ปัญหาของ e-Office ในงานขออนุมัติใช้เงิน

ก่อนจะเข้าใจว่าทำไมต้องพัฒนาระบบใหม่ เราต้องเข้าใจปัญหาของระบบเดิมก่อน ระบบ e-Office ที่ อบก. ใช้งานอยู่นั้น ออกแบบมาสำหรับงานสารบรรณทั่วไป เช่น การรับ-ส่งหนังสือราชการ การจัดเก็บเอกสาร ซึ่งทำหน้าที่ได้ดีสำหรับงานประเภทนั้น แต่เมื่อนำมาใช้กับ กระบวนการขออนุมัติใช้เงิน กลับพบปัญหาหลายประการ:

• ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับงานการเงิน -- e-Office เป็นระบบสารบรรณที่จัดการหนังสือราชการทั่วไป ไม่มีโครงสร้างข้อมูลที่รองรับรายละเอียดทางการเงิน เช่น รหัสงบประมาณ วงเงิน หรือรายการสินค้า/Services
• ไม่เชื่อมต่อกับระบบ ERP -- เมื่อเอกสารผ่านการอนุมัติใน e-Office แล้ว เจ้าหน้าที่ต้องกลับมาบันทึกข้อมูลซ้ำอีกครั้งในระบบ ERP ทำให้เกิดงานซ้ำซ้อนและเสี่ยงต่อความผิดพลาด
• ไม่สามารถตรวจสอบวงเงินงบประมาณคงเหลือได้ทันที -- ผู้ขออนุมัติไม่รู้ว่างบประมาณเหลือเท่าไหร่ ต้องโทรสอบถามฝ่ายAccountingหรือเปิดดูในระบบ ERP แยกต่างหาก
• การติดตามสถานะทำได้ยาก -- ไม่รู้ว่าเอกสารอยู่ที่โต๊ะใคร รออนุมัติมากี่วัน หรือถูกตีกลับหรือไม่ ต้องโทรถามเป็นรายบุคคล

หน้าจอบันทึกข้อความ (Memo) ในระบบใหม่

จุดเริ่มต้นของทุกกระบวนการขออนุมัติคือ "บันทึกข้อความ" ซึ่งเจ้าหน้าที่ราชการทุกคนคุ้นเคยเป็นอย่างดี ระบบใหม่จึงออกแบบหน้าจอให้คล้ายกับบันทึกข้อความที่ใช้ในชีวิตจริงมากที่สุด เพื่อลดเวลาในการเรียนรู้:

• ส่วนหัว: เรื่อง, เรียน (ผู้อนุมัติ), อ้างถึง (เอกสารที่เกี่ยวข้อง), สิ่งที่ส่งมาด้วย (เอกสารแนบ)
• ส่วนเนื้อหา: Editor สำหรับพิมพ์เนื้อหาบันทึกข้อความ รองรับการจัดรูปแบบข้อความ ตาราง และรูปภาพ
• ส่วนแนบไฟล์: แนบเอกสารประกอบ เช่น ใบเสนอราคา TOR เอกสารสเปค
• เชื่อมโยง PR/PO/งบประมาณอัตโนมัติ: ระบบดึงข้อมูลจาก ERP มาแสดงโดยอัตโนมัติ เช่น เลขที่ PR รายการสินค้า/Services วงเงิน และงบประมาณคงเหลือ

หัวข้อ	บันทึกข้อความกระดาษ	บันทึกข้อความดิจิทัลใน ERP
การสร้างเอกสาร	พิมพ์ใน Word แล้วปริ้นต์	กรอกในระบบ สร้าง PDF อัตโนมัติ
ข้อมูลงบประมาณ	ต้องสอบถามฝ่ายAccountingแยก	ดึงจาก ERP อัตโนมัติ แสดงวงเงินคงเหลือทันที
เอกสารอ้างอิง	แนบสำเนาเอกสาร	ลิงก์ไปยัง PR/PO ในระบบโดยตรง
การจัดเก็บ	แฟ้มเอกสาร ค้นหายาก	ค้นหาได้ทันทีจากระบบ
การแก้ไข	ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งฉบับ	แก้ไขในระบบ บันทึก Version ทุกครั้ง

เส้นทางอนุมัติเอกสาร (Approval Flow)

