คำศัพท์จัดซื้อจัดจ้างและพัสดุที่ต้องรู้ในระบบ ERP

จัดซื้อจัดจ้าง (Procurement)

ความหมาย: กระบวนการจัดหาพัสดุ สินค้า หรือบริการให้แก่หน่วยงาน ครอบคลุมตั้งแต่การวางแผนความต้องการ การคัดเลือกผู้ขาย การทำสัญญา จนถึงการตรวจรับและชำระเงิน ตาม พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมนู "จัดซื้อจัดจ้าง" ใน Saeree ERP ครอบคลุมตั้งแต่การสร้างใบขอซื้อ (PR) ไปจนถึงการออกใบตรวจรับ (GR) โดยระบบจะติดตามสถานะทุกขั้นตอนอัตโนมัติ

วิธีเฉพาะเจาะจง (Direct Purchase / Specific Method)

ความหมาย: วิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่หน่วยงานเชิญผู้ขายหรือผู้รับจ้างรายใดรายหนึ่งโดยตรง ไม่ต้องเปิดประกวดราคา ใช้สำหรับวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท หรือกรณีที่มีผู้ขายเพียงรายเดียว

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ผู้ใช้เลือก "วิธีจัดซื้อ = เฉพาะเจาะจง" ระบบจะไม่บังคับให้แนบเอกสารเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายราย

วิธีคัดเลือก (Selection Method)

ความหมาย: วิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่เชิญผู้ขายอย่างน้อย 3 ราย มาเสนอราคาเพื่อเปรียบเทียบ ใช้สำหรับวงเงินที่สูงกว่าวิธีเฉพาะเจาะจง แต่ยังไม่ถึงเกณฑ์ประกวดราคา

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบบันทึกข้อมูลผู้เสนอราคาหลายรายในแบบฟอร์ม "เปรียบเทียบราคา" แล้วเลือกรายที่ให้ราคาต่ำสุดหรือคุณภาพดีที่สุดตามเกณฑ์

วิธีประกวดราคา / e-bidding (Electronic Bidding)

ความหมาย: วิธีการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมบัญชีกลาง โดยเปิดให้ผู้ขายยื่นข้อเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ ใช้สำหรับวงเงินตั้งแต่ 500,000 บาทขึ้นไป

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบบันทึกเลขที่ประกาศ e-bidding จากเว็บไซต์กรมบัญชีกลาง และเชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง เพื่อตรวจสอบย้อนกลับได้

วิธีตลาดอิเล็กทรอนิกส์ / e-market (Electronic Market)

ความหมาย: วิธีการจัดซื้อสินค้าที่มีมาตรฐาน (เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์) ผ่านระบบตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส์ของกรมบัญชีกลาง โดยเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายที่ลงทะเบียนไว้ในระบบ

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อจัดซื้อผ่าน e-market ผู้ใช้บันทึกข้อมูลอ้างอิงจากระบบ e-GP ลงในใบสั่งซื้อ เพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้องกับระบบกรมบัญชีกลางได้

TOR (Terms of Reference / ขอบเขตงาน)

ความหมาย: เอกสารที่กำหนดขอบเขตของงาน คุณสมบัติ ข้อกำหนดทางเทคนิค เงื่อนไข และระยะเวลา ที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างต้องปฏิบัติตาม ใช้เป็นเกณฑ์ในการพิจารณาข้อเสนอ

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบจัดเก็บไฟล์ TOR แนบกับโครงการจัดซื้อ สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ และใช้เป็นเอกสารอ้างอิงเมื่อตรวจรับงาน

ใบขอซื้อ/ขอจ้าง (Purchase Requisition / PR)

ความหมาย: เอกสารภายในที่หน่วยงานผู้ใช้จัดทำขึ้น เพื่อแจ้งความต้องการจัดซื้อสินค้าหรือจ้างบริการไปยังฝ่ายจัดซื้อ เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ จัดซื้อจัดจ้าง

ตัวอย่างในระบบ ERP: ผู้ใช้สร้าง PR ระบุรายการสินค้า จำนวน งบประมาณ และเหตุผล ส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติผ่าน Workflow ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการต่อ

ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (Purchase Order / PO)

ความหมาย: เอกสารที่หน่วยงานออกให้แก่ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง เพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้าหรือจ้างงาน ระบุรายละเอียดสินค้า ราคา จำนวน เงื่อนไข และกำหนดส่งมอบ

ตัวอย่างในระบบ ERP: PO สร้างจาก PR ที่อนุมัติแล้ว ระบบดึงข้อมูลผู้ขาย รายการสินค้า และราคามาให้อัตโนมัติ เมื่อออก PO แล้วจะตัดวงเงินงบประมาณทันที

ใบตรวจรับ (Goods Receipt / GR)

ความหมาย: เอกสารที่บันทึกการรับมอบสินค้าหรือผลงาน โดยคณะกรรมการตรวจรับ ใช้ยืนยันว่าสินค้าหรืองานตรงตาม PO และ TOR ก่อนนำไปเบิกจ่ายเงิน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ บทความใบตรวจรับพัสดุ

ตัวอย่างในระบบ ERP: ผู้ใช้สร้าง GR อ้างอิงจาก PO ระบบตรวจสอบจำนวนที่รับกับจำนวนที่สั่งซื้อ หากรับครบจะปิด PO อัตโนมัติ และอัปเดตยอดสต็อกใน คลังสินค้า

คณะกรรมการตรวจรับ (Acceptance Committee)

ความหมาย: คณะบุคคลที่ได้รับแต่งตั้งจากหัวหน้าหน่วยงาน มีหน้าที่ตรวจสอบสินค้าหรือผลงานที่ผู้ขาย/ผู้รับจ้างส่งมอบ ว่าถูกต้องครบถ้วนตามสัญญาหรือ PO หรือไม่

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบบันทึกรายชื่อกรรมการตรวจรับในแต่ละโครงการ เมื่อกรรมการลงนามครบ ระบบจะเปลี่ยนสถานะ GR เป็น "ตรวจรับแล้ว" และส่งต่อฝ่ายการเงินเพื่อเบิกจ่าย

พัสดุ (Supplies / Materials)

ความหมาย: คำรวมที่หมายถึงสินค้า วัสดุ ครุภัณฑ์ และที่ดินสิ่งก่อสร้าง ที่หน่วยงานจัดหามาเพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน ตามนิยามของ พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างฯ

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมนู "พัสดุ" แบ่งเป็นหมวดย่อย ได้แก่ วัสดุ (สิ้นเปลือง), ครุภัณฑ์ (ทรัพย์สินถาวร), ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง ผู้ใช้เลือกประเภทให้ถูกต้องเมื่อบันทึกรายการ

วัสดุ (Consumable Materials)

ความหมาย: สิ่งของที่มีลักษณะสิ้นเปลืองหรือมีอายุใช้งานสั้น เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ อุปกรณ์สำนักงาน โดยทั่วไปมีมูลค่าไม่เกิน 5,000 บาทต่อหน่วย

ตัวอย่างในระบบ ERP: วัสดุบันทึกเป็น "สินค้าสิ้นเปลือง" ในระบบคลังสินค้า เมื่อเบิกใช้จะตัดยอดสต็อกทันที ไม่ต้องลงทะเบียนเป็นทรัพย์สินถาวร

วัสดุคงคลัง (Inventory)

ความหมาย: สินค้าหรือวัสดุที่จัดเก็บอยู่ในคลังสินค้า พร้อมสำหรับการเบิกใช้หรือจำหน่าย การบริหาร Inventory ที่ดีช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บและป้องกันสินค้าขาดสต็อก

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบแสดงยอดคงเหลือแบบ Real-time เมื่อมีการรับเข้า (GR) หรือเบิกออก ระบบอัปเดตยอดทันที พร้อมแจ้งเตือนเมื่อสินค้าต่ำกว่าจุดสั่งซื้อใหม่

FIFO (First In, First Out)

ความหมาย: หลักการตัดจ่ายสินค้า โดยของที่รับเข้าคลังก่อนจะถูกเบิกออกก่อน ช่วยป้องกันสินค้าหมดอายุหรือเสื่อมสภาพ และสะท้อนต้นทุนจริงตามลำดับเวลา อ่านรายละเอียดเพิ่มที่ บทความ FIFO คืออะไร

ตัวอย่างในระบบ ERP: เมื่อตั้งค่า FIFO ในระบบ Saeree ERP ทุกครั้งที่เบิกสินค้า ระบบจะเลือก Lot ที่รับเข้าก่อนออกให้อัตโนมัติ พร้อมแสดงวันที่รับเข้าและต้นทุนของแต่ละ Lot

จุดสั่งซื้อใหม่ / Reorder Point (ROP)

ความหมาย: ระดับสต็อกขั้นต่ำที่กำหนดไว้ เมื่อยอดคงเหลือลดลงถึงจุดนี้ ระบบจะแจ้งเตือนให้สั่งซื้อเพิ่ม เพื่อไม่ให้สินค้าขาดสต็อกระหว่างรอของใหม่เข้า

ตัวอย่างในระบบ ERP: ผู้ใช้ตั้ง ROP ของกระดาษ A4 ไว้ที่ 50 รีม เมื่อยอดคงเหลือเหลือ 50 รีม ระบบจะส่ง Notification แจ้งฝ่ายจัดซื้อ พร้อมสร้าง PR แบบร่างให้อัตโนมัติ

สัญญา (Contract)

ความหมาย: ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างหน่วยงานกับผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ระบุขอบเขตงาน ราคา ระยะเวลา เงื่อนไขการชำระเงิน และบทลงโทษกรณีผิดสัญญา

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบบันทึกสัญญาพร้อมแนบไฟล์ ติดตามวันครบกำหนด แจ้งเตือนก่อนสัญญาหมดอายุ 30/60/90 วัน และเชื่อมโยงกับ PO ทุกฉบับที่อ้างอิงสัญญานั้น

หลักประกันสัญญา (Performance Bond)

ความหมาย: หลักทรัพย์ที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างวางไว้เป็นประกัน เพื่อให้มั่นใจว่าจะปฏิบัติตามสัญญา โดยทั่วไปมูลค่า 5% ของวงเงินสัญญา อาจเป็นเงินสด หนังสือค้ำประกันธนาคาร หรือเช็คธนาคาร

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบบันทึกข้อมูลหลักประกัน ประเภท มูลค่า วันหมดอายุ และแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดคืนหลักประกัน หลังตรวจรับงานเรียบร้อยแล้ว

ค่าปรับ (Penalty / Liquidated Damages)

ความหมาย: จำนวนเงินที่ผู้ขาย/ผู้รับจ้างต้องชำระให้แก่หน่วยงาน กรณีส่งมอบงานล่าช้าหรือไม่เป็นไปตามสัญญา โดยทั่วไปคิดเป็นอัตราร้อยละต่อวัน ของมูลค่างานที่ยังไม่ได้ส่งมอบ

ตัวอย่างในระบบ ERP: ระบบคำนวณค่าปรับอัตโนมัติจากวันที่ครบกำหนดในสัญญา เทียบกับวันที่ตรวจรับจริง แล้วหักค่าปรับออกจากยอดเบิกจ่ายโดยอัตโนมัติ

ตารางสรุปคำศัพท์จัดซื้อจัดจ้างและพัสดุ

แหล่งอ้างอิง

• กรมบัญชีกลาง — ระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ
• ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP)
• พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — ราชกิจจานุเบกษา