พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ 2560 กับระบบ ERP

พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้าง 2560 คืออะไร?

พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ประกาศในราชกิจจานุเบกษาเมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2560 และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 23 สิงหาคม 2560 เป็นต้นมา กฎหมายฉบับนี้ถูกออกแบบมาเพื่อรวมกฎระเบียบเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐที่กระจัดกระจายให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งประเทศ

ก่อนหน้านี้ แต่ละหน่วยงานมีระเบียบจัดซื้อจัดจ้างของตนเอง ทำให้เกิดความไม่เท่าเทียม ขาดความโปร่งใส และยากต่อการตรวจสอบ พ.ร.บ. ฉบับนี้จึงกำหนด หลักการ 6 ข้อ ที่ทุกหน่วยงานต้องยึดถือ:

หลักการ	ความหมาย	ตัวอย่างในทางปฏิบัติ
1. คุ้มค่า	ได้สินค้า/บริการที่ดีในราคาเหมาะสม	เปรียบเทียบราคาอย่างน้อย 3 รายการก่อนตัดสินใจ
2. โปร่งใส	ทุกขั้นตอนเปิดให้ตรวจสอบได้	ประกาศจัดซื้อผ่าน e-GP ให้สาธารณชนเห็น
3. มีประสิทธิภาพ	ดำเนินการรวดเร็ว ไม่ล่าช้าเกินจำเป็น	กำหนดระยะเวลาแต่ละขั้นตอนชัดเจน
4. ตรวจสอบได้	มีเอกสารหลักฐานครบถ้วนทุกขั้นตอน	เก็บเอกสาร TOR, ใบเสนอราคา, สัญญา, ใบตรวจรับ
5. เปิดเผย	ข้อมูลเข้าถึงได้โดยสาธารณะ	เผยแพร่ผลการจัดซื้อจัดจ้างบนเว็บไซต์หน่วยงาน
6. เป็นธรรม	ไม่เลือกปฏิบัติ ให้โอกาสเท่าเทียม	กำหนด TOR ที่ไม่เอื้อประโยชน์ผู้ขายรายใดรายหนึ่ง

3 วิธีจัดซื้อจัดจ้างตาม พ.ร.บ.

พ.ร.บ. กำหนดวิธีจัดซื้อจัดจ้างหลัก 3 วิธี โดยแต่ละวิธีมีเงื่อนไขและขั้นตอนที่แตกต่างกัน ดังนี้:

รายการ	วิธีเฉพาะเจาะจง	วิธี e-bidding	วิธีคัดเลือก
วงเงิน	≤ 500,000 บาท	> 500,000 บาท	ตามเงื่อนไขพิเศษ (เช่น มีผู้ขายน้อยราย)
ขั้นตอนหลัก	เชิญผู้ขาย 1 ราย → เปรียบเทียบราคา → สั่งซื้อ	ประกาศบน e-GP → ยื่นข้อเสนอออนไลน์ → พิจารณา → ทำสัญญา	เชิญผู้ขายอย่างน้อย 3 ราย → เปรียบเทียบ → คัดเลือก
ระยะเวลาโดยประมาณ	3-7 วัน	30-60 วัน	15-30 วัน
ข้อดี	รวดเร็ว ขั้นตอนน้อย เหมาะของเร่งด่วน	โปร่งใสสูงสุด มีการแข่งขันราคา	ยืดหยุ่น เหมาะงานเฉพาะทาง
ข้อจำกัด	ใช้ได้เฉพาะวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท	ใช้เวลานาน มีขั้นตอนมาก	ต้องอธิบายเหตุผลที่ไม่ใช้ e-bidding
ข้อควรระวัง	ต้องมีหลักฐานเปรียบเทียบราคาชัดเจน	ต้องทำตามขั้นตอนครบถ้วน	ต้องมีเหตุผลที่ชัดเจนในการเลือกวิธีนี้

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดซื้อจัดจ้างใน ERP ที่รองรับทั้ง 3 วิธีอย่างครบถ้วน

ปัญหาที่พบบ่อยในการปฏิบัติตาม พ.ร.บ.