หัวใจของระบบ Workflow คือ เส้นทางการอนุมัติ ที่กำหนดตามโครงสร้างองค์กร โดยรองรับความยืดหยุ่นที่จำเป็นสำหรับหน่วยงานราชการ:

• กำหนดเส้นทางตามโครงสร้างองค์กร -- ระบบกำหนดลำดับผู้อนุมัติตามสายบังคับบัญชา เช่น หัวหน้าฝ่าย → ผู้อำนวยการสำนัก → ผู้อำนวยการองค์การ
• รองรับผู้รักษาการแทน / ปฏิบัติหน้าที่แทน -- เมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติไม่อยู่ ระบบสามารถกำหนดให้ผู้รักษาการแทนดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ โดยบันทึกว่าเป็นการ "ปฏิบัติหน้าที่แทน" ไว้ใน Audit Trail
• สถานะเอกสารที่ชัดเจน: ร่าง → ส่งอนุมัติ → พิจารณา → อนุมัติ / ตีกลับ -- ทุกสถานะแสดงผลแบบ Real-time ผู้เกี่ยวข้องทุกคนเห็นตรงกัน
• เจ้าของเรื่องดึงเอกสารกลับได้ -- ระหว่างที่เอกสารอยู่ในขั้นตอนอนุมัติ หากพบว่ามีข้อมูลผิดพลาด เจ้าของเรื่องสามารถดึงเอกสารกลับมาแก้ไขและส่งอนุมัติใหม่ได้
• แจ้งเตือนผ่าน LINE / Email -- เมื่อมีเอกสารรออนุมัติ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยัง LINE และ Email ของผู้อนุมัติทันที ไม่ต้องเปิดระบบมาตรวจสอบเอง

การลงนามเอกสาร (Digital Signature)

หนึ่งในฟีเจอร์ที่ช่วยให้กระบวนการอนุมัติเป็นดิจิทัลอย่างแท้จริงคือ ระบบลงนามดิจิทัลบนเอกสาร PDF ซึ่งรองรับทั้งการลงนามอนุมัติและการลงนามรับทราบ:

• ลงนามดิจิทัลบนเอกสาร PDF -- ผู้อนุมัติสามารถลงนามบนเอกสาร PDF โดยตรง โดยลายเซ็นจะถูกฝังลงในเอกสารอย่างถาวร
• เก็บ Log ของทุกการลงนาม -- ระบบบันทึกรายละเอียดทุกครั้งที่มีการลงนาม ได้แก่ ใครเป็นผู้ลงนาม เมื่อไหร่ (Timestamp) จาก IP Address ไหน และลงนามในฐานะอะไร (ผู้อนุมัติ / ผู้รักษาการแทน)
• รองรับทั้งการลงนามอนุมัติและลงนามรับทราบ -- แยกประเภทการลงนามชัดเจน ผู้อนุมัติลงนาม "อนุมัติ" หรือ "ไม่อนุมัติ" พร้อมความเห็น ส่วนผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถลงนาม "รับทราบ" ได้

เทคนิคที่ใช้ในการพัฒนา

เบื้องหลังระบบ Workflow อนุมัติเอกสาร มีเทคนิคที่น่าสนใจหลายประการ:

• PDF Generation -- ใช้ pdfmake สำหรับสร้างเอกสาร PDF จากข้อมูลในระบบ รองรับการจัดรูปแบบตามแบบฟอร์มราชการ พร้อมฝังลายเซ็นดิจิทัลลงในเอกสาร
• Digital Signature -- ใช้ Canvas API สำหรับจับลายเซ็นดิจิทัลของผู้อนุมัติ โดยลายเซ็นจะถูกแปลงเป็นภาพและฝังลงใน PDF พร้อม Metadata ที่ระบุตัวตนผู้ลงนาม
• Real-time Notification -- ใช้ WebSocket สำหรับแจ้งเตือนแบบ Real-time ภายในระบบ ร่วมกับ LINE Notify สำหรับแจ้งเตือนภายนอกระบบ ทำให้ผู้อนุมัติทราบทันทีเมื่อมีเอกสารรออนุมัติ
• State Machine Pattern -- ใช้ State Machine Pattern จัดการสถานะเอกสาร (ร่าง → ส่งอนุมัติ → พิจารณา → อนุมัติ/ตีกลับ) เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารจะเปลี่ยนสถานะได้เฉพาะตามเส้นทางที่กำหนดเท่านั้น ป้องกันการข้ามขั้นตอน
• Audit Trail -- บันทึกทุก Action ที่เกิดขึ้นกับเอกสาร ตั้งแต่สร้าง แก้ไข ส่งอนุมัติ ลงนาม ตีกลับ จนถึงอนุมัติสำเร็จ -- ทุกรายการมี Timestamp, User ID, IP Address และรายละเอียดของการเปลี่ยนแปลง

