท)	แหล่งที่มาของตัวเลข
ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสด (งบประมาณ)	5,000,000	รายงานผลการเบิกจ่าย
(+) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายปลายงวด	800,000	ใบตรวจรับที่ยังไม่จ่ายเงิน
(−) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต้นงวด	(500,000)	ทะเบียนคุมเจ้าหนี้ยกมา
(+) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าต้นงวด	200,000	ตารางตัดจ่ายล่วงหน้า
(−) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าปลายงวด	(300,000)	สัญญาบริการคร่อมงวด
ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง (บัญชี)	5,200,000	งบแสดงผลการดำเนินงาน

เป้าหมายของตารางนี้ไม่ใช่การทำให้ตัวเลขสองด้าน "เท่ากัน" แต่คือการทำให้ส่วนต่าง 200,000 บาทนี้ อธิบายได้ทุกบรรทัด และตรวจสอบย้อนกลับไปหาเอกสารต้นทางได้ ถ้ามีบรรทัดไหนที่อธิบายไม่ได้ นั่นคือรายการที่ต้องตามหาก่อนปิดงวด

ตารางงานกระทบยอด — ทำอะไร เมื่อไหร่

องค์กรที่กระทบยอดได้ราบรื่นไม่ได้เก่งกว่าที่อื่น แต่ทำถี่กว่า การไล่ส่วนต่างของ 12 เดือนพร้อมกันตอนสิ้นปีคือวิธีที่แพงที่สุดเสมอ ตารางด้านล่างเป็นจังหวะงานที่ใช้ได้จริงกับหน่วยงานภาครัฐและรัฐวิสาหกิจ

ความถี่	สิ่งที่ต้องทำ	สิ่งที่ตรวจพบได้
ทุกสัปดาห์	ตรวจใบตรวจรับที่ยังไม่ถูกตั้งหนี้	ค่าใช้จ่ายที่จะตกหล่นจากงวด
ทุกสิ้นเดือน	จัดทำตารางกระทบยอดเงินสด–คงค้าง	ส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้ ขณะที่ยังหาเอกสารเจอ
ทุกสิ้นเดือน	กระทบยอดวงเงินคงเหลือทั้ง 5 สถานะ	รายการผูกพันที่ค้างนานผิดปกติ
ทุกไตรมาส	สอบทานลูกหนี้เงินยืมที่ยังไม่ส่งใช้	งบที่ถูกตัดไปแล้วแต่ยังไม่รู้ค่าใช้จ่ายจริง
ก.ค.–ก.ย.	ปิดรายการผูกพันและเตรียมขอกันเงินเหลื่อมปี	รายการที่จะเบิกไม่ทัน — ต้องรู้ก่อน 30 ก.ย.
สิ้นปีงบประมาณ	ตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายให้ครบ + ปิดงวดทุกโมดูล	ค่าใช้จ่ายและหนี้สินที่ต่ำกว่าความเป็นจริง

4 สาเหตุที่กระทบยอดไม่เคยลงตัวสักที

เมื่อลงไปดูหน้างานจริง ส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้มักย้อนกลับไปหาสาเหตุเดิม ๆ ไม่กี่ข้อ

• 1. กระทบยอดบน Excel แยกจากระบบ — ไฟล์ถูกคัดลอกต่อกันหลายรุ่น สูตรถูกแก้โดยไม่มีใครรู้ และไม่มีทางตรวจย้อนกลับว่าตัวเลขมาจากเอกสารใบไหน ปัญหาชุดนี้เหมือนกับที่เกิดในการใช้ Excel เป็นระบบหลักขององค์กร
• 2. ผังบัญชีไม่ผูกกับโครงสร้างงบประมาณ — เมื่อรหัสบัญชีกับรหัสงบประมาณไม่ได้ออกแบบให้จับคู่กันตั้งแต่ต้น การกระทบยอดจะกลายเป็นงานแปลรหัสด้วยมือทุกเดือน อ่านเพิ่มเรื่องการวางผังบัญชีให้ปิดงบง่าย
• 3. เอกสารตรวจรับเข้าระบบช้ากว่าของจริง — ของถึงคลังแล้วแต่ใบตรวจรับยังอยู่ในแฟ้ม ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจึงตั้งไม่ครบ จุดเชื่อมนี้คือหัวใจของการบันทึกบัญชีจากการตรวจรับพัสดุ
• 4. เงินยืมยังไม่ส่งใช้ — งบประมาณถูกตัดไปเต็มจำนวนตั้งแต่วันทำสัญญายืม แต่ค่าใช้จ่ายจริงจะรู้ก็ต่อเมื่อส่งใช้เงินยืมแล้ว ยิ่งค้างนาน ส่วนต่างยิ่งบวม

Saeree ERP จัดการงบประมาณและบัญชีอย่างไร

แนวคิดของ ระบบงบประมาณ (BG) ใน Saeree ERP คือทำให้งบประมาณและบัญชีเดินจากเอกสารชุดเดียวกัน แทนที่จะเป็นสองระบบที่ต้องมานั่งเทียบกันทีหลัง

ผูกวงเงินตั้งแต่ต้นทาง ไม่ใช่มาตรวจตอนปิดงวด

BG-01 ใช้ตั้งแผนงบประมาณรายปีแยกตามแผนงาน ผลผลิต กิจกรรม และหมวดรายจ่าย ระบบจะตรวจสอบวงเงินอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการขออนุมัติเบิกจ่าย พร้อมแจ้งเตือนเมื่องบใกล้หมดหรือเกินวงเงิน จึงป้องกันปัญหาการใช้จ่ายเกินงบตั้งแต่จุดที่ยังแก้ได้ ไม่ใช่ตอนที่เงินออกไปแล้ว

