ผังAccountingคืออะไร?

ผังAccounting (Chart of Accounts - COA) คือรายการAccountingทั้งหมดที่องค์กรใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน โดยจัดเรียงอย่างเป็นระบบตามCategories แต่ละAccountingจะมีรหัส (Account Code) และชื่อAccounting (Account Name) ที่ชัดเจน ทำให้สามารถจำแนกรายการทางการเงินได้อย่างถูกต้อง

ผังAccountingแบ่งออกเป็น 5 หมวดหลัก ตามมาตรฐานการAccounting:

• หมวด 1 - สินทรัพย์ (Assets) - เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์
• หมวด 2 - หนี้สิน (Liabilities) - เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ยืม ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• หมวด 3 - ส่วนของเจ้าของ (Equity) - ทุนจดทะเบียน กำไรสะสม
• หมวด 4 - รายได้ (Revenue) - รายได้จากการขาย รายได้อื่น
• หมวด 5 - ค่าใช้จ่าย (Expenses) - ต้นทุนขาย ค่าจ้าง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค

ทำไมผังAccountingถึงสำคัญ?

หลายธุรกิจมักมองข้ามความสำคัญของผังAccounting โดยใช้ผังAccountingสำเร็จรูปโดยไม่ได้ปรับให้เหมาะกับธุรกิจของตนเอง ผลที่ตามมาคือปัญหาต่างๆ ที่สะสมมาเรื่อยๆ จนเมื่อถึงเวลาปิดงบ กลับพบว่า:

• ยอดAccountingไม่ตรงกัน ต้องเสียเวลาไล่หาความผิดพลาด
• รายการบันทึกผิดCategories ทำให้งบการเงินบิดเบือน
• ไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้ละเอียดตามต้องการ
• ผู้สอบAccountingตั้งข้อสังเกตและต้องแก้ไขย้อนหลัง

หลักการตั้งผังAccountingที่ดี

การออกแบบผังAccountingที่ดีควรคำนึงถึงหลักการสำคัญดังนี้:

1. ออกแบบรหัสAccountingให้เป็นระบบ

ใช้ระบบรหัสตัวเลขที่มีความหมาย เช่น หลักแรกแทนCategoriesหลัก หลักถัดไปแทนหมวดย่อย ตัวอย่าง:

• 1100 - สินทรัพย์หมุนเวียน
• 1110 - เงินสดและเงินฝากธนาคาร
• 1111 - เงินสดในมือ
• 1112 - เงินฝากธนาคาร - ออมทรัพย์
• 1113 - เงินฝากธนาคาร - กระแสรายวัน

การตั้งรหัสแบบนี้ทำให้สามารถเพิ่มAccountingย่อยได้ในอนาคต โดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างทั้งหมด

2. เว้นช่องว่างรหัสสำหรับการขยายในอนาคต

อย่ากำหนดรหัสAccountingติดกันเกินไป เช่น 1101, 1102, 1103 ควรเว้นเป็น 1110, 1120, 1130 เพื่อให้สามารถเพิ่มAccountingย่อยได้ในภายหลัง โดยไม่ต้องรื้อระบบรหัสใหม่ทั้งหมด

3. จัดกลุ่มให้สอดคล้องกับงบการเงิน

ลำดับAccountingควรเรียงตามลำดับที่ปรากฏในงบการเงิน เช่น งบแสดงฐานะการเงิน (หมวด 1-3) และงบกำไรขาดทุน (หมวด 4-5) ทำให้เมื่อถึงเวลาจัดทำงบ สามารถดึงข้อมูลได้ตรงตามรายการ

4. แยกAccountingให้ละเอียดเพียงพอ แต่อย่ามากเกินไป

ผังAccountingที่ดีต้องมีความสมดุล - ละเอียดพอสำหรับการวิเคราะห์ แต่ไม่ซับซ้อนจนยากต่อการใช้งาน หากมีAccountingย่อยมากเกินไป พนักงานAccountingอาจบันทึกผิดAccounting ส่งผลให้งบไม่ถูกต้อง

5. กำหนดคำอธิบายAccountingให้ชัดเจน

แต่ละAccountingควรมีคำอธิบาย (Account Description) ที่ระบุว่าAccountingนี้ใช้บันทึกอะไร ใช้ในกรณีไหน เพื่อให้ทุกคนในทีมAccountingเข้าใจตรงกัน ลดปัญหาการบันทึกรายการผิดAccounting

ผังAccountingที่ดีเปรียบเสมือนแผนที่ของระบบAccounting หากแผนที่ชัดเจน ไม่ว่าใครเดินตามก็ถึงจุดหมายได้ถูกต้อง

- Saeree ERP Team

ผังAccountingที่ดีช่วยปิดงบง่ายขึ้นอย่างไร?

การตั้งผังAccountingที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะส่งผลดีอย่างมากเมื่อถึงรอบปิดงบการเงิน:

ลดเวลาในการจัดทำงบการเงิน

เมื่อAccountingจัดกลุ่มตามCategoriesของงบการเงินอย่างถูกต้อง ระบบ ERP สามารถดึงข้อมูลมาจัดทำงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสดได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาจัดรูปแบบใหม่ทุกเดือน

ลดข้อผิดพลาดจากการบันทึกAccounting

ผังAccountingที่มีคำอธิบายชัดเจนและจัดCategoriesดี ช่วยให้พนักงานAccountingบันทึกรายการได้ถูกAccountingตั้งแต่แรก ไม่ต้องมาแก้ไขปรับปรุงรายการ (Adjusting Entries) มากมายตอนปิดงบ

การกระทบยอดทำได้รวดเร็ว

เมื่อAccountingแยกย่อยอย่างเหมาะสม การกระทบยอด (Reconciliation) ระหว่างAccountingย่อยกับAccountingแยกประเภท จะทำได้ง่ายและรวดเร็ว ผิดพลาดตรงไหนก็หาเจอได้ทันที

รองรับการตรวจสอบจากผู้สอบAccounting

ผู้สอบAccountingสามารถเข้าใจโครงสร้างAccountingขององค์กรได้ง่าย การตรวจสอบเป็นไปอย่างราบรื่น ลดจำนวนข้อสังเกตและประเด็นที่ต้องแก้ไข

วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้ทันที

ผังAccountingที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้ผู้บริหารสามารถดูรายงานทางการเงินแบบสรุปหรือลงรายละเอียดได้ตามต้องการ เช่น ต้นทุนแยกตามแผนก ค่าใช้จ่ายแยกตามโครงการ ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูลสนับสนุน

ตัวอย่างโครงสร้างผังAccounting

ต่อไปนี้คือตัวอย่างโครงสร้างผังAccountingสำหรับธุรกิจ SME ที่เหมาะสมและครอบคลุม:

หมวด 1: สินทรัพย์ (1000-1999)

• 1110 เงินสดในมือ
• 1120 เงินฝากธนาคาร
• 1200 ลูกหนี้การค้า
• 1300 สินค้าคงเหลือ
• 1400 สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น
• 1500 ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์
• 1600 สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

หมวด 2: หนี้สิน (2000-2999)

• 2100 เจ้าหนี้การค้า
• 2200 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• 2300 ภาษีค้างจ่าย
• 2400 เงินกู้ยืมระยะสั้น
• 2500 เงินกู้ยืมระยะยาว

หมวด 3: ส่วนของเจ้าของ (3000-3999)

• 3100 ทุนจดทะเบียน
• 3200 ส่วนเกินมูลค่าหุ้น
• 3300 กำไร(ขาดทุน)สะสม

หมวด 4: รายได้ (4000-4999)

• 4100 รายได้จากการขายสินค้า
• 4200 รายได้จากการให้Services
• 4300 รายได้อื่น

หมวด 5: ค่าใช้จ่าย (5000-5999)

• 5100 ต้นทุนขาย
• 5200 ค่าใช้จ่ายในการขาย
• 5300 ค่าใช้จ่ายในManagement
• 5400 ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย
• 5500 ค่าใช้จ่ายทางการเงิน

Saeree ERP กับการจัดการผังAccounting

Saeree ERP มาพร้อมฟีเจอร์การจัดการผังAccountingที่ครบครัน:

• ผังAccountingสำเร็จรูป - มีเทมเพลตผังAccountingสำหรับธุรกิจหลายประเภท สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ
• รองรับAccountingหลายระดับ - สร้างโครงสร้างAccountingแบบต้นไม้ (Tree Structure) ได้หลายระดับ ตั้งแต่หมวดหลักไปจนถึงAccountingย่อยที่สุด
• ผูกกับงบการเงินอัตโนมัติ - แต่ละAccountingจะถูกผูกกับรายการในงบการเงินโดยอัตโนมัติ ทำให้ปิดงบได้ทันทีโดยไม่ต้องจัดรูปแบบเอง
• ป้องกันการบันทึกผิดAccounting - ระบบตรวจสอบประเภทรายการอัตโนมัติ หากบันทึกไม่ตรงกับประเภทAccounting จะแจ้งเตือนทันที
• รายงานอัตโนมัติ - สร้างงบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสดได้โดยอัตโนมัติ

สรุป

ผังAccountingเป็นรากฐานของระบบAccountingที่ดี การลงทุนเวลาในการออกแบบผังAccountingให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาอย่างมหาศาลในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อถึงรอบปิดงบการเงิน

Saeree ERP ช่วยให้คุณจัดการผังAccountingได้อย่างมืออาชีพ พร้อมผังAccountingสำเร็จรูปที่ปรับแต่งได้ และระบบออกงบการเงินอัตโนมัติ ทำให้ปิดงบง่าย รวดเร็ว และแม่นยำ หากสนใจติดต่อทีมงานของเราเพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม