- 20
- February
สำหรับหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ กระบวนการจัดทำคำของบประมาณเป็นงานที่ซับซ้อนและมีหลายขั้นตอน ตั้งแต่การจัดทำคำขอในระดับสำนัก/ส่วนงาน ไปจนถึงการจัดสรรงบประมาณตาม พ.ร.บ. งบประมาณรายจ่ายประจำปี ปัญหาที่หน่วยงานมักพบเจอได้แก่ ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในหลายไฟล์ Excel เอกสารต้องผ่านหลายรอบการพิจารณา ตัวเลขไม่ตรงกันระหว่างหน่วยงาน ติดตามสถานะคำขอได้ยาก และมีการแก้ไขตัวเลขหลายครั้งจนเกิดความสับสนว่าเวอร์ชันไหนเป็นตัวล่าสุด บทความนี้จะอธิบายว่าระบบคำของบประมาณในระบบ ERP ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร
ระบบคำของบประมาณคืออะไร
ระบบคำของบประมาณ คือระบบที่ช่วยจัดการ กระบวนการจัดทำคำของบประมาณตั้งแต่ต้นจนจบ โดยครอบคลุม 3 ขั้นตอนหลักที่เชื่อมต่อกันอย่างเป็นระบบ ได้แก่
- ขั้นคำของบประมาณ -- แต่ละสำนัก/ส่วนงานจัดทำคำขอตามแผนยุทธศาสตร์ พันธกิจ และเป้าหมายขององค์กร
- ขั้นร่าง พ.ร.บ. งบประมาณ -- ปรับตัวเลขตามงบที่ได้รับจัดสรรจริง หลังผ่านการพิจารณาจากสำนักงบประมาณและสภาผู้แทนราษฎร
- ขั้นแผนปฏิบัติการ -- จัดทำแผนการใช้จ่ายจริงเป็นรายเดือน/รายไตรมาส เชื่อมต่อกับระบบงบประมาณ
ระบบนี้เหมาะสำหรับ หน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น และหน่วยงานใดก็ตามที่ต้องจัดทำคำของบประมาณตามกระบวนการของภาครัฐ
3 ขั้นตอนหลักของกระบวนการของบประมาณ
ขั้นที่ 1: ขั้นคำของบประมาณ
ขั้นตอนแรกเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เพราะเป็น จุดเริ่มต้นของข้อมูลทั้งหมด แต่ละสำนัก/ส่วนงานภายในองค์กรจะจัดทำคำขอตามแผนยุทธศาสตร์ พันธกิจ และเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยในขั้นตอนนี้ต้องดำเนินการดังนี้
- กำหนด โครงการ กิจกรรม วงเงินที่ขอ ผลผลิต และตัวชี้วัด ที่คาดว่าจะได้รับ
- ระบุ หลักการและเหตุผล ความจำเป็นของแต่ละโครงการ พร้อมความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์องค์กร
- จำแนก หมวดรายจ่าย เช่น งบบุคลากร งบดำเนินงาน งบลงทุน งบอุดหนุน งบรายจ่ายอื่น
- ระบบจะ รวบรวมคำขอจากทุกหน่วยงาน แล้วสรุปเป็นภาพรวมขององค์กร
ตัวอย่างโครงสร้างข้อมูลที่ต้องจัดทำในขั้นคำขอ:
| รายการ | รายละเอียด |
|---|---|
| ชื่อโครงการ | โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อManagement |
| หน่วยงานรับผิดชอบ | สำนักTechnologyสารสนเทศ |
| วงเงินที่ขอ | 5,000,000 บาท |
| แหล่งเงิน | งบประมาณแผ่นดิน / รายได้ |
| ระยะเวลา | October 2026 -- September 2570 |
| ผลผลิต | ระบบสารสนเทศ 1 ระบบ, ผู้ใช้งาน 200 คน |
| ตัวชี้วัด | ร้อยละ 90 ของผู้ใช้งานพึงพอใจระดับดีขึ้นไป |
ขั้นที่ 2: ขั้นร่าง พ.ร.บ. งบประมาณ
หลังจากคำของบประมาณผ่านการพิจารณาจากสำนักงบประมาณ คณะกรรมาธิการ และสภาผู้แทนราษฎรแล้ว ตัวเลขที่ได้รับจัดสรรอาจไม่เท่ากับที่ขอไป ซึ่งเป็นเรื่องปกติ เพราะงบประมาณของประเทศมีจำกัด
- ระบบจะ ปรับตัวเลขตามที่ได้รับจัดสรรจริง โดยอัตโนมัติ
- หากได้รับงบน้อยกว่าที่ขอ ต้อง ปรับลดรายการ หรือลดขอบเขตของโครงการ
- ระบบ เก็บประวัติการปรับทุกครั้ง สามารถดูย้อนหลังได้ว่าเดิมขอเท่าไหร่ ถูกปรับลดเท่าไหร่ และเหตุผลของการปรับ
- สามารถ เปรียบเทียบ ระหว่างตัวเลขคำขอเดิมกับตัวเลขที่ได้รับจัดสรร เพื่อวิเคราะห์ส่วนต่างได้ทันที
ตัวอย่างการปรับตัวเลข
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ ขอไป 5,000,000 บาท
ได้รับจัดสรร 3,500,000 บาท (ลดลง 30%)
ระบบแสดงรายการที่ต้องปรับลด พร้อมให้บันทึกเหตุผลการปรับ เช่น ลดขอบเขตจาก 5 โมดูล เหลือ 3 โมดูล
ขั้นที่ 3: ขั้นแผนปฏิบัติการ
เมื่อ พ.ร.บ. งบประมาณรายจ่ายประจำปีประกาศใช้แล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการ จัดทำแผนปฏิบัติการจริง ซึ่งเป็นการนำตัวเลขที่ได้รับจัดสรรมากำหนดแผนการใช้จ่ายอย่างละเอียด
- กำหนด แผนการเบิกจ่ายเป็นรายเดือน/รายไตรมาส ตลอดปีงบประมาณ (October -- September)
- ระบุ กิจกรรมและระยะเวลาดำเนินงาน ของแต่ละโครงการ
- เชื่อมต่อกับระบบงบประมาณ (BG-01) เพื่อตั้งแผนการใช้จ่ายจริง ระบบจะตรวจสอบว่ายอดที่วางแผนไม่เกินวงเงินที่ได้รับจัดสรร
- เป็นฐานข้อมูลสำหรับ ติดตามผลการเบิกจ่าย ตลอดปีงบประมาณ
เปรียบเทียบ 3 ขั้นตอน
| ขั้นคำขอ | ขั้นร่าง พ.ร.บ. | ขั้นแผนปฏิบัติการ | |
|---|---|---|---|
| วัตถุประสงค์ | จัดทำคำขอจากหน่วยงาน | ปรับตามงบที่ได้รับจัดสรร | จัดทำแผนใช้จ่ายจริง |
| ตัวเลข | ตามที่ขอ | ตามที่ได้รับ | ตามแผนปฏิบัติ |
| ผู้รับผิดชอบ | แต่ละสำนัก/ส่วนงาน | ฝ่ายแผน/งบประมาณ | ฝ่ายแผน + หน่วยเบิกจ่าย |
| ผลลัพธ์ | เอกสารคำขอ | ร่าง พ.ร.บ. งบประมาณ | แผนปฏิบัติการประจำปี |
หน้าจอคำของบประมาณในระบบ
ในระบบ Saeree ERP หน้าจอคำของบประมาณถูกออกแบบให้ ครอบคลุมข้อมูลทุกด้าน ของแต่ละโครงการ โดยแบ่งเป็นส่วนต่างๆ ดังนี้
ข้อมูลทั่วไปของโครงการ
หน้าจอแสดงข้อมูลพื้นฐานของโครงการครบถ้วน ได้แก่ ชื่อโครงการ หน่วยงานรับผิดชอบ วัตถุประสงค์ ระยะเวลาดำเนินงาน หลักการและเหตุผล และสถานที่ดำเนินงาน ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจภาพรวมของโครงการได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดเอกสารหลายฉบับ
ตารางเป้าหมายผลสัมฤทธิ์
ระบบรองรับการกำหนดเป้าหมายผลสัมฤทธิ์หลายระดับ ได้แก่
- ผลสัมฤทธิ์ระดับหน่วยงาน -- เป้าหมายภาพรวมที่หน่วยงานต้องบรรลุ
- ผลผลิต (Output) -- สิ่งที่จะได้รับจากโครงการ เช่น ระบบงาน 1 ระบบ, ผู้ผ่านการอบรม 200 คน
- ตัวชี้วัดเชิงปริมาณ -- จำนวน ร้อยละ ที่วัดผลได้ชัดเจน
- ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ -- ระดับความพึงพอใจ ระดับคุณภาพ
- ความคืบหน้า -- ติดตามว่าดำเนินการได้กี่เปอร์เซ็นต์แล้ว
- SLA (Service Level Agreement) -- มาตรฐานการให้Servicesที่กำหนดไว้
ตารางงบประมาณแยกรายการ
แต่ละโครงการสามารถแยกรายการงบประมาณได้อย่างละเอียด โดยระบุ รายการ หมวดรายจ่าย จำนวนเงิน และการกระจายงบเป็นรายไตรมาส (ไตรมาสที่ 1-4)
ตารางแผนการเบิกจ่ายรายเดือน
ระบบรองรับการวางแผนเบิกจ่ายรายเดือนตลอดปีงบประมาณ 12 เดือน (October -- September) ทำให้สามารถติดตามว่าแต่ละเดือนควรเบิกจ่ายเท่าไหร่ และเบิกจ่ายจริงเท่าไหร่
ข้อมูลที่ระบบเก็บในแต่ละโครงการ
ระบบคำของบประมาณเก็บข้อมูลครบถ้วนทุกด้านสำหรับแต่ละโครงการ ซึ่งสามารถดูย้อนหลังและนำไปใช้อ้างอิงได้ตลอด
| หมวดข้อมูล | รายละเอียด |
|---|---|
| ข้อมูลทั่วไป | ชื่อโครงการ, หน่วยงานรับผิดชอบ, วัตถุประสงค์, ระยะเวลาดำเนินงาน |
| หลักการเหตุผล | เหตุผลความจำเป็น, ความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์องค์กร |
| สถานที่ดำเนินงาน | แสดงแผนที่, ที่อยู่สถานที่ดำเนินโครงการ |
| ผลผลิต/ตัวชี้วัด | เป้าหมายเชิงปริมาณ/คุณภาพ, SLA, ความคืบหน้า |
| งบประมาณ | วงเงินรวม, แยกรายไตรมาส, แหล่งเงิน, หมวดรายจ่าย |
| แผนเบิกจ่าย | แผนรายเดือน 12 เดือน (October -- September) |
รายงานในระบบคำของบประมาณ
ระบบมีรายงานสำเร็จรูปที่ช่วยให้ผู้บริหารและฝ่ายแผนติดตามสถานะงบประมาณได้อย่างครบถ้วน
| รหัส | ชื่อรายงาน |
|---|---|
| RBG-01 | รายงานทะเบียนงบประมาณ - หมวดรายจ่าย |
| RBG-02 | รายงานตรวจสอบผลแผนงบประมาณประจำปี |
| RBG-03 | รายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อปรับแผน |
| RBG-04 | รายงานเปรียบเทียบงบประมาณล่าจ่าย - เปรียบเทียบรายเดือน/ไตรมาส/รายปี |
| RBG-05 | รายงานทะเบียนงบประมาณ - โครงการ/กิจกรรม - หมวดรายจ่าย |