รองรับหลายแหล่งเงินในระบบเดียว

หน่วยงานภาครัฐมักใช้เงินหลายแหล่งพร้อมกัน ทั้งเงินงบประมาณ เงินรายได้ และเงินอุดหนุน ระบบรองรับการตั้งแผนและติดตามผลแยกตามแหล่งเงิน และฝั่งบัญชีก็ออกงบทดลองแยกตามแหล่งเงินกับงบกำไรขาดทุนแยกตามแหล่งเงิน/งบประมาณได้ ทำให้กระทบยอดทีละแหล่งเงินได้จริง แทนที่จะเห็นแต่ยอดรวมก้อนเดียว

โอนงบและกันเงิน พร้อมร่องรอยการแก้ไข

BG-02 ใช้โอนหรือเปลี่ยนแปลงงบประมาณระหว่างแผนงาน/กิจกรรม พร้อมบันทึกประวัติทุกครั้ง ส่วน BG-03 ใช้กันเงินงบประมาณเพื่อจองวงเงินล่วงหน้า ทั้งสองหน้าจอทำให้ตัวเลข "เหลือใช้" ที่ผู้บริหารเห็น เป็นตัวเลขที่หักรายการที่ถูกกันไว้แล้วจริง ๆ

เอกสารชุดเดียว เดินครบทั้งสองเกณฑ์

เส้นทางเอกสารถูกออกแบบให้จังหวะรับรู้ของทั้งสองฝั่งเกิดขึ้นเองตามลำดับงาน — ตรวจรับที่ IM-01 แล้วส่งต่อไปตั้งหนี้ที่ AP-01 ซึ่งบันทึกบัญชีอัตโนมัติและเชื่อมกับระบบงบประมาณ จากนั้นจึงจ่ายเงินที่ FI-03 ผลคือค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเกิดขึ้นในบัญชีตั้งแต่วันตรวจรับโดยที่ฝ่ายบัญชีไม่ต้องคีย์ซ้ำ และงบประมาณถูกตัดจ่ายเมื่อเงินออกจริง

เงินยืมที่ตามยอดได้

LN-01 ทำสัญญายืมเงินจากเอกสารขออนุมัติและตัดงบประมาณเต็มจำนวน เมื่อส่งใช้เงินยืมที่ LN-02 และรับใบสำคัญที่ FI-01 ระบบจะตัดลูกหนี้เงินยืมและลงบัญชีค่าใช้จ่ายจริง พร้อมทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืมให้สอบทานได้ทุกไตรมาส

สรุป

การที่ยอดจากรายงานงบประมาณกับรายงานบัญชีไม่ตรงกันเป็นเรื่องปกติและถูกต้อง เพราะทั้งสองระบบใช้เกณฑ์รับรู้รายการคนละแบบตามวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน สิ่งที่แยกองค์กรที่คุมตัวเลขได้ออกจากองค์กรที่ไล่ตามตัวเลข จึงไม่ใช่ความพยายามทำให้สองด้านเท่ากัน แต่คือความสามารถในการอธิบายส่วนต่างได้ทุกบาทและตรวจย้อนกลับไปหาเอกสารต้นทางได้ทุกบรรทัด

สัญญาณว่ากระบวนการแข็งแรง	สัญญาณว่าควรรีบทบทวน
กระทบยอดทุกสิ้นเดือน มีผู้รับผิดชอบชัดเจน	กระทบยอดปีละครั้งตอนปิดงบ
แยกสถานะ จอง / ผูกพัน / ค้างจ่าย ออกจากกันได้	รายงานมีแค่ "ใช้ไป" กับ "คงเหลือ"
ทุกส่วนต่างชี้กลับไปหาเลขที่เอกสารได้	มีบรรทัด "ผลต่างอื่น ๆ" ที่ไม่มีใครอธิบายได้
รู้ยอดที่ต้องขอกันเงินตั้งแต่เดือนสิงหาคม	รู้ว่าเบิกไม่ทันหลังวันที่ 30 กันยายน
ฝ่ายงบประมาณกับฝ่ายบัญชีดูข้อมูลชุดเดียวกัน	แต่ละฝ่ายถือ Excel คนละไฟล์

"เป้าหมายของการกระทบยอดไม่ใช่ทำให้ตัวเลขสองด้านเท่ากัน แต่คือทำให้ส่วนต่างทุกบาทมีชื่อ มีเอกสาร และมีคนอธิบายได้"

- สุรีระยา ลิ้มไพบูลย์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท แกรนด์ลีนุกซ์ โซลูชั่น จำกัด

หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหารายงานงบประมาณกับบัญชีไม่ตรงกัน และต้องการวางกระบวนการให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ทั้งระบบ สามารถติดต่อทีมงานของเราเพื่อขอคำปรึกษาและดูการทำงานจริงของระบบ

แหล่งอ้างอิง

1. กรมบัญชีกลาง. "มาตรฐานการบัญชีภาครัฐ ฉบับที่ 1 เรื่อง การนำเสนองบการเงิน" (จัดทำตามแนวทาง IPSAS 1). https://www.cgd.go.th
2. ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2562 (ข้อ 105–106 การกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี). ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 136 ตอนพิเศษ 120 ง, 13 พฤษภาคม 2562.
3. ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2563. ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 137 ตอนพิเศษ 272 ง, 18 พฤศจิกายน 2563.
4. พระราชบัญญัติวิธีการงบประมาณ พ.ศ. 2561. ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 135 ตอนที่ 92 ก, 11 พฤศจิกายน 2561. https://www.bb.go.th
5. พระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. 2561.