สถานการณ์ปัจจุบัน — หน่วยงานรัฐอยู่ตรงไหน?

แม้รัฐบาลจะมีนโยบายชัดเจน แต่ความเป็นจริงในหลายหน่วยงานยังคง ห่างไกลจากคำว่า "ดิจิทัล" อย่างมาก:

• ยังใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลัก — ตั้งแต่การบันทึกบัญชี การจัดทำงบประมาณ ไปจนถึงการติดตามพัสดุ ทุกอย่างอยู่ในไฟล์ Excel ที่กระจายอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของแต่ละคน
• เอกสารกระดาษยังเป็นหลัก — ใบเบิก ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับ ยังต้องพิมพ์ออกมา ลงนาม เดินเรื่องผ่านหลายโต๊ะ ใช้เวลาเป็นสัปดาห์
• ระบบ Manual ที่พึ่งพาคนเฉพาะทาง — เมื่อเจ้าหน้าที่คนนั้นลาออกหรือเกษียณ ความรู้ก็หายไปด้วย ไม่มีระบบที่บันทึกกระบวนการไว้
• ข้อมูลกระจัดกระจาย — ฝ่ายการเงินมีข้อมูลชุดหนึ่ง ฝ่ายพัสดุอีกชุด ฝ่ายบุคคลอีกชุด ไม่มีจุดเชื่อมต่อ ทำให้รายงานภาพรวมทำได้ยากมาก

เปรียบเทียบ: ระบบ Manual vs ระบบ Digital (ERP)

ด้าน	ระบบ Manual (Excel/กระดาษ)	ระบบ Digital (ERP)
การจัดเก็บข้อมูล	กระจายในไฟล์/โฟลเดอร์ส่วนตัว	ฐานข้อมูลกลาง เข้าถึงได้ทุกฝ่าย
การออกรายงาน	ใช้เวลา 3-7 วัน รวบรวมจากหลายแหล่ง	Real-time กดปุ่มเดียวได้ทันที
การตรวจสอบ	ย้อนกลับยาก ไม่มี Audit Trail	ทุกรายการมี Audit Trail สมบูรณ์
ความเสี่ยง	ข้อมูลหาย ไฟล์เสียหาย คนลาออกข้อมูลหายไปด้วย	สำรองข้อมูลอัตโนมัติ ไม่ผูกกับบุคคล
ความโปร่งใส	ข้อมูลแก้ไขได้โดยไม่มีร่องรอย	ทุกการแก้ไขถูกบันทึก ตรวจสอบได้
การเชื่อมต่อระบบอื่น	ทำไม่ได้หรือทำได้ยากมาก	เชื่อมต่อ API กับระบบภายนอกได้

5 เหตุผลที่ ERP เป็นจุดเริ่มต้นของ Digital Government

หลายหน่วยงานเข้าใจว่า Digital Government คือการสร้างแอปหน้าบ้านให้ประชาชนใช้ — แต่ความจริงแล้ว ระบบหลังบ้าน (Back Office) ที่แข็งแรงต่างหากคือรากฐาน และ ERP คือระบบหลังบ้านที่ครอบคลุมที่สุด

1. รวมศูนย์ข้อมูล — การเงิน, พัสดุ, บุคลากร อยู่ในระบบเดียว

ปัญหาใหญ่ที่สุดของหน่วยงานรัฐคือ ข้อมูลอยู่กระจัดกระจาย ฝ่ายการเงินใช้ระบบหนึ่ง ฝ่ายพัสดุใช้อีกระบบ ฝ่าย HR ใช้ Excel ทำให้ไม่มีใครเห็นภาพรวมขององค์กร ERP แก้ปัญหานี้โดยรวมทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียว เมื่อฝ่ายพัสดุรับของ ฝ่ายการเงินเห็นทันที เมื่อ HR อนุมัติอัตรากำลัง ฝ่ายงบประมาณเห็นผลกระทบทันที

2. รายงานแบบ Real-time — ผู้บริหารเห็นข้อมูลทันที ไม่ต้องรอสิ้นเดือน

ผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานรัฐมักจะ เห็นตัวเลขช้าไปหลายสัปดาห์ เพราะต้องรอให้แต่ละฝ่ายรวบรวมข้อมูลส่งมา ด้วย ERP ข้อมูลถูกบันทึกเข้าระบบตั้งแต่ต้นทาง — เมื่อเจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกรายการ เมื่อฝ่ายการเงินตั้งหนี้ เมื่อฝ่ายบุคคลบันทึกการลา — ทุกอย่างรวมเป็น Dashboard ที่ผู้บริหารเปิดดูได้ทันที ไม่ต้องโทรถาม ไม่ต้องรอ Email

3. ตรวจสอบย้อนกลับได้ — Audit Trail ทุกรายการ ตอบ สตง. ได้

สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ตรวจสอบหน่วยงานรัฐทุกปี และสิ่งที่ สตง. ต้องการมากที่สุดคือ ร่องรอยหลักฐาน (Audit Trail) — ใครทำรายการอะไร เมื่อไหร่ อนุมัติโดยใคร ERP บันทึกทุกรายการโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่ใครเป็นคนสร้างเอกสาร ใครอนุมัติ วันเวลาที่ทำรายการ จนถึงประวัติการแก้ไข ทำให้การตอบข้อสังเกตของ สตง. เป็นเรื่องง่าย — แค่ดึงข้อมูลจากระบบ ไม่ต้องค้นกระดาษ

4. รองรับระเบียบภาครัฐ — ผังบัญชีกรมบัญชีกลาง, พ.ร.บ.จัดซื้อจัดจ้าง 2560

หน่วยงานรัฐไม่เหมือนเอกชน — ต้องทำงานภายใต้ ระเบียบที่เข้มงวดกว่ามาก:

• ผังบัญชีตามกรมบัญชีกลาง — ต้องลงบัญชีตามผังที่กรมบัญชีกลางกำหนด ซึ่ง ERP สำหรับภาครัฐจะตั้งค่าผังบัญชีนี้ไว้ในระบบตั้งแต่แรก
• พ.ร.บ.จัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องผ่านขั้นตอนตามกฎหมาย ERP ช่วยให้กระบวนการเหล่านี้เป็นระบบ ไม่ข้ามขั้นตอน
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง — การเบิกจ่ายต้องมีเอกสารครบถ้วน ERP สร้างเอกสารเหล่านี้โดยอัตโนมัติ

5. เป็นฐานสำหรับ AI ในอนาคต — เมื่อข้อมูลอยู่ในระบบ ต่อยอด AI ได้ทันที

AI ทำงานได้ดีเมื่อมี ข้อมูลที่มีคุณภาพ จัดเก็บอย่างเป็นระบบ หน่วยงานที่ยังใช้ Excel และกระดาษ ไม่มีทางนำ AI มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะข้อมูลไม่พร้อม แต่หน่วยงานที่ใช้ ERP จะมีข้อมูลหลายปีอยู่ในฐานข้อมูลที่เป็นระเบียบ — พร้อมที่จะนำไปวิเคราะห์ด้วย AI ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นการพยากรณ์งบประมาณ การตรวจจับความผิดปกติ หรือการแนะนำการตัดสินใจ ERP คือรากฐานที่ทำให้ AI ทำงานได้จริง

กรณีศึกษา: หน่วยงานรัฐที่ใช้ Saeree ERP แล้ว

Saeree ERP ถูกพัฒนาโดยบริษัท แกรนด์ลีนุกซ์ โซลูชั่น จำกัด ซึ่งมีประสบการณ์ทำงานกับหน่วยงานภาครัฐมากว่า 10 ปี ปัจจุบันมีหน่วยงานรัฐที่ใช้ Saeree ERP แล้วหลายแห่ง:

หน่วยงาน	โมดูลที่ใช้	ผลลัพธ์ที่ได้
สป.อว. (MHESI) สำนักงานปลัดกระทรวง อว.	การเงิน, พัสดุ, HR, ระบบลาออนไลน์ (DPIS Integration)	เชื่อมต่อระบบลากับ DPIS ของ กพ. ได้สำเร็จ ลดงานซ้ำซ้อน
อบก. (TGO) องค์การบริหารจัดการก๊าซเรือนกระจก	การเงิน, บัญชี, พัสดุ, งบประมาณ	ลดเวลาปิดงบจากหลายสัปดาห์เหลือไม่กี่วัน
สวช. (NVI) สถาบันวัคซีนแห่งชาติ	การเงิน, พัสดุ, บัญชี	จัดซื้อจัดจ้างถูกระเบียบ ตรวจสอบย้อนกลับได้ครบ
กองทุนพัฒนาสื่อฯ (TMF) กองทุนพัฒนาสื่อปลอดภัยและสร้างสรรค์	การเงิน, บัญชี, งบประมาณ	รายงานการเงินตรงตามมาตรฐาน ตอบ สตง. ได้ครบถ้วน
คุรุสภา สภาครูและบุคลากรทางการศึกษา	การเงิน, พัสดุ	ระบบจัดซื้อจัดจ้างเป็นระบบ ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน Manual

หน่วยงานเหล่านี้ล้วนเริ่มจากจุดเดียวกัน คือ ระบบหลังบ้าน — การเงิน พัสดุ บัญชี — แล้วค่อยขยายไปยังโมดูลอื่นๆ เช่น HR, BI, และระบบเชื่อมต่อภายนอก ไม่มีหน่วยงานไหนที่ทำทุกอย่างพร้อมกันในวันเดียว แต่ทุกหน่วยงานที่เริ่มแล้วได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน

- ทีมงาน Saeree ERP

Roadmap: จะเริ่ม Digital Transformation อย่างไร

สำหรับหน่วยงานที่ยังไม่เคยใช้ระบบ ERP ไม่ต้องตกใจ — สามารถเริ่มได้ทีละขั้น ตาม Roadmap นี้:

ขั้นที่ 1: สำรวจระบบปัจจุบัน (AS-IS Analysis)

ก่อนจะเปลี่ยนอะไร ต้องรู้ก่อนว่าตอนนี้ทำงานอย่างไร:

• แต่ละฝ่ายใช้เครื่องมืออะไร? (Excel, กระดาษ, ระบบเก่าที่มีอยู่)
• กระบวนการทำงานเป็นอย่างไร? ใช้เวลาแต่ละขั้นตอนเท่าไหร่?
• จุดที่เป็น Pain Point มากที่สุดคืออะไร? (ช้า, ผิดพลาดบ่อย, ตรวจสอบไม่ได้)
• มีข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องย้ายเข้าระบบใหม่?

ขั้นที่ 2: เลือก ERP ที่รองรับระเบียบภาครัฐ

ไม่ใช่ ERP ทุกตัวที่เหมาะกับภาครัฐ ต้องเลือกระบบที่:

• รองรับผังบัญชีกรมบัญชีกลาง — ไม่ต้องปรับแต่งผังบัญชีเอง
• รองรับ พ.ร.บ.จัดซื้อจัดจ้าง 2560 — กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างครบถ้วนตามกฎหมาย
• รองรับภาษาไทย — ทั้งหน้าจอและรายงาน
• มีทีมสนับสนุนในไทย — ไม่ใช่ระบบจากต่างประเทศที่ต้องรอ Support ข้ามโซนเวลา

ขั้นที่ 3: Implement ทีละโมดูล (เริ่มจากการเงิน-พัสดุ)

อย่าพยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน — เริ่มจากโมดูลที่มีผลกระทบสูงสุดก่อน:

1. โมดูลการเงินและบัญชี — เป็นแกนกลางของทุกหน่วยงาน
2. โมดูลพัสดุและจัดซื้อจัดจ้าง — ลดความเสี่ยงด้านการจัดซื้อ ตอบ สตง. ได้
3. โมดูลงบประมาณ — เชื่อมต่อกับการเงิน ควบคุมการเบิกจ่ายตามงบที่ได้รับ

ขั้นที่ 4: ฝึกอบรมบุคลากร

ระบบดีแค่ไหน ถ้าคนไม่ใช้ก็ไม่มีประโยชน์ การฝึกอบรมต้อง:

• ฝึกตามบทบาท — เจ้าหน้าที่พัสดุฝึกเฉพาะโมดูลพัสดุ ไม่ต้องฝึกทุกอย่าง
• ฝึกด้วยข้อมูลจริง — ไม่ใช่ข้อมูลทดสอบ ให้เจ้าหน้าที่เห็นว่าใช้กับงานจริงได้
• มี User Manual ภาษาไทย — ให้เจ้าหน้าที่กลับไปทบทวนได้เอง
• มี Helpdesk รองรับ — ช่วงแรกจะมีคำถามเยอะ ต้องมีทีมสนับสนุนพร้อม

ขั้นที่ 5: ขยายไปโมดูลอื่น (HR, BI)

เมื่อโมดูลหลักเสถียรแล้ว จึงค่อยขยาย:

• โมดูล HR — บริหารบุคลากร ระบบลา การประเมินผลงาน
• ระบบ BI (Business Intelligence) — Dashboard สำหรับผู้บริหาร วิเคราะห์แนวโน้ม
• เชื่อมต่อระบบภายนอก — GFMIS, DPIS, e-GP หรือระบบอื่นๆ ตามที่จำเป็น

สรุป — ปี 2569 คือ Deadline ที่รอไม่ได้

เป้าหมาย Digital Government ไม่ใช่แค่วิสัยทัศน์ — แต่เป็น ความจำเป็นเร่งด่วน ที่มีกำหนดเวลาชัดเจน หน่วยงานรัฐที่ยังทำงานด้วย Excel และกระดาษ กำลังเผชิญกับความเสี่ยงหลายด้าน:

• ไม่สามารถตอบ สตง. ได้ทันเวลา — เพราะข้อมูลไม่อยู่ในระบบ
• ไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบกลางของรัฐได้ — เมื่อระบบ e-Government ขยายตัว หน่วยงานที่ไม่มีระบบจะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง
• สูญเสียความสามารถในการแข่งขัน — ในการดึงดูดบุคลากรรุ่นใหม่ที่คาดหวังเครื่องมือทำงานที่ทันสมัย

ERP คือจุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง — เพราะเป็นระบบที่ครอบคลุมงานหลักขององค์กร (การเงิน พัสดุ บัญชี งบประมาณ HR) รองรับระเบียบภาครัฐ ตรวจสอบได้ และเป็นฐานสำหรับการต่อยอดในอนาคต

หน่วยงานที่ยังไม่เริ่ม — ต้องเริ่มวันนี้ ไม่ใช่เพราะมันดี แต่เพราะมัน จำเป็น