ผลลัพธ์ที่ได้

หลังจากเปิดใช้งานระบบ Workflow อนุมัติเอกสาร ผลลัพธ์ที่ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของ อบก. อย่างชัดเจน:

หัวข้อ	ก่อน (e-Office + กระดาษ)	หลัง (Workflow ใน ERP)
เวลาอนุมัติ	1-2 สัปดาห์	1-2 วัน
การใช้กระดาษ	ปริ้นต์เอกสารหลายชุด	ไม่ต้องปริ้นต์เลย (Paperless)
ข้อผิดพลาดจากการบันทึกซ้ำ	เกิดขึ้นบ่อย (บันทึกใน e-Office แล้วบันทึกใน ERP อีกครั้ง)	ไม่มี (ข้อมูลเชื่อมต่อ ERP อัตโนมัติ)
การติดตามสถานะ	โทรถามเป็นรายบุคคล	ดูใน Dashboard + แจ้งเตือน LINE อัตโนมัติ
การตรวจสอบวงเงินงบประมาณ	สอบถามฝ่ายAccountingแยก	แสดงวงเงินคงเหลือทันทีจาก ERP
การตรวจสอบย้อนหลัง	ค้นหาจากแฟ้มเอกสาร	Audit Trail ครบทุกรายการ

• ลดเวลาอนุมัติจาก 2 สัปดาห์ เหลือ 1-2 วัน -- เอกสารเดินทางถึงผู้อนุมัติภายในนาที ไม่ต้องรอเดินเอกสารข้ามโต๊ะ
• ไม่ต้องเดินเอกสารกระดาษ -- ทุกขั้นตอนทำผ่านระบบ ลงนามดิจิทัลบน PDF โดยตรง
• ตรวจสอบวงเงินงบประมาณได้ทันที -- ไม่ต้องโทรถามฝ่ายAccounting ระบบแสดงยอดคงเหลือแบบ Real-time
• ข้อมูลเชื่อมต่อกับ ERP อัตโนมัติ -- ไม่ต้องบันทึกข้อมูลซ้ำ ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ

สรุป

ระบบ Workflow อนุมัติเอกสารที่พัฒนาขึ้นมาแทน e-Office ในส่วนของการขออนุมัติใช้เงิน เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนว่า เมื่อระบบถูกออกแบบมาเฉพาะสำหรับกระบวนการทางการเงิน ผลลัพธ์ย่อมดีกว่าการนำระบบทั่วไปมาดัดแปลง ตั้งแต่หน้าจอบันทึกข้อความที่คุ้นเคย เส้นทางอนุมัติตามโครงสร้างองค์กร การลงนามดิจิทัลพร้อม Audit Trail ไปจนถึงการแจ้งเตือนผ่าน LINE ทุกอย่างทำงานร่วมกับ ERP อย่างไร้รอยต่อ

ในตอนที่ 4 เราจะเจาะลึก ระบบรายงานผลตัวชี้วัด (KPI Dashboard) ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการรายงานผลต่อคณะกรรมการและรัฐมนตรี พร้อมเทคนิคการแสดงผลข้อมูลแบบ Real-time -- อย่าพลาดติดตาม!

"เอกสารที่เคยใช้เวลาเดินทางข้ามโต๊ะ 2 สัปดาห์ ตอนนี้ถึงผู้อนุมัติได้ภายในนาที -- และทุกการลงนามมี Audit Trail ตรวจสอบได้ย้อนกลับทุกรายการ"

- Saeree ERP Team

สนใจระบบ Workflow อนุมัติเอกสารสำหรับองค์กรของคุณ? สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร