- 20
- กุมภาพันธ์
องค์กรจำนวนมากยังคงบริหารงบประมาณด้วย Excel — ไฟล์กระจัดกระจายหลายเวอร์ชัน ไม่รู้ว่างบคงเหลือเท่าไหร่ การปรับแผนหรือโอนงบต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมา รอลายเซ็นหลายวัน และไม่มีรายงานสรุปแบบ Real-time ให้ผู้บริหารตัดสินใจ บทความนี้จะอธิบายว่า ระบบงบประมาณใน ERP ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร — ตั้งแต่การวางแผน ปรับแผน โอนเปลี่ยนแปลง ไปจนถึงการติดตามผลและออกรายงาน ครบจบในระบบเดียว
ระบบงบประมาณคืออะไร — ทำอะไรได้บ้าง
ระบบงบประมาณ (Budget Management System) ใน ERP คือระบบที่ช่วยให้องค์กรสามารถ วางแผน ควบคุม และติดตามการใช้จ่ายงบประมาณ ได้อย่างเป็นระบบและครบวงจร โดยครอบคลุมความต้องการหลักดังนี้:
- การวางแผนงบประมาณรายได้/รายจ่าย — กำหนดแผนงบประมาณประจำปี แยกตามแหล่งเงิน แผนงาน โครงการ กิจกรรม และหมวดรายจ่าย
- ผู้บริหารต้องการทราบงบประมาณคงเหลือ/ใช้จ่ายไปแล้วเท่าใด — Dashboard แสดงยอดงบจัดสรร จองเงิน ผูกพัน และจ่ายจริง แบบ Real-time
- ความคืบหน้า/ปัญหาในการดำเนินงานตามยุทธศาสตร์/โครงการต่างๆ — ติดตามผลการเบิกจ่ายเทียบกับแผนในทุกระดับ ตั้งแต่แผนงานจนถึงกิจกรรม
- การปรับแผนงบประมาณเพื่อการบริหาร — ต้องการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ มีประวัติก่อน/หลังปรับแผนเปรียบเทียบ
- ตรวจสอบวงเงินคงเหลือของงบประมาณ — ก่อนอนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ระบบตรวจสอบงบคงเหลืออัตโนมัติ ป้องกันการใช้เกินวงเงิน
- เชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่นๆ อัตโนมัติ — ไม่ต้องคีย์ซ้ำ เมื่อฝ่ายพัสดุทำ PR/PO ระบบจะหักงบอัตโนมัติ เมื่อฝ่ายการเงินจ่ายเงิน ยอดก็อัปเดตทันที
โครงสร้างรหัสงบประมาณ
ระบบงบประมาณใน ERP จะใช้โครงสร้างรหัสงบประมาณเพื่อจำแนกและจัดหมวดหมู่ ทำให้สามารถติดตามและรายงานผลได้อย่างละเอียด:
| ระดับ | คำอธิบาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ปีงบประมาณ | ปีงบประมาณที่ใช้ | 2569, 2570 |
| แหล่งเงิน | ที่มาของงบประมาณ | 01: งบประมาณจัดสรร |
| แผนงบประมาณ | แผนงานหลักขององค์กร | P01: แผนงานพื้นฐาน (งบภารกิจ) A01: แผนงานพัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน (งบลงทุน) แผนรายจ่ายประจำ (งบดำเนินงาน) |
| ผลผลิต | ผลผลิตที่คาดหวังจากแผนงาน | ผลผลิตที่ 1, ผลผลิตที่ 2 |
| โครงการ | โครงการภายใต้ผลผลิต | โครงการพัฒนาระบบ IT |
| กิจกรรม | กิจกรรมภายใต้โครงการ | กิจกรรมจัดซื้อครุภัณฑ์ |
| หมวดรายจ่าย | ประเภทค่าใช้จ่าย | ค่าตอบแทน / ค่าใช้สอย / ค่าวัสดุ / ค่าครุภัณฑ์ / ค่าสิ่งก่อสร้าง |
โครงสร้างเหล่านี้ทำให้ระบบสามารถ ติดตามงบประมาณได้ลึกถึงระดับกิจกรรมและหมวดรายจ่าย ผู้บริหารสามารถดูภาพรวมในระดับแผนงาน หรือเจาะลึกไปถึงรายการย่อยได้ทันที
BG-01: การตั้งแผนงบประมาณ
การตั้งแผนงบประมาณเป็นจุดเริ่มต้นของทุกอย่าง ระบบรองรับการทำงานดังนี้:
- ตั้งแผนตามโครงสร้างองค์กร — ระบบรองรับการตั้งแผนงบประมาณ ตามปีงบประมาณ ตามแหล่งเงิน แผนงบประมาณ โครงการ กิจกรรม และหมวดรายจ่าย ครอบคลุมทุกระดับ
- จำแนกตามหน่วยงาน — จำแนกตามสำนัก หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบแผนงาน ทำให้สะดวกในการบริหารและติดตามงบประมาณ แต่ละหน่วยงานเห็นเฉพาะส่วนที่รับผิดชอบ
- รองรับการกำหนดสิทธิ — รองรับระดับการเข้าถึงข้อมูล ตามสิทธิและบทบาทที่ได้รับ ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
- กำหนดจำนวนเงินรายเดือน — สามารถกำหนดจำนวนเงินตามแผนได้เป็นรายเดือน เพื่อสะดวกในการออกรายงาน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี ทำให้เห็นภาพการเบิกจ่ายตามช่วงเวลาได้ชัดเจน
- การคำนวณงบคงเหลือ — การอนุมัติงบประมาณ ระบบจะคำนวณจากเงินตามแผนทั้งปี หักเงินจอง เงินผูกพัน/ค้างจ่าย และยอดเงินที่จ่ายจริงแล้ว ให้ยอดคงเหลือที่ถูกต้องแม่นยำ
- เงินผูกพันข้ามปี — เงินผูกพันสามารถใช้ข้ามปีได้ รองรับโครงการที่มีระยะเวลาดำเนินงานมากกว่า 1 ปีงบประมาณ
BG-02: การปรับแผนงบประมาณ
ในระหว่างปีงบประมาณ สถานการณ์เปลี่ยนแปลงได้เสมอ — มีโครงการเร่งด่วน งบบางรายการใช้น้อยกว่าที่คาด หรือต้องจัดสรรงบเพิ่มเติม ระบบ ERP รองรับการปรับแผนอย่างเป็นระบบ:
- อ้างอิงจากแผนเดิม — การปรับแผนงบประมาณ สามารถอ้างอิงจากแผนงบประมาณเดิม แล้วปรับยอดงบประมาณตามแผนใหม่ได้เลย ไม่ต้องเริ่มจากศูนย์
- เก็บประวัติครบถ้วน — ระบบจะเก็บประวัติแผนก่อนปรับ และหลังปรับ และการเรียกรายงานแผนก็สามารถดูก่อนปรับแผนและหลังปรับแผนได้ เปรียบเทียบกันได้ทันที
- ตรวจสอบก่อนปรับแผน — ในการปรับแผน ฝ่ายแผนต้องทำการตรวจสอบงบประมาณคงเหลือของแต่ละแผนก่อน เนื่องจากหากปรับแผนลดลงมากกว่าจำนวนเงินที่ใช้ไปหรือได้มีการจองหรือผูกพันไว้แล้วก่อนการปรับแผน จะทำให้แผนงบประมาณในรายการนั้นๆ ติดลบในรายงานได้ ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติ
- คัดลอกข้อมูลได้ — สามารถคัดลอกข้อมูลจากแผนเดิม เพื่อทำการปรับแผนใหม่ได้ ประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูลซ้ำ
BG-03: การโอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ
นอกจากการปรับแผน ยังมีกรณีที่ต้อง โอนย้ายงบประมาณระหว่างรายการ เช่น โอนงบจากหมวดวัสดุไปหมวดครุภัณฑ์ หรือโอนจากหน่วยงานหนึ่งไปอีกหน่วยงาน ระบบรองรับการทำงานดังนี้:
- โอนระหว่างรายการ/หน่วยงาน — เป็นกระบวนการโอนย้ายงบประมาณระหว่างรายการงบประมาณด้วยกัน หรือโอนย้ายระหว่างหน่วยงานในองค์กร
- ต้นทาง-ปลายทาง — ในการโอนงบประมาณ จะเป็นการโอนจากงบประมาณต้นทาง ไปยังงบประมาณปลายทาง มีการระบุที่มาและปลายทางชัดเจน
- โอนได้หลายรายการพร้อมกัน — สามารถโอนจากแผนงบประมาณหนึ่งๆ ไปให้งบประมาณอื่นๆ หลายรายการได้ในคราวเดียว
- ยอดต้องเท่ากัน — ในหนึ่งชุดรายการโอน ยอดเงินงบประมาณต้นทางที่โอนออก จะต้องเท่ากับยอดรับโอนที่ปลายทางเสมอ ระบบจะตรวจสอบอัตโนมัติ ป้องกันความผิดพลาด
"ปรับแผน" vs "โอนเปลี่ยนแปลง" ต่างกันอย่างไร?
- ปรับแผน (BG-02) — สามารถปรับแผนได้เลย เช่น เพิ่มงบ ลดงบ โดยไม่จำเป็นต้องมีต้นทาง ยอดรวมงบประมาณอาจเปลี่ยนแปลง
- โอนเปลี่ยนแปลง (BG-03) — ต้องมีต้นทางและปลายทาง ยอดเงินที่โอนออกจากต้นทาง ต้องเท่ากับยอดที่รับโอนที่ปลายทาง ยอดรวมงบประมาณไม่เปลี่ยน
เปรียบเทียบ 3 ฟังก์ชันหลัก
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ตารางด้านล่างสรุปความแตกต่างของ 3 ฟังก์ชันหลักในระบบงบประมาณ:
| รายการ | BG-01 ตั้งแผน | BG-02 ปรับแผน | BG-03 โอนเปลี่ยนแปลง |
|---|---|---|---|
| วัตถุประสงค์ | กำหนดงบประมาณประจำปี | แก้ไขแผนระหว่างปี | ย้ายงบระหว่างรายการ |
| อ้างอิง | ตั้งใหม่ทั้งหมด | อ้างอิงแผนเดิม | ต้นทาง → ปลายทาง |
| ข้อจำกัด | - | ต้องตรวจสอบงบคงเหลือก่อน | ยอดต้นทาง = ยอดปลายทาง |
| ประวัติ/ตรวจสอบ | - | เก็บก่อน/หลังปรับ | มีฟอร์มตรวจสอบ |
| ยอดรวมงบ | กำหนดใหม่ | อาจเปลี่ยนแปลง | คงเดิม (โอนภายใน) |
การติดตามผลงบประมาณแบบ Real-Time
จุดเด่นสำคัญที่สุดของระบบงบประมาณใน ERP คือ การติดตามผลแบบ Real-time — ทุกขั้นตอนการใช้จ่ายจะอัปเดตยอดงบประมาณทันที โดยไม่ต้องรอสิ้นเดือนหรือสิ้นไตรมาส
Dashboard แสดง 6 ยอดหลัก:
| ยอด | ความหมาย |
|---|---|
| งบจัดสรร | งบประมาณทั้งหมดที่ได้รับจัดสรร |
| จองเงิน (PR) | ยอดที่ขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างแล้ว แต่ยังไม่ได้ดำเนินการ |
| ผูกพัน | ยอดที่ดำเนินการซื้อ/จ้างแล้ว มีสัญญาผูกพัน |
| ค้างจ่าย | ยอดที่ตั้งค้างจ่ายแล้ว รอการเบิกจ่าย |
| จ่ายจริง | ยอดที่จ่ายเงินออกไปแล้วจริง |
| คงเหลือใช้ | งบจัดสรร - จองเงิน - ผูกพัน - ค้างจ่าย - จ่ายจริง |
Flow การเปลี่ยนสถานะ:
- เมื่ออนุมัติงบประมาณ → ยอดเงินจะขึ้นเป็นสถานะ จองเงิน
- เมื่อฝ่ายพัสดุดำเนินการซื้อ/จ้าง → ยอดย้ายไปช่อง ผูกพัน
- เมื่อมีการตั้งค้างจ่าย → ยอดย้ายไปช่อง ค้างจ่าย
- เมื่อฝ่ายการเงินจ่ายเงิน → ยอดย้ายไปช่อง จ่ายจริง
ทุกขั้นตอนเป็น Real-time — ผู้บริหารเปิดระบบเมื่อไหร่ก็เห็นยอดล่าสุดทันที ไม่ต้องรอให้ฝ่ายแผนหรือฝ่ายบัญชีสรุปรายงานให้
รายงานงบประมาณ — ครบ 12 แบบ
ระบบงบประมาณใน ERP มีรายงานมาตรฐานครบถ้วน ครอบคลุมทุกมิติของการบริหารงบประมาณ:
| รหัสรายงาน | ชื่อรายงาน |
|---|---|
| MBG-01 | สถานะงบประมาณ |
| BGU-01 | รายงานประมาณการใช้งบประมาณประจำปี |
| BGU-02 | ผลการเบิกจ่ายงบประมาณ ตามแผนงบประมาณ |
| BGU-03 | ผลการเบิกจ่ายงบประมาณ ตามโครงการ |
| BGU-04 | รายงานเปรียบเทียบแผนและผลการใช้งบประมาณ รายเดือน |
| BGU-05 | รายงานประมาณรายได้ รายวัน |
| BGU-06 | รายงานการใช้งบประมาณรายเดือน/ไตรมาส |
| BGU-07 | รายงานการก่อหนี้ และการใช้จ่ายเงินลงทุน |
| BGU-08 | รายงานการก่อหนี้ และการใช้จ่ายเงินดำเนินงาน |
| BGU-09 | รายงานสรุปค่าใช้จ่ายโครงการ |
| BGU-10 | รายงานตรวจสอบสัญญา ตามแผนงาน และงบประมาณ-ลงทุน |
| BGU-11 | รายงาน ครุภัณฑ์ ค้างเบิกข้ามปี |
| BGU-12 | รายงานเทียบแผน-ผล สะสม |
รายงานทั้งหมดสามารถ กรองตามช่วงเวลา แหล่งเงิน แผนงาน โครงการ และหน่วยงาน ได้ — ทำให้ผู้บริหารแต่ละระดับเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของตนเอง
การบริหารงบประมาณที่ดี ไม่ใช่แค่การตั้งงบแล้วรอดูผล — แต่คือการมีข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา เพื่อตัดสินใจได้ทุกจังหวะ ระบบ ERP คือเครื่องมือที่ทำให้เป็นไปได้
- ทีมงาน Saeree ERP
สรุป — ระบบงบประมาณใน ERP ช่วยองค์กรอย่างไร
- วางแผนงบประมาณได้ตามโครงสร้างองค์กร — ตั้งแผนได้ลึกถึงระดับกิจกรรมและหมวดรายจ่าย จำแนกตามหน่วยงาน กำหนดรายเดือนได้
- ปรับแผนและโอนงบได้ยืดหยุ่น มีประวัติครบ — ทั้ง BG-02 ปรับแผน และ BG-03 โอนเปลี่ยนแปลง มีการเก็บประวัติและตรวจสอบย้อนกลับได้
- ติดตามผลแบบ Real-time ทุกขั้นตอน — ตั้งแต่จองเงิน ผูกพัน ค้างจ่าย จนถึงจ่ายจริง เห็นยอดคงเหลือได้ทันที
- รายงานครบ 12+ แบบ — ครอบคลุมทุกมิติ ตั้งแต่สถานะงบ ผลการเบิกจ่าย เปรียบเทียบแผน-ผล ไปจนถึงรายงานสัญญาและครุภัณฑ์
- เชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อ พัสดุ บัญชี การเงิน อัตโนมัติ — ไม่ต้องคีย์ซ้ำ ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลา
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาระบบงบประมาณที่ครบวงจร รองรับการวางแผน ปรับแผน โอนเปลี่ยนแปลง และติดตามผลแบบ Real-time สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความเหมาะสมกับองค์กรของคุณ