รายงานเหล่านี้ช่วยให้ ผู้บริหารเห็นภาพรวมงบประมาณทั้งองค์กร ได้ในที่เดียว ไม่ต้องเปิด Excel หลายไฟล์ แล้วมานั่งรวมตัวเลขเอง และสามารถ Export เป็น PDF หรือ Excel เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงได้ทันที
ทำไมต้องใช้ระบบ ERP แทน Excel
หลายหน่วยงานยังคงใช้ Excel ในการจัดทำคำของบประมาณ ซึ่งอาจใช้ได้ในระดับหนึ่ง แต่เมื่อองค์กรมีหลายสำนัก/ส่วนงาน มีหลายโครงการ และต้องปรับตัวเลขหลายรอบ Excel จะเริ่มเป็นปัญหา ระบบ ERP แก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างเป็นระบบ
| ปัญหาของ Excel | ระบบ ERP แก้อย่างไร |
|---|---|
| ข้อมูลกระจายหลายไฟล์ | ข้อมูลจากทุกสำนักรวมอยู่ที่เดียว เข้าถึงได้ทันที |
| ตัวเลขไม่ตรงกันระหว่างเวอร์ชัน | ตัวเลขตรงกันทุกขั้นตอน ไม่มี version ซ้ำซ้อน |
| เปรียบเทียบข้อมูลยาก | เปรียบเทียบ "ขอ vs ได้รับ vs ใช้จริง" ได้ทันที |
| ติดตามสถานะไม่ได้ | ติดตามสถานะคำขอ รู้ว่าอยู่ขั้นไหน ใครเป็นผู้ดำเนินการ |
| ไม่เชื่อมกับระบบอื่น | เชื่อมต่อกับระบบงบประมาณ (BG) และระบบจัดซื้อ (PR/PO) อัตโนมัติ |
| ประวัติการแก้ไขหาย | เก็บ Audit Trail ทุกการแก้ไข ดูย้อนหลังได้ว่าใครแก้อะไร เมื่อไหร่ |
การจัดทำคำของบประมาณที่ดี คือจุดเริ่มต้นของManagementงบประมาณที่มีประสิทธิภาพ -- เมื่อข้อมูลถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง ทุกขั้นตอนหลังจากนั้นจะราบรื่นตามไปด้วย
- Saeree ERP Team
สรุป
ระบบคำของบประมาณในระบบ ERP ช่วยให้กระบวนการจัดทำคำของบประมาณเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ โดยครอบคลุม 3 ขั้นตอนหลัก ได้แก่
- ขั้นคำของบประมาณ -- แต่ละหน่วยงานจัดทำคำขอ กำหนดโครงการ วงเงิน ผลผลิต ตัวชี้วัด
- ขั้นร่าง พ.ร.บ. งบประมาณ -- ปรับตัวเลขตามที่ได้รับจัดสรร พร้อมเก็บประวัติการปรับ
- ขั้นแผนปฏิบัติการ -- จัดทำแผนเบิกจ่ายรายเดือน เชื่อมต่อกับระบบงบประมาณ
ระบบเก็บข้อมูลครบถ้วนทุกด้าน ตั้งแต่ข้อมูลโครงการ ตัวชี้วัด งบประมาณ ไปจนถึงแผนเบิกจ่ายรายเดือน พร้อมรายงานสำเร็จรูป 5 รายงาน (RBG-01 ถึง RBG-05) ที่ช่วยให้ผู้บริหารติดตามสถานะงบประมาณได้อย่างครบถ้วน และเชื่อมต่อกับระบบงบประมาณ (BG) และระบบจัดซื้อ (PR/PO) อัตโนมัติ ลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด
หากหน่วยงานของคุณกำลังมองหาระบบที่ช่วยจัดการกระบวนการของบประมาณอย่างเป็นระบบ สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อพูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติม
