e-Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือใบกำกับภาษีที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะพิมพ์ลงกระดาษแบบเดิม โดยมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้:

• รูปแบบไฟล์: จัดทำในรูปแบบ PDF หรือ PDF/A-3 ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่รับรองความคงทนของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature): ต้องลงลายมือชื่อดิจิทัลหรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อยืนยันตัวตนผู้ออกและป้องกันการแก้ไขเอกสาร — หากสนใจเรื่องลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์สามารถอ่านเพิ่มเติมได้
• ข้อมูล XML: ต้องส่งข้อมูลในรูปแบบ XML ให้กรมสรรพากร เพื่อให้ระบบตรวจสอบอัตโนมัติสามารถอ่านและประมวลผลได้
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ เช่นเดียวกับใบกำกับภาษีกระดาษ

กล่าวโดยสรุป e-Tax Invoice คือใบกำกับภาษีที่มี ผลทางกฎหมายเทียบเท่าใบกำกับภาษีกระดาษ แต่จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด

ความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีกระดาษ vs e-Tax Invoice

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ลองเปรียบเทียบแบบตารางดังนี้:

ประเด็น	ใบกำกับภาษีกระดาษ	e-Tax Invoice
ความเร็วในการจัดส่ง	ส่งทางไปรษณีย์ ใช้เวลา 1-5 วันทำการ	ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ ถึงผู้รับทันที
ค่าใช้จ่าย	ค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ ค่าจัดส่ง ค่าจัดเก็บ	ลดค่าใช้จ่ายได้ 50-80% ไม่มีค่ากระดาษและจัดส่ง
การจัดเก็บ	ต้องเก็บเอกสารกระดาษอย่างน้อย 5 ปี ใช้พื้นที่มาก	จัดเก็บในระบบดิจิทัล ค้นหาง่าย ไม่ใช้พื้นที่ทางกายภาพ
การตรวจสอบ	ตรวจสอบด้วยตาเปล่า เปรียบเทียบทีละฉบับ	ระบบตรวจสอบอัตโนมัติ กระทบยอดได้ทันที
ความน่าเชื่อถือ	ปลอมแปลงได้ง่าย ไม่มีระบบยืนยันตัวตน	มี Digital Signature ป้องกันการปลอมแปลง ตรวจสอบย้อนกลับได้
ความเสี่ยง	สูญหาย เสียหาย ชำรุดจากน้ำ ไฟไหม้	สำรองข้อมูลได้ ไม่เสียหายจากภัยธรรมชาติ

e-Receipt คืออะไร

e-Receipt หรือ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ คือเอกสารยืนยันการรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำงานคู่กับ e-Tax Invoice โดยมีหลักการเดียวกัน คือจัดทำในรูปแบบดิจิทัล ลง Digital Signature และส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร

สิ่งที่ทำให้ e-Receipt เป็นที่พูดถึงมากในปี 2569 คือ โครงการ Easy E-Receipt ซึ่งรัฐบาลให้สิทธิประชาชนนำใบกำกับภาษีหรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์จากร้านค้าที่เข้าร่วมโครงการมาลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสูงสุด 50,000 บาท

นั่นหมายความว่า ร้านค้าหรือองค์กรที่ออก e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ จะมีความได้เปรียบทางการแข่งขัน เพราะลูกค้าจะเลือกซื้อสินค้าจากร้านที่สามารถออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อนำไปลดหย่อนภาษีได้

3 ช่องทางส่ง e-Tax Invoice ให้กรมสรรพากร

กรมสรรพากรเปิดให้ผู้ประกอบการส่ง e-Tax Invoice ได้ 3 ช่องทาง:

1. อัปโหลดผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร

เหมาะสำหรับ ผู้ประกอบการขนาดเล็ก ที่มีจำนวนใบกำกับภาษีไม่มาก สามารถเข้าไปอัปโหลดไฟล์ XML ผ่านเว็บไซต์ etax.rd.go.th โดยตรง วิธีนี้ไม่ต้องลงทุนระบบเพิ่มเติม แต่ต้องทำเองทีละรายการ

2. ผ่าน Service Provider

เหมาะสำหรับ ผู้ประกอบการขนาดกลาง ที่ต้องการความสะดวก โดยใช้บริการจากบริษัทที่ได้รับอนุญาตจากกรมสรรพากรเป็นตัวกลางในการจัดทำและส่งข้อมูล e-Tax Invoice ข้อดีคือไม่ต้องลงทุนระบบโครงสร้างพื้นฐานเอง แต่มีค่าบริการรายเดือนหรือรายรายการ

