บทที่ 1 จาก 3
การกำหนดผังบัญชี (Chart of Accounts)
ผังบัญชี (Chart of Accounts หรือ COA) คือกระดูกสันหลังของระบบบัญชี ทุกการบันทึกบัญชีใน Saeree ERP จะถูกจัดเก็บไว้ในรหัสบัญชีเหล่านี้ การออกแบบผังบัญชีที่ดีจะทำให้การออกรายงาน การวิเคราะห์ทางการเงิน และการเชื่อมเข้ากับงบประมาณราบรื่น
ทำไมต้องเริ่มที่ผังบัญชี?
ผังบัญชีต้องตั้งก่อนเริ่มบันทึกธุรกรรมเสมอ เพราะ Saeree ERP จะอ้างอิงรหัสบัญชีในทุกโมดูล (พัสดุ, งบประมาณ, HR) — ถ้าโครงสร้างไม่นิ่ง การปรับภายหลังจะกระทบรายงานทั้งระบบ
1.1 โครงสร้างผังบัญชี Saeree ERP
Saeree ERP รองรับผังบัญชีแบบหลายระดับ (Multi-level) สูงสุด 6 ระดับ โดยแบ่งเป็น 5 หมวดหลักตามมาตรฐานบัญชีสากล:
| หมวด | ชื่อ | รหัสนำหน้า (แนะนำ) | ตัวอย่าง |
|---|---|---|---|
| 1 | สินทรัพย์ (Assets) | 1xxxxx | เงินสด, ลูกหนี้, ที่ดิน |
| 2 | หนี้สิน (Liabilities) | 2xxxxx | เจ้าหนี้, เงินกู้ |
| 3 | ส่วนของผู้ถือหุ้น (Equity) | 3xxxxx | ทุนจดทะเบียน, กำไรสะสม |
| 4 | รายได้ (Revenue) | 4xxxxx | ขายสินค้า, รายได้ค่าบริการ |
| 5 | ค่าใช้จ่าย (Expenses) | 5xxxxx | เงินเดือน, ค่าน้ำค่าไฟ |
รูปที่ 1.1 — ตัวอย่างหน้าจอผังบัญชี Saeree ERP แสดงโครงสร้างแบบ Tree
1.2 ขั้นตอนการสร้างรหัสบัญชี
- เข้าเมนู บัญชี → ตั้งค่า → ผังบัญชี
- คลิกปุ่ม + เพิ่มรหัสบัญชี
- กรอกรหัสบัญชี (เช่น
110101) และชื่อบัญชี (เช่น "เงินสดในมือ") - เลือกหมวดบัญชี (Account Type) และระดับ (Level)
- ระบุสกุลเงิน (ถ้าเป็นบัญชีต่างประเทศ) และศูนย์ต้นทุน (ถ้าใช้)
- กดบันทึก — ระบบจะสร้างรหัสบัญชีและพร้อมใช้งานทันที
1.3 ข้อควรระวัง
อย่าตั้งรหัสบัญชีโดยไม่วางแผน!
การเปลี่ยนรหัสบัญชีหลังจากบันทึกธุรกรรมแล้วจะทำให้รายงานย้อนหลังเสีย — แนะนำให้ออกแบบ COA ด้วย Excel ก่อน แล้ว Import เข้าระบบทีเดียว ดูคู่มือ Checklist การเตรียม Implement
- ใช้รหัสนำหน้าตามมาตรฐาน 1-5 ตามหมวด อย่าสลับ
- เว้นช่วงรหัสไว้สำหรับบัญชีที่จะเพิ่มในอนาคต (เช่น 110101, 110105 แทน 110101, 110102)
- ตั้งชื่อบัญชีให้เข้าใจง่าย ไม่ใช้คำย่อที่คนอื่นไม่รู้
- กำหนดสิทธิ์การแก้ไขผังบัญชีเฉพาะหัวหน้าบัญชีเท่านั้น
1.4 สรุปและขั้นตอนถัดไป
เมื่อกำหนดผังบัญชีครบแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการตั้งรหัสภาษี (Tax Codes) เพื่อให้ระบบคำนวณภาษีซื้อ-ขายและภาษีหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ — ดูบทถัดไป