Procurement คืออะไร?

Procurement หรือ การจัดซื้อจัดจ้าง คือ กระบวนการทั้งหมดในการจัดหาสินค้าและServicesให้กับองค์กร ตั้งแต่เริ่มต้นระบุความต้องการ ไปจนถึงชำระเงินให้ผู้ขาย โดยครอบคลุมกิจกรรมหลักดังนี้:

• ระบุความต้องการ (Identify Need) — หน่วยงานภายในแจ้งว่าต้องการซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ใช้ทำอะไร
• ขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) — จัดทำเอกสารคำขอซื้อเข้าระบบอย่างเป็นทางการ
• เปรียบเทียบราคา (Request for Quotation - RFQ) — ขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย แล้วเปรียบเทียบ
• สั่งซื้อ (Purchase Order - PO) — ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ขายที่ได้รับคัดเลือก
• รับสินค้า (Goods Receipt - GR) — ตรวจรับสินค้าตามที่สั่งซื้อ ตรวจสอบจำนวนและคุณภาพ
• ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ (Invoice Verification) — เปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับ PO และ GR
• ชำระเงิน (Payment) — จ่ายเงินให้ผู้ขายตามเงื่อนไขที่ตกลง

กระบวนการทั้งหมดนี้เรียกรวมว่า Procure-to-Pay (P2P) ซึ่งเป็นหนึ่งในกระบวนการหลักที่ระบบ ERP ออกแบบมารองรับโดยเฉพาะ

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Cycle)

Procurement Cycle ที่สมบูรณ์ประกอบด้วย 7 ขั้นตอนหลัก โดยแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญและเชื่อมโยงกัน:

ขั้นตอนที่ 1: Purchase Requisition (PR) — ใบขอซื้อ

PR คือจุดเริ่มต้นของทุกการจัดซื้อ เป็นเอกสารที่ หน่วยงานผู้ใช้ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือServices โดย PR ที่ดีต้องระบุ:

• รายการสินค้า/Servicesที่ต้องการ พร้อมรายละเอียดและ Specification
• จำนวนที่ต้องการ
• วันที่ต้องการใช้งาน
• งบประมาณหรือแหล่งเงิน
• เหตุผลความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 2: อนุมัติ PR

PR ต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ ซึ่งอาจมีหลายระดับ ขึ้นอยู่กับวงเงินและนโยบายขององค์กร เช่น:

• วงเงินไม่เกิน 10,000 บาท — หัวหน้าแผนกอนุมัติได้
• วงเงิน 10,001 - 100,000 บาท — ต้องผ่านผู้จัดการฝ่าย
• วงเงินเกิน 100,000 บาท — ต้องผ่านผู้อำนวยการหรือกรรมการผู้จัดการ

ระบบ ERP สามารถกำหนด Approval Workflow ให้ PR วิ่งไปหาผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติตามวงเงินที่ตั้งไว้

ขั้นตอนที่ 3: RFQ / เปรียบเทียบราคา

เมื่อ PR ได้รับอนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการ ขอใบเสนอราคา (Request for Quotation - RFQ) จากผู้ขายหลายราย เพื่อเปรียบเทียบ:

• ราคา — รวมค่าขนส่ง ภาษี ส่วนลด
• เงื่อนไขการชำระเงิน — เครดิต 30 วัน, 60 วัน, หรือเงินสด
• ระยะเวลาส่งมอบ — กี่วันหลังจากสั่งซื้อ
• คุณภาพ — ได้มาตรฐานตาม Specification หรือไม่
• การรับประกัน — เงื่อนไขการรับประกันและServicesหลังการขาย

ขั้นตอนที่ 4: Purchase Order (PO) — ใบสั่งซื้อ

PO คือเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เมื่อออก PO แล้ว แปลว่าองค์กร ยืนยันที่จะซื้อ สินค้าตามรายละเอียดและเงื่อนไขที่ระบุไว้ PO ที่ดีต้องระบุ:

• เลขที่ PO (สำหรับอ้างอิง)
• รายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย
• เงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบ
• สถานที่ส่งมอบ
• อ้างอิง PR ต้นทาง

ขั้นตอนที่ 5: Goods Receipt (GR) — การรับสินค้า

เมื่อผู้ขายส่งสินค้ามา ฝ่ายคลังสินค้าหรือหน่วยงานผู้ใช้จะ ตรวจรับสินค้า โดยเปรียบเทียบกับ PO ว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ ทั้งจำนวน คุณภาพ และรายละเอียดอื่นๆ GR จะเป็นหลักฐานว่า สินค้าถึงมือองค์กรแล้วจริง

ขั้นตอนที่ 6: 3-Way Matching — ตรวจสอบ 3 ทาง

นี่คือขั้นตอนสำคัญที่สุดก่อนจ่ายเงิน — รายละเอียดอยู่ในหัวข้อถัดไป

ขั้นตอนที่ 7: Payment — การชำระเงิน

เมื่อ 3-Way Matching ผ่านแล้ว ฝ่ายAccountingจะดำเนินการชำระเงินตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ใน PO

3-Way Matching คืออะไร?

3-Way Matching คือกระบวนการ เปรียบเทียบเอกสาร 3 ฉบับ ก่อนอนุมัติจ่ายเงิน ได้แก่:

เอกสาร	บอกอะไร	ออกโดย
Purchase Order (PO)	สั่งซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่	ฝ่ายจัดซื้อ
Goods Receipt (GR)	ได้รับสินค้าอะไร จำนวนเท่าไหร่	ฝ่ายคลังสินค้า/ผู้ตรวจรับ
Invoice (ใบแจ้งหนี้)	เรียกเก็บเงินเท่าไหร่ สำหรับสินค้าอะไร	ผู้ขาย (Vendor)

ทำไม 3-Way Matching ถึงสำคัญ?

• ป้องกันการจ่ายเกิน — ผู้ขายเรียกเก็บ 100 ชิ้น แต่ส่งมาจริงแค่ 80 ชิ้น ถ้าไม่ match จะจ่ายเงินเกินไป 20 ชิ้น
• ป้องกันการจ่ายซ้ำ — Invoice เดียวกันถูกส่งมา 2 ครั้ง ถ้าไม่มีระบบตรวจสอบ อาจจ่ายซ้ำ
• ป้องกันการทุจริต — สร้าง Invoice ปลอม หรือสมรู้ร่วมคิดกับผู้ขาย ระบบจะตรวจจับได้เพราะไม่มี GR มารองรับ
• ตรวจสอบได้ — ทุกการจ่ายเงินมีหลักฐานครบ 3 ฉบับ ผู้ตรวจสอบภายในหรือ สตง. ตรวจสอบย้อนหลังได้

ปัญหาจัดซื้อที่พบบ่อยในองค์กร

จากประสบการณ์การวางระบบ ERP ให้กับองค์กรต่างๆ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในงานจัดซื้อมีดังนี้:

ปัญหา	สาเหตุ	ผลกระทบ
ไม่มี PR (ขอปากเปล่า)	ไม่มีระบบ หรือเห็นว่ายุ่งยาก	ไม่รู้ใครเป็นคนขอซื้อ ซื้อเพื่ออะไร ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้
ไม่เปรียบเทียบราคา	ซื้อจากร้านประจำเสมอ ไม่มีเวลาหาเจ้าอื่น	ซื้อแพงกว่าที่ควร ไม่ได้เงื่อนไขที่ดีที่สุด
PO ไม่ผ่านการอนุมัติ	ออก PO เองได้โดยไม่ต้องขออนุมัติ	ไม่มีการควบคุม เปิดช่องให้เกิดการใช้จ่ายเกินงบประมาณ
ไม่ match Invoice กับ GR	จ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้โดยไม่ตรวจสอบกับการรับสินค้าจริง	จ่ายเกิน จ่ายซ้ำ จ่ายสำหรับสินค้าที่ไม่ได้รับ
ไม่ track ประวัติ Vendor	ไม่มีฐานข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลกระจายอยู่ตามคนแต่ละคน	ไม่รู้ว่า Vendor ไหนส่งช้า คุณภาพไม่ดี ราคาแพง
ไม่มีรายงานสรุป	ข้อมูลจัดซื้ออยู่ใน Excel หลายไฟล์ หรือเป็นกระดาษ	ผู้บริหารไม่เห็นภาพรวมการใช้จ่าย วางแผนงบประมาณไม่ได้

ประโยชน์ของระบบจัดซื้อใน ERP

เมื่อนำระบบจัดซื้อจัดจ้างใน ERP มาใช้ องค์กรจะได้รับประโยชน์หลายประการ:

1. ความโปร่งใส (Transparency)

ทุกขั้นตอนตั้งแต่ PR จนถึง Payment ถูกบันทึกในระบบเดียวกัน ใครทำอะไร เมื่อไหร่ มีหลักฐานครบถ้วน ลดความเสี่ยงเรื่องทุจริตและผลประโยชน์ทับซ้อน

2. ตรวจสอบได้ (Auditability)

ระบบเก็บ Audit Trail ทุกรายการ สามารถ trace ย้อนกลับได้ว่า PO นี้มาจาก PR ไหน ใครเป็นคนอนุมัติ ใบเสนอราคาเปรียบเทียบกี่ราย เหมาะกับองค์กรที่ต้องรับการตรวจสอบจากผู้ตรวจสอบภายใน หรือ สตง.

3. ลดข้อผิดพลาด (Error Reduction)

ระบบจะดึงข้อมูลจาก PR มาสร้าง PO อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ลดการผิดพลาดจากการ key ข้อมูล และระบบจะ validate ข้อมูลให้ เช่น จำนวนสั่งซื้อต้องไม่เกินจำนวนที่ขอ ราคาต้องไม่เกินเพดานที่กำหนด

4. อนุมัติออนไลน์ (Online Approval)

ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบและอนุมัติ PR/PO ได้จากทุกที่ ไม่ต้องรอเซ็นเอกสารกระดาษ ลดเวลาในการรออนุมัติจากหลายวันเหลือไม่กี่ชั่วโมง

5. ประวัติผู้ขาย (Vendor Management)

ระบบเก็บประวัติผู้ขายทั้งหมด — เคยซื้ออะไร ราคาเท่าไหร่ ส่งตรงเวลาหรือไม่ คุณภาพเป็นอย่างไร ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อตัดสินใจเลือกผู้ขายได้ดีขึ้นทุกครั้ง

6. รายงานและการวิเคราะห์ (Reporting & Analytics)

ผู้บริหารเห็นภาพรวมการจัดซื้อทั้งองค์กร เช่น ยอดจัดซื้อรายเดือน สัดส่วนการซื้อแต่ละหมวด ผู้ขายหลัก เปรียบเทียบงบประมาณกับการใช้จ่ายจริง

จัดซื้อภาครัฐ vs ภาคเอกชน

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐและภาคเอกชนมีความแตกต่างกันหลายประการ:

ประเด็น	ภาครัฐ	ภาคเอกชน
กฎหมาย	ต้องปฏิบัติตาม พ.ร.บ.การจัดซื้อจัดจ้างและManagementInventoryภาครัฐ พ.ศ. 2017	ใช้ระเบียบภายในองค์กร ยืดหยุ่นกว่า
ระบบ	ต้องใช้ระบบ e-GP (Electronic Government Procurement) ของกรมAccountingกลาง	ใช้ระบบ ERP ภายใน หรือระบบจัดซื้อที่องค์กรเลือก
วิธีจัดซื้อ	ประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding), สอบราคา, เฉพาะเจาะจง, คัดเลือก	เปรียบเทียบราคา, ต่อรองโดยตรง, ประมูล
ความโปร่งใส	ต้องเปิดเผยข้อมูลจัดซื้อต่อสาธารณะ ตรวจสอบโดย สตง.	ตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบภายในและผู้ถือหุ้น
ระยะเวลา	ใช้เวลานาน เพราะต้องตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด	เร็วกว่า เพราะลดขั้นตอนได้ตามความเหมาะสม
สัญญา	ต้องทำสัญญาตามแบบที่กำหนด มีหลักประกันสัญญา	ใช้ PO หรือสัญญาตามที่ตกลงกัน

ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือเอกชน หลักการจัดซื้อที่ดียังคงเหมือนกัน คือ โปร่งใส ตรวจสอบได้ แข่งขันเป็นธรรม และคุ้มค่า

Saeree ERP กับการจัดซื้อจัดจ้าง

Saeree ERP มี โมดูลจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Module) ที่รองรับกระบวนการจัดซื้อครบวงจร ตั้งแต่ขอซื้อจนถึงชำระเงิน:

ฟีเจอร์	รายละเอียด
PR / PO Management	สร้าง PR, แปลง PR เป็น PO ได้โดยอัตโนมัติ รองรับ PR หลายใบรวมเป็น PO ใบเดียว หรือแยก PR ใบเดียวเป็นหลาย PO ตามผู้ขาย
อนุมัติหลายระดับ (Multi-level Approval)	กำหนด Workflow อนุมัติตามวงเงิน ตามแผนก หรือตามประเภทสินค้า รองรับผู้อนุมัติหลายลำดับ
เปรียบเทียบราคา (Quotation Comparison)	รับใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย เปรียบเทียบราคา เงื่อนไข และระยะเวลาส่งมอบในหน้าจอเดียว
3-Way Matching	ตรวจสอบ PO vs GR vs Invoice อัตโนมัติ แจ้งเตือนเมื่อไม่ตรงกัน ป้องกันการจ่ายเงินผิดพลาด
Vendor Management	ฐานข้อมูลผู้ขายครบถ้วน ประวัติการซื้อ ประเมินผลผู้ขาย (Vendor Rating) ติดตามประสิทธิภาพการส่งมอบ
เชื่อมโยงกับโมดูลอื่น	เชื่อมกับ คลังสินค้า (รับเข้าสต็อกอัตโนมัติ), Accounting (บันทึกAccountingอัตโนมัติ), งบประมาณ (ตรวจสอบยอดคงเหลือ)
รายงานจัดซื้อ	รายงานสรุปยอดจัดซื้อ, PO ที่ยังค้าง, สถานะ PR/PO, เปรียบเทียบงบประมาณกับยอดจัดซื้อจริง

ระบบจัดซื้อจัดจ้างที่ดีไม่ใช่แค่เรื่องของการซื้อของถูก — แต่คือการสร้างกระบวนการที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ และลดความเสี่ยงให้กับองค์กร ทุกบาทที่จ่ายออกไปต้องมีหลักฐาน มีเหตุผล และมีคนรับผิดชอบ

- Saeree ERP Team

สรุป — Checklist ระบบจัดซื้อที่ดีต้องมีอะไรบ้าง

ก่อนเลือกระบบจัดซื้อจัดจ้าง หรือก่อนปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อในองค์กร ลองตรวจสอบด้วย Checklist นี้:

1. มีระบบ PR เป็นทางการ — ทุกการขอซื้อต้องเข้าระบบ ไม่รับคำสั่งปากเปล่า
2. มี Approval Workflow — PR/PO ต้องผ่านการอนุมัติตามลำดับขั้นและวงเงิน
3. มีการเปรียบเทียบราคา — ต้องขอใบเสนอราคาอย่างน้อย 3 รายก่อนตัดสินใจ (ตามความเหมาะสม)
4. มี PO ทุกครั้งที่สั่งซื้อ — ไม่ซื้อโดยไม่มี PO ห้ามซื้อก่อนออก PO ทีหลัง
5. มี 3-Way Matching ก่อนจ่ายเงิน — PO = GR = Invoice ถ้าไม่ตรง ต้องตรวจสอบก่อน
6. มีฐานข้อมูล Vendor — ประวัติผู้ขาย ประเมินผล ติดตามประสิทธิภาพ
7. มีรายงานสรุปให้ผู้บริหาร — ยอดจัดซื้อรายเดือน สัดส่วนตามหมวด เปรียบเทียบกับงบประมาณ
8. เชื่อมโยงกับระบบAccountingและคลังสินค้า — ข้อมูลไหลต่อเนื่องไม่ต้อง key ซ้ำ ลดข้อผิดพลาด

หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหาเรื่องจัดซื้อจัดจ้าง ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการที่ไม่มีระบบ ตรวจสอบไม่ได้ หรือต้องการเพิ่มความโปร่งใส สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความต้องการขององค์กร