- 20
- February
หลายองค์กรเจอปัญหาเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าเรื่องครุภัณฑ์ — ทะเบียนไม่ครบ ไม่รู้ว่าของอยู่ที่ไหน ค่าเสื่อมราคาคำนวณผิด ตัวเลขในระบบไม่ตรงกับAccounting และพอถึงสิ้นปีต้องนับครุภัณฑ์ก็พบว่าจำนวนไม่ตรงกับทะเบียน บทความนี้จะอธิบายว่าระบบครุภัณฑ์ (Fixed Assets) ใน ERP ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร ตั้งแต่การขึ้นทะเบียน การคำนวณค่าเสื่อมราคา ไปจนถึงการจำหน่ายและตัดAccounting
ระบบครุภัณฑ์คืออะไร
ระบบครุภัณฑ์ หรือ Fixed Assets (FA) คือ ระบบบริหารสินทรัพย์ถาวรขององค์กร ที่ครอบคลุมตั้งแต่การขึ้นทะเบียนสินทรัพย์ การคำนวณค่าเสื่อมราคา การโอนย้ายระหว่างหน่วยงาน การจำหน่ายหรือตัดAccounting ไปจนถึงการตรวจนับประจำปี
สินทรัพย์ถาวร คือทรัพย์สินที่องค์กรถือครองเพื่อใช้งานในการดำเนินงาน มีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี เช่น อาคาร เครื่องจักร ยานพาหนะ คอมพิวเตอร์ เฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น ระบบ FA ใน ERP จะช่วยจัดการสินทรัพย์เหล่านี้อย่างเป็นระบบ เชื่อมต่อกับระบบAccounting (GL) ระบบจัดซื้อ (PO) และระบบInventory (IM) โดยอัตโนมัติ
FA-01: ทะเบียนครุภัณฑ์
ทะเบียนครุภัณฑ์คือหัวใจของระบบ FA ทำหน้าที่ บันทึกข้อมูลสินทรัพย์ทุกรายการ อย่างครบถ้วน เปรียบเสมือน "บัตรประชาชน" ของสินทรัพย์แต่ละชิ้น ข้อมูลที่บันทึกในทะเบียนครุภัณฑ์ประกอบด้วย:
- รหัสครุภัณฑ์ — รหัสเฉพาะที่ไม่ซ้ำกัน ใช้อ้างอิงตลอดอายุการใช้งาน
- ชื่อและรายละเอียด — ชื่อสินทรัพย์ ยี่ห้อ รุ่น หมายเลขเครื่อง (Serial Number)
- ประเภทครุภัณฑ์ — จัดกลุ่มตามประเภท เช่น ครุภัณฑ์สำนักงาน ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ ยานพาหนะ
- วันที่ได้มา — วันที่จัดซื้อหรือรับโอน
- ราคาทุน — มูลค่าที่ได้มา รวมค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง และค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้อง
- อายุการใช้งาน — กำหนดเป็นปี ใช้สำหรับคำนวณค่าเสื่อมราคา
- มูลค่าซาก (Salvage Value) — มูลค่าที่คาดว่าจะเหลือเมื่อหมดอายุการใช้งาน
- สถานที่ตั้ง — อาคาร ชั้น ห้อง ที่สินทรัพย์ตั้งอยู่
- ผู้รับผิดชอบ/หน่วยงาน — สำนักหรือส่วนงานที่ดูแลสินทรัพย์
- แหล่งเงิน — งบลงทุน งบดำเนินงาน หรือแหล่งเงินอื่น
เมื่อองค์กรใช้ระบบ ERP ครบวงจร การขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์สามารถ เชื่อมจากระบบจัดซื้อ (PO) และระบบInventory (IM) อัตโนมัติ — เมื่อสั่งซื้อสินทรัพย์ผ่าน PO และรับของผ่าน IM แล้ว ข้อมูลจะถูกส่งมาสร้างทะเบียนครุภัณฑ์โดยไม่ต้องกรอกซ้ำ ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา
การคำนวณค่าเสื่อมราคา
ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) คือการ ทยอยรับรู้ต้นทุนของสินทรัพย์ถาวรเป็นค่าใช้จ่ายตลอดอายุการใช้งาน ระบบ FA ใน ERP รองรับหลายวิธีคำนวณ:
| วิธีคำนวณ | หลักการ | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| เส้นตรง (Straight-Line) | เฉลี่ยค่าเสื่อมเท่ากันทุกปี | สินทรัพย์ทั่วไป ครุภัณฑ์สำนักงาน |
| ยอดลดลง (Declining Balance) | ปีแรกค่าเสื่อมสูง ปีหลังลดลง | เครื่องจักร รถยนต์ |
| หน่วยผลิต (Units of Production) | คำนวณตามปริมาณการใช้งานจริง | เครื่องจักรที่ใช้ไม่สม่ำเสมอ |
ตัวอย่างการคำนวณค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรง
- ราคาทุน: 100,000 บาท
- อายุการใช้งาน: 5 ปี
- มูลค่าซาก: 1 บาท
- ค่าเสื่อมราคาต่อปี = (100,000 - 1) ÷ 5 = 19,999.80 บาท/ปี
- ค่าเสื่อมราคาต่อเดือน = 19,999.80 ÷ 12 = 1,666.65 บาท/เดือน
ระบบ ERP จะ คำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติทุกเดือน และบันทึกAccounting (Journal Entry) ให้เลย ไม่ต้องคำนวณด้วยมือหรือทำใน Excel อีกต่อไป ลดโอกาสผิดพลาดและประหยัดเวลาฝ่ายAccounting
ประเภทครุภัณฑ์ตามระเบียบราชการ
สำหรับหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ ระบบ FA สามารถรองรับการจัดประเภทครุภัณฑ์ตามระเบียบที่กำหนด:
| ประเภท | ตัวอย่าง | อายุใช้งาน (ปี) |
|---|---|---|
| ครุภัณฑ์สำนักงาน | โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เอกสาร | 10-15 |
| ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ | คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ | 5 |
| ครุภัณฑ์ยานพาหนะ | รถยนต์ รถจักรยานยนต์ | 5-8 |
| ครุภัณฑ์วิทยาศาสตร์ | เครื่องมือวัด กล้องจุลทรรศน์ | 5-10 |
| สิ่งก่อสร้าง | อาคาร ถนน | 20-40 |
ระบบ ERP สามารถกำหนดประเภทครุภัณฑ์ได้ไม่จำกัด พร้อมตั้งค่าอายุการใช้งานเริ่มต้นและวิธีคำนวณค่าเสื่อมราคาสำหรับแต่ละประเภท ทำให้การขึ้นทะเบียนรายการใหม่รวดเร็วและถูกต้อง
รายงานครุภัณฑ์ที่สำคัญ
ระบบ FA ใน ERP สามารถออกรายงานสำคัญที่ฝ่ายAccounting ฝ่ายInventory และผู้บริหารต้องใช้งาน:
| รายงาน | สิ่งที่บอก |
|---|---|
| ทะเบียนครุภัณฑ์ | รายการสินทรัพย์ทั้งหมดขององค์กร พร้อมสถานะปัจจุบัน (ใช้งาน/ชำรุด/จำหน่าย) |
| รายงานค่าเสื่อมราคา | ค่าเสื่อมราคาประจำงวด ค่าเสื่อมราคาสะสม และมูลค่าตามAccountingคงเหลือ |
| รายงานสินทรัพย์ตามหน่วยงาน | ครุภัณฑ์ที่อยู่ในแต่ละสำนัก/ส่วนงาน ใช้ตรวจสอบความรับผิดชอบ |
| รายงานสินทรัพย์ครบอายุ | สินทรัพย์ที่ค่าเสื่อมราคาหมดแล้ว ใช้วางแผนจัดซื้อทดแทน |
| รายงานตรวจนับ | ใบตรวจนับสำหรับการตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี เปรียบเทียบกับทะเบียน |
วงจรชีวิตของครุภัณฑ์
ครุภัณฑ์แต่ละรายการมีวงจรชีวิตตั้งแต่ได้มาจนถึงจำหน่าย ระบบ ERP รองรับทุกขั้นตอน:
วงจรชีวิตครุภัณฑ์ในระบบ ERP
