- 20
- February
หลายองค์กรประสบปัญหาเรื่องเจ้าหนี้ค้างจ่าย — ไม่รู้ว่าค้างใครบ้าง เป็นยอดเท่าไหร่ ครบกำหนดชำระเมื่อไหร่ บางครั้งจ่ายซ้ำ จ่ายเกิน หรือจ่ายช้าจนเสียเครดิตกับผู้ขาย ที่แย่กว่านั้นคือ ข้อมูลเจ้าหนี้ไม่ตรงกับAccounting ทำให้ปิดงบล่าช้าและตัวเลขทางการเงินเชื่อถือไม่ได้ บทความนี้จะอธิบายว่าระบบเจ้าหนี้ (Accounts Payable) ใน ERP ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร
ระบบเจ้าหนี้คืออะไร
ระบบเจ้าหนี้ หรือ Accounts Payable (AP) คือระบบจัดการหนี้สินที่องค์กรมีต่อผู้ขาย ผู้รับจ้าง หรือเจ้าหนี้การค้าทุกราย ครอบคลุมตั้งแต่การ ตั้งหนี้ เมื่อได้รับสินค้าหรือServices ไปจนถึงการ จ่ายเงิน เพื่อชำระหนี้นั้น
ในระบบ ERP โมดูล AP ไม่ได้ทำงานโดดเดี่ยว แต่เชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อ (PO) ระบบInventory (IM) ระบบงบประมาณ (BG) ระบบการเงิน (FI) และระบบAccountingแยกประเภท (GL) อย่างเป็นระบบ ทำให้ข้อมูลไหลต่อเนื่องตั้งแต่สั่งซื้อจนจ่ายเงินโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
ฟังก์ชันหลักในระบบเจ้าหนี้
ระบบเจ้าหนี้ใน ERP ประกอบด้วยฟังก์ชันหลัก 8 รายการ ครอบคลุมทุกรูปแบบของการตั้งหนี้และการจ่ายเงิน:
| รหัส | ฟังก์ชัน | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| AP-01 | ตั้งหนี้ | บันทึกหนี้จากใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ เชื่อมจาก PO อัตโนมัติ |
| AP-02 | หักล้างหนี้ | หักเงินมัดจำ/เงินประกันผลงาน ออกจากยอดหนี้ |
| AP-03 | ลดหนี้ | ลดยอดหนี้กรณีส่งของไม่ครบ/คืนของ/ส่วนลด |
| AP-04 | ตั้งหนี้เงินยืม | บันทึกเงินยืมราชการ/เงินยืมทดรอง |
| AP-05 | ใบสำคัญตั้งเบิก | สำหรับการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ |
| AP-06 | ตั้งหนี้อื่นๆ | หนี้นอกระบบจัดซื้อ เช่น ค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า |
| AP-07 | ตั้งหนี้ค้างจ่าย | บันทึกหนี้ข้ามงวด (Accrued Expenses) เพื่อให้งบการเงินถูกต้องตามงวด |
| CP-01 | ออกเช็ค | จัดทำเช็คจ่ายเจ้าหนี้ พิมพ์เช็คจากระบบ |
Flow การทำงานของระบบเจ้าหนี้
กระบวนการทำงานของระบบเจ้าหนี้ใน ERP เริ่มตั้งแต่รับของจนถึงจ่ายเงิน มีขั้นตอนดังนี้:
- รับของ (IM-01) — Inventoryตรวจรับสินค้าตาม PO บันทึกเข้าคลัง
- ตั้งหนี้ (AP-01) — ระบบดึงข้อมูลจาก PO และใบรับของมาสร้างเอกสารตั้งหนี้อัตโนมัติ ยอดหนี้ถูกบันทึกในAccountingเจ้าหนี้ทันที
- หักล้าง/ลดหนี้ (AP-02, AP-03) — หักเงินมัดจำ เงินประกันผลงาน หรือลดยอดหนี้กรณีส่งของไม่ครบ/คืนของ
- ตรวจสอบและอนุมัติ — ฝ่ายAccountingตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่ายเงิน
- ขอเบิกจ่าย (FI-03) — สร้างใบขอเบิกจ่ายเงิน อ้างอิงจากหนี้ที่ผ่านการอนุมัติ
- จ่ายเงิน/ออกเช็ค (CP-01) — ระบบจัดทำเช็คหรือโอนเงิน พร้อมหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ บันทึกAccountingจ่ายเงินทันที
สรุป Flow:
รับของ (IM-01) → ตั้งหนี้ (AP-01) → หักล้าง/ลดหนี้ (AP-02, AP-03) → ตรวจสอบ → ขอเบิกจ่าย (FI-03) → จ่ายเงิน/ออกเช็ค (CP-01)
การเชื่อมโยงกับระบบอื่นใน ERP
จุดแข็งของระบบเจ้าหนี้ใน ERP คือการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ทำให้ข้อมูลไหลอัตโนมัติ ลดการคีย์ซ้ำ และป้องกันข้อมูลขัดแย้ง:
| ระบบต้นทาง | เอกสาร | เชื่อมไปที่ AP |
|---|---|---|
| จัดซื้อ (PO) | ใบสั่งซื้อ | อ้างอิง PO เมื่อตั้งหนี้ — ดึงรายการสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระ |
| Inventory (IM) | ใบรับของ | ยืนยันรับของก่อนตั้งหนี้ — ป้องกันตั้งหนี้โดยไม่มีของจริง |
| งบประมาณ (BG) | แผนงบ | ตัดยอดจาก "ผูกพัน" → "ค้างจ่าย" อัตโนมัติเมื่อตั้งหนี้ |
| การเงิน (FI) | ขอเบิก/จ่ายเงิน | จ่ายเงินตามหนี้ที่ตั้งไว้ หัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ |
| Accounting (GL) | ใบสำคัญ | ลงAccountingอัตโนมัติ — Dr. ค่าใช้จ่าย/สินทรัพย์, Cr. เจ้าหนี้ |
ตัวอย่างสถานการณ์จริง
สมมติองค์กรสั่งซื้อคอมพิวเตอร์ 10 เครื่อง เครื่องละ 30,000 บาท รวม 300,000 บาท มาดูว่าแต่ละขั้นตอนในระบบ AP ทำงานอย่างไร:
ตัวอย่าง: สั่งซื้อคอมพิวเตอร์ 10 เครื่อง x 30,000 บาท = 300,000 บาท
| ขั้นตอน | รายละเอียด | สถานะงบประมาณ |
|---|---|---|
| PO-01 สั่งซื้อ | สั่งซื้อ 300,000 บาท | งบย้ายไป "ผูกพัน" |
| IM-01 รับของ | รับคอมพิวเตอร์ 10 เครื่อง ตรวจสอบครบ | - |
| AP-01 ตั้งหนี้ | ตั้งหนี้ 300,000 บาท | งบย้ายไป "ค้างจ่าย" |
| AP-02 หักล้างหนี้ | หักเงินมัดจำ 30,000 บาท | ค้างจ่าย = 270,000 |
| FI-03 ขอเบิกจ่าย | ขอเบิกจ่าย 270,000 บาท | - |
| FI-05 หัก ณ ที่จ่าย | หัก 1% = 3,000 บาท | - |
| CP-01 ออกเช็ค | ออกเช็ค 267,000 บาท | หนี้ปิดสมบูรณ์ |
จะเห็นว่าทุกขั้นตอนเชื่อมโยงกัน — ตั้งแต่สั่งซื้อ (PO) รับของ (IM) ตั้งหนี้ (AP) หักล้าง (AP) จนจ่ายเงิน (CP) โดยระบบบันทึกAccountingอัตโนมัติในทุกขั้นตอน ไม่ต้องทำ JV เพิ่ม
ทำไมต้องจัดการเจ้าหนี้ใน ERP
การจัดการเจ้าหนี้ใน ERP แตกต่างจากการทำด้วย Excel หรือบันทึกมือ อย่างชัดเจนใน 5 ด้าน:
- ตั้งหนี้อัตโนมัติจาก PO — เมื่อรับของครบตาม PO ระบบสร้างเอกสารตั้งหนี้ให้อัตโนมัติ ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิด
- ตรวจสอบยอดค้างจ่ายได้ทันที — ดูรายงานได้ทุกเวลาว่าค้างจ่ายใครบ้าง เท่าไหร่ ครบกำหนดเมื่อไหร่ ไม่พลาดกำหนดชำระจนเสียเครดิต
- ระบบป้องกันจ่ายซ้ำ — เช็ค reference ทุกครั้ง ถ้าหนี้ตัวนี้จ่ายแล้ว ระบบจะไม่อนุญาตให้จ่ายซ้ำ ป้องกันความเสียหายทางการเงิน
- Accountingลงอัตโนมัติ — ทุกรายการตั้งหนี้ หักล้าง ลดหนี้ จ่ายเงิน ระบบลงAccountingให้ทันทีโดยไม่ต้องทำ Journal Voucher เพิ่ม
- รายงานอายุหนี้ (Aging) — เห็นภาพรวมว่าหนี้แต่ละรายค้างกี่วัน แบ่งเป็นช่วง 0-30, 31-60, 61-90, มากกว่า 90 วัน ช่วยวางแผนการจ่ายเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เจ้าหนี้ที่จัดการไม่ดี ไม่ได้แค่ทำให้เสียเครดิต — แต่ทำให้ตัวเลขทางAccountingผิดเพี้ยน งบประมาณคลาดเคลื่อน และผู้บริหารตัดสินใจบนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- Saeree ERP Team
สรุป
ระบบเจ้าหนี้ (Accounts Payable) ใน ERP จัดการหนี้ครบวงจร 8 ฟังก์ชัน ตั้งแต่ตั้งหนี้ (AP-01) หักล้าง (AP-02) ลดหนี้ (AP-03) ตั้งหนี้เงินยืม (AP-04) ใบสำคัญตั้งเบิก (AP-05) ตั้งหนี้อื่นๆ (AP-06) ตั้งหนี้ค้างจ่าย (AP-07) จนถึงออกเช็ค (CP-01) ทุกขั้นตอนเชื่อมต่อกับระบบ PO, IM, BG, FI และ GL อัตโนมัติ ป้องกันจ่ายซ้ำ จ่ายเกิน และAccountingลงให้ทันทีโดยไม่ต้องทำ JV เพิ่ม
หากองค์กรของคุณกำลังประสบปัญหาเรื่องเจ้าหนี้ค้างจ่าย ข้อมูลไม่ตรงกับAccounting หรือต้องการระบบที่จัดการตั้งหนี้ถึงจ่ายเงินอย่างเป็นระบบ สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อประเมินความพร้อมขององค์กร