3. Host-to-Host

เหมาะสำหรับ องค์กรขนาดใหญ่ ที่มีปริมาณใบกำกับภาษีจำนวนมาก โดยเชื่อมต่อระบบขององค์กรเข้ากับระบบของกรมสรรพากรโดยตรง วิธีนี้รองรับปริมาณเอกสารมหาศาลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ต้องลงทุนระบบ IT ค่อนข้างสูง

ทำไมองค์กรต้องเตรียมตัวตอนนี้

หลายองค์กรอาจคิดว่า "ยังไม่บังคับ ยังไม่ต้องทำ" แต่ความเป็นจริงคือ การเตรียมตัวล่วงหน้ามีข้อได้เปรียบมากกว่าการรอ ด้วยเหตุผลต่อไปนี้:

รัฐผลักดันให้เป็น Digital ทั้งหมด

จากนโยบายรัฐบาลดิจิทัล รัฐบาลตั้งเป้าให้ระบบภาษีเข้าสู่ดิจิทัลเต็มรูปแบบภายในปี 2569 โครงการ Easy E-Receipt เป็นเพียงจุดเริ่มต้น ในอนาคตอาจมีข้อกำหนดที่เข้มงวดมากขึ้น องค์กรที่เตรียมระบบไว้ล่วงหน้าจะไม่ต้องเร่งรีบปรับตัวเมื่อกฎหมายบังคับ

ประหยัดค่าใช้จ่ายกระดาษและจัดเก็บ

องค์กรขนาดกลางที่ออกใบกำกับภาษี 500-1,000 ฉบับต่อเดือน อาจใช้ค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ ค่าจัดส่ง และค่าจัดเก็บรวมแล้ว หลักหมื่นถึงหลักแสนบาทต่อปี การเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice สามารถลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ทันที

ลดข้อผิดพลาดในการออกใบกำกับภาษี

การออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษมีโอกาสผิดพลาดสูง ทั้งพิมพ์ผิด ลืมใส่ข้อมูล หรือใส่จำนวนเงินไม่ตรง เมื่อผิดพลาดแล้วต้องออกใบแทนหรือใบลดหนี้ ซึ่งยุ่งยากและเสียเวลา ระบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยตรวจสอบข้อมูลก่อนออกเอกสาร ลดข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง

ตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย (Audit Trail)

e-Tax Invoice ทุกฉบับมีการบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ สามารถค้นหา กรอง และกระทบยอดได้ภายในไม่กี่วินาที เมื่อถูกตรวจสอบจากกรมสรรพากรหรือผู้สอบบัญชี องค์กรสามารถดึงข้อมูลมาแสดงได้ทันที ไม่ต้องค้นหาจากกล่องเอกสารนับร้อยกล่อง

ERP ช่วยเรื่อง e-Tax Invoice อย่างไร

การออก e-Tax Invoice ไม่ใช่แค่เปลี่ยนจากกระดาษเป็น PDF — แต่ต้องมี ระบบหลังบ้านที่แข็งแรง เพื่อรองรับกระบวนการทั้งหมด และนี่คือจุดที่ระบบ ERP เข้ามามีบทบาทสำคัญ:

ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติจากข้อมูลในระบบ

เมื่อข้อมูลการขาย ลูกค้า และสินค้าอยู่ในระบบ ERP อยู่แล้ว การออกใบกำกับภาษีก็ทำได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่ ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ (Double Entry) ได้อย่างสิ้นเชิง

เชื่อมต่อกับระบบ Digital Signature

ระบบ ERP สามารถเชื่อมต่อกับระบบลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อลงนามในเอกสารอัตโนมัติ ผู้ใช้งานไม่ต้องลงนามเองทีละฉบับ เมื่อระบบออกใบกำกับภาษี ลายมือชื่อดิจิทัลจะถูกแนบไปโดยอัตโนมัติ

ส่งข้อมูล XML ได้อัตโนมัติ

กรมสรรพากรกำหนดให้ส่งข้อมูลในรูปแบบ XML ที่มีโครงสร้างเฉพาะ ระบบ ERP สามารถแปลงข้อมูลจากฐานข้อมูลเป็น XML ที่ตรงตามมาตรฐานของกรมสรรพากรได้โดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะไม่ผ่านการตรวจสอบ

ข้อมูลเชื่อมกับบัญชี-การเงินแบบ real-time

เมื่อใบกำกับภาษีถูกออกจากระบบ ERP ข้อมูลจะถูกบันทึกเข้าระบบบัญชีและระบบการเงินโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องรอให้ฝ่ายบัญชีมาบันทึกซ้ำ ทำให้ข้อมูลทางการเงินเป็นปัจจุบันตลอดเวลา พร้อมสำหรับการปิดงบและรายงานผู้บริหาร

ใบกำกับภาษีกระดาษกำลังจะกลายเป็นอดีต — องค์กรที่เตรียมพร้อมวันนี้ จะไม่ต้องวิ่งไล่ตามในวันที่กฎหมายบังคับ

ขั้นตอนการเตรียมตัวสำหรับองค์กร

สำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถเตรียมตัวตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สมัครใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt: ยื่นคำขอผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร พร้อมเอกสารประกอบ เช่น หนังสือรับรองบริษัท และใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20)
2. จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate): ขอจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง (Certificate Authority - CA) ที่ได้รับการรับรองจาก สพธอ. (ETDA)
3. เตรียมระบบ IT: ติดตั้งระบบที่สามารถจัดทำ ลง Digital Signature และส่งข้อมูล XML ได้ — ซึ่งหากมีระบบ ERP อยู่แล้วจะทำได้ง่ายกว่ามาก
4. ทดสอบระบบ: กรมสรรพากรมีระบบ Sandbox สำหรับทดสอบก่อนใช้งานจริง แนะนำให้ทดสอบจนมั่นใจก่อนเริ่มออก e-Tax Invoice จริง
5. อบรมพนักงาน: ให้ฝ่ายบัญชีและฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจขั้นตอนการออก e-Tax Invoice การส่งข้อมูล และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ e-Tax Invoice

e-Tax Invoice บังคับใช้หรือยัง?

ณ ปัจจุบัน (กุมภาพันธ์ 2569) ยังไม่ได้บังคับให้ทุกองค์กรต้องใช้ e-Tax Invoice แต่กรมสรรพากรมีนโยบายส่งเสริมและให้สิทธิประโยชน์กับผู้ที่เข้าร่วม เช่น โครงการ Easy E-Receipt แนวโน้มคือจะค่อยๆ บังคับในอนาคต โดยเริ่มจากองค์กรขนาดใหญ่ก่อน

องค์กรขนาดเล็กต้องทำด้วยไหม?

ยังไม่บังคับ แต่ แนะนำให้เริ่มศึกษาและเตรียมตัว เพราะเมื่อกฎหมายบังคับจะไม่มีเวลาให้เตรียมตัวมาก นอกจากนี้ การออก e-Tax Invoice ยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ และดึงดูดลูกค้าที่ต้องการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เพื่อนำไปลดหย่อนภาษี

ใช้งานร่วมกับระบบ ERP เดิมได้ไหม?

ได้ หากระบบ ERP รองรับการส่งออกข้อมูลในรูปแบบ XML ตามมาตรฐานของกรมสรรพากร หรือสามารถเชื่อมต่อกับ Service Provider ได้ ทั้งนี้ ระบบ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับ e-Tax Invoice โดยเฉพาะจะมีขั้นตอนที่ง่ายและราบรื่นกว่า

สรุป

ใบกำกับภาษีกระดาษกำลังจะหมดยุค — และ e-Tax Invoice & e-Receipt คือมาตรฐานใหม่ที่ทุกองค์กรต้องเตรียมพร้อม ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ล้วนได้ประโยชน์จากการเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งสิ้น

สิ่งที่ต้องจำคือ:

• e-Tax Invoice = ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ต้องลง Digital Signature + ส่ง XML ให้กรมสรรพากร
• e-Receipt = ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ใช้คู่กับ e-Tax Invoice เชื่อมกับโครงการ Easy E-Receipt
• 3 ช่องทางส่ง = อัปโหลดเอง, ผ่าน Service Provider, หรือ Host-to-Host
• ระบบ ERP = ช่วยออกเอกสาร ลง Digital Signature และส่งข้อมูลได้อัตโนมัติทั้งกระบวนการ

หากองค์กรของท่านกำลังวางแผนเปลี่ยนผ่านสู่ e-Tax Invoice หรือต้องการระบบ ERP ที่รองรับกระบวนการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สามารถนัดหมาย Demo ฟรีกับทีมที่ปรึกษาจาก Grand Linux Solution หรือติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษาเกี่ยวกับแนวทางการเตรียมตัวที่เหมาะสมกับองค์กรของท่าน

แหล่งอ้างอิง

1. กรมสรรพากร. "ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt." https://etax.rd.go.th
2. สพธอ. (ETDA). "e-Tax Invoice & e-Receipt." https://www.etda.or.th