- จัดซื้อ (PO) — สร้างใบสั่งซื้อสินทรัพย์ อนุมัติตามวงเงิน
- รับของ (IM) — ตรวจรับสินทรัพย์ ตรวจสอบสภาพและจำนวน
- ขึ้นทะเบียน (FA-01) — บันทึกข้อมูลในทะเบียนครุภัณฑ์ กำหนดรหัส ประเภท ผู้รับผิดชอบ
- คำนวณค่าเสื่อมราคา (รายเดือน) — ระบบคำนวณและบันทึกAccountingอัตโนมัติทุกสิ้นเดือน
- โอนย้าย/ซ่อมบำรุง — บันทึกการโอนย้ายระหว่างหน่วยงาน หรือส่งซ่อมบำรุง
- จำหน่าย/ตัดAccounting — เมื่อสินทรัพย์ชำรุดเกินซ่อม สูญหาย หรือหมดอายุ ตัดออกจากทะเบียนและบันทึกAccounting
ทุกขั้นตอนในวงจรชีวิตจะถูกบันทึกไว้ในระบบ มี Audit Trail ที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่ ทำให้การตรวจสอบภายในและภายนอกเป็นไปอย่างราบรื่น
ทำไมต้องใช้ ERP แทน Excel
หลายองค์กรยังคงจัดการครุภัณฑ์ด้วย Excel หรือแม้แต่สมุดบันทึก ซึ่งมีข้อจำกัดมากมาย:
| Excel | ERP |
|---|---|
| คำนวณค่าเสื่อมราคาเอง ใส่สูตรเอง | คำนวณอัตโนมัติทุกเดือน ถูกต้องตามหลักAccounting |
| ทะเบียนกระจายหลายไฟล์ หลายแผนก | ทะเบียนรวมศูนย์ ทุกแผนกเห็นข้อมูลเดียวกัน |
| ลงAccountingค่าเสื่อมแยกต่างหาก | ลงAccountingอัตโนมัติพร้อมคำนวณค่าเสื่อม |
| ตรวจนับเทียบกับกระดาษ | ตรวจนับในระบบ เปรียบเทียบกับทะเบียนทันที |
| รายงานต้องทำเอง pivot/สรุป | ดึงรายงานได้ทันทีทุกมิติ |
นอกจากนี้ การใช้ Excel ยังมีความเสี่ยงเรื่อง ข้อมูลสูญหาย ไฟล์เสียหาย เวอร์ชันสับสน และที่สำคัญคือ ไม่มี Audit Trail ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าข้อมูลถูกแก้ไขโดยใคร เมื่อไหร่
ครุภัณฑ์ที่จัดการดี ไม่ใช่แค่รู้ว่ามีอะไร อยู่ที่ไหน — แต่คือการรู้มูลค่าที่แท้จริงของสินทรัพย์องค์กร ณ ทุกจุดเวลา เพื่อวางแผนจัดซื้อและจัดสรรงบประมาณได้อย่างแม่นยำ
- Saeree ERP Team
สรุป
ระบบครุภัณฑ์ (Fixed Assets) ใน ERP ช่วยจัดการสินทรัพย์ถาวรได้ครบวงจร ตั้งแต่ขึ้นทะเบียน คำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติ ติดตามสถานะ โอนย้าย ไปจนถึงจำหน่ายและตัดAccounting โดยเชื่อมต่อกับระบบจัดซื้อ (PO) ระบบInventory (IM) และระบบAccountingแยกประเภท (GL) อย่างไร้รอยต่อ ทำให้ตัวเลขในทะเบียนครุภัณฑ์ตรงกับAccounting ตรวจสอบได้ และออกรายงานได้ทันที
ประโยชน์หลักที่องค์กรจะได้รับ:
- ทะเบียนครุภัณฑ์รวมศูนย์ — ข้อมูลครบถ้วน ค้นหาได้ทันที
- ค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติ — คำนวณถูกต้อง ลงAccountingให้เลย
- เชื่อมต่อ PO, IM, GL — ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ ลดความผิดพลาด
- ตรวจสอบได้ (Audit Trail) — รู้ว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่
- รายงานครบทุกมิติ — ดึงได้ทันที ไม่ต้องทำเอง
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาระบบจัดการครุภัณฑ์ที่ครบวงจร สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร
