ระบบงบประมาณคืออะไร — ทำอะไรได้บ้าง

ระบบงบประมาณ (Budget Management System) ใน ERP คือระบบที่ช่วยให้องค์กรสามารถ วางแผน ควบคุม และติดตามการใช้จ่ายงบประมาณ ได้อย่างเป็นระบบและครบวงจร โดยครอบคลุมความต้องการหลักดังนี้:

• การวางแผนงบประมาณรายได้/รายจ่าย — กำหนดแผนงบประมาณประจำปี แยกตามแหล่งเงิน แผนงาน โครงการ กิจกรรม และหมวดรายจ่าย
• ผู้บริหารต้องการทราบงบประมาณคงเหลือ/ใช้จ่ายไปแล้วเท่าใด — Dashboard แสดงยอดงบจัดสรร จองเงิน ผูกพัน และจ่ายจริง แบบ Real-time
• ความคืบหน้า/ปัญหาในการดำเนินงานตามยุทธศาสตร์/โครงการต่างๆ — ติดตามผลการเบิกจ่ายเทียบกับแผนในทุกระดับ ตั้งแต่แผนงานจนถึงกิจกรรม
• การปรับแผนงบประมาณเพื่อManagement — ต้องการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ มีประวัติก่อน/หลังปรับแผนเปรียบเทียบ
• ตรวจสอบวงเงินคงเหลือของงบประมาณ — ก่อนอนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ระบบตรวจสอบงบคงเหลืออัตโนมัติ ป้องกันการใช้เกินวงเงิน
• เชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่นๆ อัตโนมัติ — ไม่ต้องคีย์ซ้ำ เมื่อฝ่ายInventoryทำ PR/PO ระบบจะหักงบอัตโนมัติ เมื่อฝ่ายการเงินจ่ายเงิน ยอดก็อัปเดตทันที

โครงสร้างรหัสงบประมาณ

ระบบงบประมาณใน ERP จะใช้โครงสร้างรหัสงบประมาณเพื่อจำแนกและจัดCategories ทำให้สามารถติดตามและรายงานผลได้อย่างละเอียด:

ระดับ	คำอธิบาย	ตัวอย่าง
ปีงบประมาณ	ปีงบประมาณที่ใช้	2026, 2570
แหล่งเงิน	ที่มาของงบประมาณ	01: งบประมาณจัดสรร
แผนงบประมาณ	แผนงานหลักขององค์กร	P01: แผนงานพื้นฐาน (งบภารกิจ) A01: แผนงานพัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน (งบลงทุน) แผนรายจ่ายประจำ (งบดำเนินงาน)
ผลผลิต	ผลผลิตที่คาดหวังจากแผนงาน	ผลผลิตที่ 1, ผลผลิตที่ 2
โครงการ	โครงการภายใต้ผลผลิต	โครงการพัฒนาระบบ IT
กิจกรรม	กิจกรรมภายใต้โครงการ	กิจกรรมจัดซื้อครุภัณฑ์
หมวดรายจ่าย	ประเภทค่าใช้จ่าย	ค่าตอบแทน / ค่าใช้สอย / ค่าวัสดุ / ค่าครุภัณฑ์ / ค่าสิ่งก่อสร้าง

โครงสร้างเหล่านี้ทำให้ระบบสามารถ ติดตามงบประมาณได้ลึกถึงระดับกิจกรรมและหมวดรายจ่าย ผู้บริหารสามารถดูภาพรวมในระดับแผนงาน หรือเจาะลึกไปถึงรายการย่อยได้ทันที

BG-01: การตั้งแผนงบประมาณ

การตั้งแผนงบประมาณเป็นจุดเริ่มต้นของทุกอย่าง ระบบรองรับการทำงานดังนี้:

• ตั้งแผนตามโครงสร้างองค์กร — ระบบรองรับการตั้งแผนงบประมาณ ตามปีงบประมาณ ตามแหล่งเงิน แผนงบประมาณ โครงการ กิจกรรม และหมวดรายจ่าย ครอบคลุมทุกระดับ
• จำแนกตามหน่วยงาน — จำแนกตามสำนัก หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบแผนงาน ทำให้สะดวกในManagementและติดตามงบประมาณ แต่ละหน่วยงานเห็นเฉพาะส่วนที่รับผิดชอบ
• รองรับการกำหนดสิทธิ — รองรับระดับการเข้าถึงข้อมูล ตามสิทธิและบทบาทที่ได้รับ ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• กำหนดจำนวนเงินรายเดือน — สามารถกำหนดจำนวนเงินตามแผนได้เป็นรายเดือน เพื่อสะดวกในการออกรายงาน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี ทำให้เห็นภาพการเบิกจ่ายตามช่วงเวลาได้ชัดเจน
• การคำนวณงบคงเหลือ — การอนุมัติงบประมาณ ระบบจะคำนวณจากเงินตามแผนทั้งปี หักเงินจอง เงินผูกพัน/ค้างจ่าย และยอดเงินที่จ่ายจริงแล้ว ให้ยอดคงเหลือที่ถูกต้องแม่นยำ
• เงินผูกพันข้ามปี — เงินผูกพันสามารถใช้ข้ามปีได้ รองรับโครงการที่มีระยะเวลาดำเนินงานมากกว่า 1 ปีงบประมาณ

BG-02: การปรับแผนงบประมาณ

ในระหว่างปีงบประมาณ สถานการณ์เปลี่ยนแปลงได้เสมอ — มีโครงการเร่งด่วน งบบางรายการใช้น้อยกว่าที่คาด หรือต้องจัดสรรงบเพิ่มเติม ระบบ ERP รองรับการปรับแผนอย่างเป็นระบบ:

• อ้างอิงจากแผนเดิม — การปรับแผนงบประมาณ สามารถอ้างอิงจากแผนงบประมาณเดิม แล้วปรับยอดงบประมาณตามแผนใหม่ได้เลย ไม่ต้องเริ่มจากศูนย์
• เก็บประวัติครบถ้วน — ระบบจะเก็บประวัติแผนก่อนปรับ และหลังปรับ และการเรียกรายงานแผนก็สามารถดูก่อนปรับแผนและหลังปรับแผนได้ เปรียบเทียบกันได้ทันที
• ตรวจสอบก่อนปรับแผน — ในการปรับแผน ฝ่ายแผนต้องทำการตรวจสอบงบประมาณคงเหลือของแต่ละแผนก่อน เนื่องจากหากปรับแผนลดลงมากกว่าจำนวนเงินที่ใช้ไปหรือได้มีการจองหรือผูกพันไว้แล้วก่อนการปรับแผน จะทำให้แผนงบประมาณในรายการนั้นๆ ติดลบในรายงานได้ ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติ
• คัดลอกข้อมูลได้ — สามารถคัดลอกข้อมูลจากแผนเดิม เพื่อทำการปรับแผนใหม่ได้ ประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูลซ้ำ

BG-03: การโอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ

นอกจากการปรับแผน ยังมีกรณีที่ต้อง โอนย้ายงบประมาณระหว่างรายการ เช่น โอนงบจากหมวดวัสดุไปหมวดครุภัณฑ์ หรือโอนจากหน่วยงานหนึ่งไปอีกหน่วยงาน ระบบรองรับการทำงานดังนี้:

• โอนระหว่างรายการ/หน่วยงาน — เป็นกระบวนการโอนย้ายงบประมาณระหว่างรายการงบประมาณด้วยกัน หรือโอนย้ายระหว่างหน่วยงานในองค์กร
• ต้นทาง-ปลายทาง — ในการโอนงบประมาณ จะเป็นการโอนจากงบประมาณต้นทาง ไปยังงบประมาณปลายทาง มีการระบุที่มาและปลายทางชัดเจน
• โอนได้หลายรายการพร้อมกัน — สามารถโอนจากแผนงบประมาณหนึ่งๆ ไปให้งบประมาณอื่นๆ หลายรายการได้ในคราวเดียว
• ยอดต้องเท่ากัน — ในหนึ่งชุดรายการโอน ยอดเงินงบประมาณต้นทางที่โอนออก จะต้องเท่ากับยอดรับโอนที่ปลายทางเสมอ ระบบจะตรวจสอบอัตโนมัติ ป้องกันความผิดพลาด

เปรียบเทียบ 3 ฟังก์ชันหลัก

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ตารางด้านล่างสรุปความแตกต่างของ 3 ฟังก์ชันหลักในระบบงบประมาณ:

รายการ	BG-01 ตั้งแผน	BG-02 ปรับแผน	BG-03 โอนเปลี่ยนแปลง
วัตถุประสงค์	กำหนดงบประมาณประจำปี	แก้ไขแผนระหว่างปี	ย้ายงบระหว่างรายการ
อ้างอิง	ตั้งใหม่ทั้งหมด	อ้างอิงแผนเดิม	ต้นทาง → ปลายทาง
ข้อจำกัด	-	ต้องตรวจสอบงบคงเหลือก่อน	ยอดต้นทาง = ยอดปลายทาง
ประวัติ/ตรวจสอบ	-	เก็บก่อน/หลังปรับ	มีฟอร์มตรวจสอบ
ยอดรวมงบ	กำหนดใหม่	อาจเปลี่ยนแปลง	คงเดิม (โอนภายใน)

การติดตามผลงบประมาณแบบ Real-Time

จุดเด่นสำคัญที่สุดของระบบงบประมาณใน ERP คือ การติดตามผลแบบ Real-time — ทุกขั้นตอนการใช้จ่ายจะอัปเดตยอดงบประมาณทันที โดยไม่ต้องรอสิ้นเดือนหรือสิ้นไตรมาส

Dashboard แสดง 6 ยอดหลัก:

ยอด	ความหมาย
งบจัดสรร	งบประมาณทั้งหมดที่ได้รับจัดสรร
จองเงิน (PR)	ยอดที่ขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างแล้ว แต่ยังไม่ได้ดำเนินการ
ผูกพัน	ยอดที่ดำเนินการซื้อ/จ้างแล้ว มีสัญญาผูกพัน
ค้างจ่าย	ยอดที่ตั้งค้างจ่ายแล้ว รอการเบิกจ่าย
จ่ายจริง	ยอดที่จ่ายเงินออกไปแล้วจริง
คงเหลือใช้	งบจัดสรร - จองเงิน - ผูกพัน - ค้างจ่าย - จ่ายจริง

Flow การเปลี่ยนสถานะ:

1. เมื่ออนุมัติงบประมาณ → ยอดเงินจะขึ้นเป็นสถานะ จองเงิน
2. เมื่อฝ่ายInventoryดำเนินการซื้อ/จ้าง → ยอดย้ายไปช่อง ผูกพัน
3. เมื่อมีการตั้งค้างจ่าย → ยอดย้ายไปช่อง ค้างจ่าย
4. เมื่อฝ่ายการเงินจ่ายเงิน → ยอดย้ายไปช่อง จ่ายจริง

ทุกขั้นตอนเป็น Real-time — ผู้บริหารเปิดระบบเมื่อไหร่ก็เห็นยอดล่าสุดทันที ไม่ต้องรอให้ฝ่ายแผนหรือฝ่ายAccountingสรุปรายงานให้

รายงานงบประมาณ — ครบ 12 แบบ

ระบบงบประมาณใน ERP มีรายงานมาตรฐานครบถ้วน ครอบคลุมทุกมิติของManagementงบประมาณ:

รหัสรายงาน	ชื่อรายงาน
MBG-01	สถานะงบประมาณ
BGU-01	รายงานประมาณการใช้งบประมาณประจำปี
BGU-02	ผลการเบิกจ่ายงบประมาณ ตามแผนงบประมาณ
BGU-03	ผลการเบิกจ่ายงบประมาณ ตามโครงการ
BGU-04	รายงานเปรียบเทียบแผนและผลการใช้งบประมาณ รายเดือน
BGU-05	รายงานประมาณรายได้ รายวัน
BGU-06	รายงานการใช้งบประมาณรายเดือน/ไตรมาส
BGU-07	รายงานการก่อหนี้ และการใช้จ่ายเงินลงทุน
BGU-08	รายงานการก่อหนี้ และการใช้จ่ายเงินดำเนินงาน
BGU-09	รายงานสรุปค่าใช้จ่ายโครงการ
BGU-10	รายงานตรวจสอบสัญญา ตามแผนงาน และงบประมาณ-ลงทุน
BGU-11	รายงาน ครุภัณฑ์ ค้างเบิกข้ามปี
BGU-12	รายงานเทียบแผน-ผล สะสม

รายงานทั้งหมดสามารถ กรองตามช่วงเวลา แหล่งเงิน แผนงาน โครงการ และหน่วยงาน ได้ — ทำให้ผู้บริหารแต่ละระดับเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของตนเอง

Managementงบประมาณที่ดี ไม่ใช่แค่การตั้งงบแล้วรอดูผล — แต่คือการมีข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา เพื่อตัดสินใจได้ทุกจังหวะ ระบบ ERP คือเครื่องมือที่ทำให้เป็นไปได้

- Saeree ERP Team

สรุป — ระบบงบประมาณใน ERP ช่วยองค์กรอย่างไร

1. วางแผนงบประมาณได้ตามโครงสร้างองค์กร — ตั้งแผนได้ลึกถึงระดับกิจกรรมและหมวดรายจ่าย จำแนกตามหน่วยงาน กำหนดรายเดือนได้
2. ปรับแผนและโอนงบได้ยืดหยุ่น มีประวัติครบ — ทั้ง BG-02 ปรับแผน และ BG-03 โอนเปลี่ยนแปลง มีการเก็บประวัติและตรวจสอบย้อนกลับได้
3. ติดตามผลแบบ Real-time ทุกขั้นตอน — ตั้งแต่จองเงิน ผูกพัน ค้างจ่าย จนถึงจ่ายจริง เห็นยอดคงเหลือได้ทันที
4. รายงานครบ 12+ แบบ — ครอบคลุมทุกมิติ ตั้งแต่สถานะงบ ผลการเบิกจ่าย เปรียบเทียบแผน-ผล ไปจนถึงรายงานสัญญาและครุภัณฑ์
5. เชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อ Inventory Accounting การเงิน อัตโนมัติ — ไม่ต้องคีย์ซ้ำ ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลา

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาระบบงบประมาณที่ครบวงจร รองรับการวางแผน ปรับแผน โอนเปลี่ยนแปลง และติดตามผลแบบ Real-time สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความเหมาะสมกับองค์กรของคุณ