แม้ว่า พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างฯ 2560 จะกำหนดหลักเกณฑ์ไว้ชัดเจน แต่ในทางปฏิบัติ หลายหน่วยงานยังประสบปัญหาซ้ำแล้วซ้ำเล่า โดยเฉพาะหน่วยงานที่ยังใช้ระบบ manual:

ปัญหา	สาเหตุ	ผลกระทบ	วิธีแก้ด้วย ERP
1. เอกสารสูญหาย	จัดเก็บเอกสารกระดาษ ไม่มีระบบสำรองข้อมูล	สตง. ตรวจสอบไม่ได้ ถูกตั้งข้อสังเกต	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ + สำรองข้อมูลอัตโนมัติ
2. ขั้นตอนล่าช้า	แฟ้มเวียนรออนุมัติหลายวัน ผู้บริหารไม่กดอนุมัติ	ใช้งบไม่ทันสิ้นปี ของไม่ถึงมือผู้ใช้	Workflow อนุมัติออนไลน์ + แจ้งเตือนอัตโนมัติ
3. TOR ไม่ชัดเจน	เขียน TOR เอง ไม่มี template มาตรฐาน	ได้สินค้าไม่ตรง spec ร้องเรียนมาก	Template TOR มาตรฐานในระบบ + ตรวจสอบก่อนประกาศ
4. ไม่มี Audit Trail	ไม่บันทึกว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่	ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ขัดหลัก พ.ร.บ.	บันทึก Log ทุกการกระทำ + Timestamp + User ID
5. งบประมาณไม่ตรง	ข้อมูลงบประมาณกับข้อมูลจัดซื้อแยกกัน	ใช้งบเกินกรอบ ต้องของบเพิ่ม	เชื่อมงบประมาณ-จัดซื้อ แบบ Real-time

ERP ช่วยปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ได้อย่างไร?

ระบบ ERP ไม่ได้เป็นแค่ซอฟต์แวร์จัดซื้อ แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยเจ้าหน้าที่เชื่อมทุกขั้นตอนตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการจ่ายเงิน โดยช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานซ้ำซ้อนและจัดเก็บหลักฐานให้ครบถ้วน — อย่างไรก็ตาม ความรับผิดชอบในการตรวจสอบและตัดสินใจยังคงเป็นของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน:

Workflow อนุมัติอัตโนมัติ

เมื่อเจ้าหน้าที่สร้างใบขอซื้อในระบบ ERP จะส่งไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติโดยอัตโนมัติตามวงเงินที่กำหนด ผู้บริหารอนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลาผ่าน Web Browser หรือมือถือ ระบบแจ้งเตือนเมื่อใบขอซื้อค้างนานเกินกำหนด ไม่ต้องเดินตามแฟ้มอีกต่อไป

e-GP Integration

ERP สามารถ export ข้อมูลในรูปแบบที่ระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลางรองรับ ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ ลดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ และประหยัดเวลาอย่างมาก

Audit Trail ครบถ้วน

ทุกการกระทำในระบบ ERP ถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วน — ใครสร้างใบขอซื้อ เมื่อไหร่ ใครอนุมัติ แก้ไขอะไร ตรวจรับเมื่อไหร่ — ข้อมูลเหล่านี้เป็นหลักฐานที่ สตง. ตรวจสอบได้ทันที

การจัดทำ TOR ในระบบ

ระบบ ERP มี Template TOR มาตรฐานพร้อมใช้ เจ้าหน้าที่กรอกรายละเอียดตามฟอร์ม ลดโอกาสเขียน TOR ผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน และสามารถดึง TOR เก่ามาใช้อ้างอิงได้

เชื่อมงบประมาณ-จัดซื้อ-บัญชี

ERP เชื่อมข้อมูลงบประมาณเข้ากับการจัดซื้อจัดจ้างและระบบบัญชีแบบ Real-time เมื่อสร้างใบขอซื้อ ระบบจะตรวจสอบงบคงเหลือทันที ถ้างบไม่พอจะแจ้งเตือนก่อนดำเนินการ ป้องกันการใช้งบเกินกรอบ

ข้อกำหนดตาม พ.ร.บ.	ฟีเจอร์ ERP ที่ตอบโจทย์	ประโยชน์
ความโปร่งใส	Audit Trail + Dashboard สถานะจัดซื้อ	ทุกคนเห็นข้อมูลเดียวกัน ตรวจสอบได้ทุกเมื่อ
ความคุ้มค่า	Price Comparison + ประวัติราคาย้อนหลัง	เปรียบเทียบราคาได้ง่าย เห็นแนวโน้มราคา
ประสิทธิภาพ	Workflow อนุมัติอัตโนมัติ + แจ้งเตือน	ลดเวลาอนุมัติจากสัปดาห์เหลือชั่วโมง
ตรวจสอบได้	Log ทุกการกระทำ + Timestamp	สตง. ดึงข้อมูลได้ทันที ไม่ต้องค้นแฟ้ม
เปิดเผย	Export ข้อมูลเข้า e-GP	เผยแพร่ข้อมูลตามที่กฎหมายกำหนด
ความเป็นธรรม	Template TOR มาตรฐาน + ระบบให้คะแนน	ลดการเขียน TOR เอื้อประโยชน์ผู้ขายรายใด

Workflow จัดซื้อจัดจ้างใน ERP — ขั้นตอนจริง

ในระบบ ERP กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างตาม พ.ร.บ. จะถูกจัดการเป็นขั้นตอนอัตโนมัติ ตั้งแต่ต้นจนจบ:

ขั้นตอนที่ 1 — สร้างใบขอซื้อ (Purchase Request): เจ้าหน้าที่ผู้ต้องการสินค้า/บริการ สร้างใบขอซื้อในระบบ ระบุรายละเอียดสินค้า จำนวน ราคาประมาณ และแหล่งงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 2 — ตรวจสอบงบประมาณ: ระบบตรวจสอบงบคงเหลืออัตโนมัติ ถ้างบไม่พอจะแจ้งเตือนทันที ไม่สามารถดำเนินการต่อได้จนกว่าจะจัดหางบเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 3 — อนุมัติตามลำดับชั้น: ใบขอซื้อถูกส่งไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติตามวงเงิน เช่น หัวหน้ากลุ่มงาน (≤ 100,000 บาท), ผู้อำนวยการกอง (≤ 500,000 บาท), อธิบดี (> 500,000 บาท)

ขั้นตอนที่ 4 — สร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order): เจ้าหน้าที่พัสดุสร้าง PO จากใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว เลือกวิธีจัดซื้อตามวงเงิน ระบบจะแนะนำวิธีที่เหมาะสมอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 5 — ตรวจรับสินค้า: คณะกรรมการตรวจรับบันทึกผลในระบบ เทียบกับ TOR ที่กำหนดไว้ ถ้าไม่ตรง spec สามารถปฏิเสธได้ทันที

ขั้นตอนที่ 6 — จ่ายเงิน: เมื่อตรวจรับผ่าน ระบบสร้างใบแจ้งหนี้และตั้งเบิกเงินอัตโนมัติ เชื่อมกับระบบบัญชีโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ

e-GP คืออะไร? และ ERP เชื่อมต่ออย่างไร

e-GP (Electronic Government Procurement) คือระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาโดยกรมบัญชีกลาง ทุกหน่วยงานรัฐต้องบันทึกข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างลงในระบบ e-GP ตามที่ พ.ร.บ. กำหนด

ปัญหาที่พบบ่อยคือ เจ้าหน้าที่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำทั้งในระบบภายในและ e-GP ทำให้เสียเวลาและเกิดข้อผิดพลาด ระบบ ERP ที่ดีจะสามารถ:

• Export ข้อมูลในรูปแบบที่ e-GP รองรับ — ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง — ป้องกันข้อมูลผิดพลาด
• บันทึกเลขที่โครงการ e-GP กลับเข้าระบบ ERP — เชื่อมโยงข้อมูลได้ครบวงจร
• พิมพ์รายงานตามรูปแบบ e-GP — ใช้ส่งตรวจสอบได้ทันที

หน่วยงานที่ใช้ระบบ ERP ในการจัดซื้อจัดจ้างจะสามารถลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ป้องกันข้อผิดพลาดจากคน และมีหลักฐานพร้อมรับการตรวจสอบทุกเมื่อ ดูตัวอย่างหน่วยงานที่ใช้ Saeree ERP จัดการครุภัณฑ์และจัดซื้อจัดจ้างได้ในบทความการบริหารจัดการครุภัณฑ์ ตั้งแต่จัดหาถึงจำหน่าย

กฎหมายกำหนดให้โปร่งใส — ระบบ ERP ทำให้โปร่งใสได้จริง ไม่ใช่แค่บนกระดาษ

- สุรีระยา ลิ้มไพบูลย์, Saeree ERP

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — ราชกิจจานุเบกษา
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP) — กรมบัญชีกลาง
• แนวทางการป้องกันการทุจริตในการจัดซื้อจัดจ้าง — สำนักงาน ป.ป.ช.

หากหน่วยงานของคุณกำลังมองหาระบบจัดซื้อจัดจ้างที่รองรับ พ.ร.บ. 2560 อย่างครบถ้วน สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร