ตรวจสอบพัสดุประจำปีงบประมาณ 2569: แต่งตั้งใคร ตรวจอะไร รายงานภายใน 30 วันทำการ และข้อตรวจพบที่ สตง. เจอบ่อย — ครุภัณฑ์ฉบับภาครัฐ EP.5

วันที่ 12 ตุลาคม 2569 คือวันทำการที่ 8 ของปีงบประมาณ 2570 และเป็นช่วงที่ผู้รับผิดชอบตรวจสอบพัสดุประจำปีของทุกหน่วยงานรัฐกำลังเดินตรวจนับของจริงเทียบกับทะเบียน เพราะระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2560 ข้อ 213 กำหนดให้เริ่มตรวจในวันเปิดทำการวันแรกของปีงบประมาณ และต้องส่งรายงานภายใน 30 วันทำการนับแต่วันเริ่มตรวจ บทความนี้เป็นตอนที่ 5 ของชุดครุภัณฑ์ฉบับภาครัฐ ต่อจากวงจรชีวิตครุภัณฑ์ตั้งแต่จัดหาถึงจำหน่าย โดยเจาะเฉพาะงานตรวจสอบพัสดุประจำปี ตั้งแต่คำสั่งแต่งตั้ง สิ่งที่ต้องตรวจ รายงานที่ต้องส่ง สิ่งที่ต้องทำเมื่อพบของชำรุดหรือสูญหาย จนถึงการจำหน่ายและลงจ่ายออกจากบัญชี ปิดท้ายด้วยข้อตรวจพบที่สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) รายงานจริงเมื่อปีที่แล้ว

1. ปฏิทินงานตรวจสอบพัสดุประจำปี นับจากวันนี้ไปถึงวันลงจ่ายออกจากบัญชี

งานนี้มีเส้นเวลา 5 เส้นที่ระเบียบกำหนดไว้ชัด สองเส้นแรกผ่านไปแล้วหรือกำลังเดินอยู่ ส่วนที่เหลือจะมาถึงภายในปลายปีนี้ ตารางด้านล่างคิดจากวันเปิดทำการวันแรกของปีงบประมาณ 2570 คือวันพฤหัสบดีที่ 1 ตุลาคม 2569

ที่มา: ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2560 ข้อ 213, 214, 215, 218 · วันที่ 13 พฤศจิกายนเป็นการนับโดยรวมวันเริ่มตรวจเป็นวันที่ 1 และหักวันหยุดราชการ 13 ตุลาคม (วันนวมินทรมหาราช) กับ 23 ตุลาคม (วันปิยมหาราช) หน่วยงานที่เริ่มตรวจวันอื่นหรือมีวันหยุดเพิ่มให้นับใหม่ตามปฏิทินของตัวเอง

2. ผู้รับผิดชอบตรวจสอบต้องไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุที่ดูแลของชิ้นนั้นเอง

ข้อ 213 ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐหรือหัวหน้าหน่วยพัสดุแต่งตั้ง "ผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบพัสดุ ซึ่งมิใช่เป็นเจ้าหน้าที่ตามข้อ 205" คำว่าเจ้าหน้าที่ในที่นี้หมายถึงผู้ที่ทำหน้าที่เก็บรักษา บันทึก และเบิกจ่ายพัสดุนั้น หลักคือคนตรวจต้องไม่ใช่คนถือของ เป็นหลักการแบ่งแยกหน้าที่ (segregation of duties) ที่ผู้ตรวจสอบภายในและ สตง. ดูเป็นอย่างแรก คู่มือของหลายหน่วยงานจึงระบุตรงกันว่าห้ามแต่งตั้งเจ้าหน้าที่พัสดุเป็นผู้ตรวจ และบางหน่วยงานมอบอำนาจการแต่งตั้งลงไปถึงผู้อำนวยการสำนักหรือกอง เพื่อให้แต่งตั้งได้ทันเดือนกันยายน

ระเบียบไม่ได้บังคับจำนวนคนหรือรูปแบบคณะกรรมการสำหรับขั้นตรวจสอบประจำปี จะเป็นบุคคลคนเดียวหรือเป็นคณะก็ได้ ต่างจากขั้นสอบหาข้อเท็จจริงในข้อ 214 ที่แนวปฏิบัติทั่วไปตั้งเป็นคณะ ประธาน 1 คนและกรรมการอย่างน้อย 2 คน สิ่งที่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องทำก่อนวันที่ 1 ตุลาคมคือเตรียมเอกสารให้ผู้ตรวจ ได้แก่ บัญชีวัสดุ ทะเบียนคุมทรัพย์สิน หลักฐานการรับ เช่น ใบส่งของและใบตรวจรับ หลักฐานการจ่าย เช่น ใบเบิกและใบยืม รายงานอาคารและสิ่งปลูกสร้าง และเอกสารแสดงที่มาของครุภัณฑ์ เช่น สำเนาสัญญาหรือหลักฐานการรับบริจาค

3. ตรวจ 4 เรื่อง ไม่ใช่แค่นับของ

คำว่า "ตรวจนับ" ทำให้หลายหน่วยงานเข้าใจว่างานนี้คือเดินสแกนป้ายครุภัณฑ์ให้ครบ แต่ข้อ 213 กำหนดสองส่วน คือตรวจสอบการรับจ่ายพัสดุในงวด 1 ปีที่ผ่านมา และตรวจนับพัสดุประเภทที่คงเหลืออยู่เพียงวันสิ้นงวด คู่มือของกรมส่งเสริมการเกษตรแยกออกเป็น 4 เรื่องที่ใช้เป็นแบบได้

ที่มา: ระเบียบฯ ข้อ 213 และคู่มือการตรวจสอบพัสดุประจำปีและการจำหน่ายพัสดุ กรมส่งเสริมการเกษตร (กุมภาพันธ์ 2565) · คอลัมน์ "จุดที่พลาดบ่อย" มาจากงานวางระบบครุภัณฑ์ให้หน่วยงานรัฐของทีมเรา

เรื่องที่ 4 คือเรื่องที่ทำให้งานนี้ต่างจากการนับสต็อก ผู้ตรวจต้องระบุสภาพและเหตุของแต่ละรายการที่มีปัญหา เพราะรายงานส่วนนี้คือต้นทางของขั้นสอบหาข้อเท็จจริงและการจำหน่ายทั้งหมด รายการที่เขียนแค่ "ชำรุด" โดยไม่บอกว่าชำรุดจากการใช้งานตามปกติหรือจากเหตุอื่น จะทำให้หัวหน้าหน่วยงานตัดสินใจไม่ได้ว่าสั่งจำหน่ายได้เลยหรือต้องตั้งกรรมการสอบก่อน อ่านเกณฑ์การจัดหมวดและคำศัพท์ที่ใช้ในทะเบียนได้ที่คำศัพท์ครุภัณฑ์ที่ต้องรู้ และเรื่องค่าเสื่อมราคาที่ต้องตรงกับมูลค่าในทะเบียนที่ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ฉบับภาครัฐ

4. รายงานผลส่งใคร แนบอะไร และสำเนาไหนต้องถึง สตง.

เมื่อตรวจเสร็จ ผู้รับผิดชอบทำรายงานเสนอผู้แต่งตั้งภายใน 30 วันทำการ และข้อ 213 กำหนดให้ส่งสำเนารายงานให้ สตง. 1 ชุด หน่วยงานในสังกัดกรมหรือกระทรวงมักต้องส่งสำเนาให้ต้นสังกัดอีก 1 ชุดตามหนังสือเวียนภายใน ตารางนี้สรุปจากคู่มือของหน่วยงานที่เผยแพร่ ซึ่งแบบฟอร์มอาจต่างกันไปตามหน่วยงาน แต่โครงเหมือนกัน

ที่มา: ระเบียบฯ ข้อ 213 และคู่มือกรมส่งเสริมการเกษตร (2565) · ชื่อแบบฟอร์มเป็นของหน่วยงานตัวอย่าง

5. เมื่อพบของชำรุด เสื่อมสภาพ สูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ ต้องแยกให้ออกว่ากรณีไหนตั้งกรรมการ

ข้อ 214 กำหนดว่าเมื่อผู้แต่งตั้งได้รับรายงานแล้วพบว่ามีพัสดุชำรุด เสื่อมสภาพ สูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ในหน่วยงานต่อไป ให้แต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริงขึ้นคณะหนึ่ง เว้นแต่กรณีที่เห็นได้อย่างชัดเจนว่าเป็นการเสื่อมสภาพเนื่องมาจากการใช้งานตามปกติ หรือสูญไปตามธรรมชาติ ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาสั่งการให้ดำเนินการจำหน่ายต่อไปได้เลย นี่คือเหตุผลที่รายงานในหัวข้อที่ 3 ต้องระบุเหตุของความชำรุด

แนวปฏิบัติเรื่องประเมินราคาที่คู่มือหลายหน่วยงานใช้ตรงกันคือ ให้คณะกรรมการติดต่อผู้มีอาชีพรับซื้อของเก่า 2 ถึง 3 ราย ขอใบเสนอราคาที่ระบุชื่อที่อยู่และแนบสำเนาบัตรประชาชนหรือใบประกอบการ แล้วพิจารณาราคาที่ได้อีกครั้งเทียบกับราคาซื้อขายในท้องตลาด ลักษณะ ประเภท อายุการใช้งาน และสภาพของพัสดุ เพื่อเสนอเป็นราคาขั้นต่ำสำหรับขายทอดตลาด ขั้นนี้ใช้เวลามากกว่าที่คิดเสมอ โดยเฉพาะรายการที่ไม่มีราคาซื้อในทะเบียน เพราะรับบริจาคหรือโอนมา

พัสดุที่ชำรุดหรือสูญไประหว่างปี ก่อนถึงรอบตรวจสอบประจำปี ไม่ต้องรอถึงเดือนตุลาคม ข้อ 219 ให้ดำเนินการตามกฎหมายความรับผิดทางละเมิดก่อน แล้วทำตามข้อ 215 ถึง 218 โดยอนุโลมได้ทันที

6. จำหน่าย 4 วิธี เส้นเงิน 500,000 กับ 1,000,000 บาท และการแจ้ง สตง. รอบสอง

ข้อ 215 กำหนดว่าพัสดุที่หมดความจำเป็นหรือใช้ต่อแล้วสิ้นเปลือง ให้เจ้าหน้าที่เสนอรายงานต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อสั่งให้ดำเนินการวิธีใดวิธีหนึ่ง และโดยปกติให้แล้วเสร็จภายใน 60 วันนับถัดจากวันสั่งการ

ที่มา: ระเบียบฯ ข้อ 215, 216, 217 · กรมบัญชีกลางออกแนวทางปฏิบัติการจำหน่ายโดยวิธีขายทอดตลาดตามข้อ 215 วรรคหนึ่ง (1) เพิ่มเติม ตามหนังสือ กค (กวจ) 0405.4/ว 187 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2569 หน่วยงานที่จะขายทอดตลาดรอบนี้ควรอ่านฉบับนั้นประกอบ

สองข้อที่ตามหลังการจำหน่ายและมักหลุด ข้อ 216 เงินที่ได้จากการจำหน่ายให้ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยวิธีการงบประมาณหรือกฎหมายการเงินของหน่วยงานนั้น ไม่ใช่เงินที่หน่วยพัสดุเก็บไว้ใช้เอง และข้อ 218 เมื่อจำหน่ายหรือจำหน่ายเป็นสูญแล้ว เจ้าหน้าที่ต้องลงจ่ายพัสดุออกจากบัญชีหรือทะเบียนทันที แล้วแจ้ง สตง. ภายใน 30 วันนับแต่วันลงจ่าย เป็นการแจ้ง สตง. รอบที่สองของวงจรนี้ ส่วนพัสดุที่ต้องจดทะเบียนตามกฎหมาย เช่น รถยนต์ ต้องแจ้งนายทะเบียนภายในเวลาที่กฎหมายนั้นกำหนดด้วย

7. ข้อตรวจพบที่ สตง. รายงานจริง และวิธีกันไว้ก่อนรอบนี้

ตัวอย่างที่เป็นสาธารณะคือผลการตรวจสอบการใช้จ่ายของสำนักงาน ป.ป.ช. ปีงบประมาณ 2566 ซึ่ง สตง. แจ้งผลและสำนักงาน ป.ป.ช. ชี้แจงต่อสาธารณะเมื่อ 29 มีนาคม 2568 สตง. พบข้อบกพร่องด้านการตรวจสอบพัสดุใน 16 หน่วยงานในสังกัด แบ่งเป็น 8 หน่วยงานแต่งตั้งผู้รับผิดชอบตรวจสอบพัสดุเกินกำหนดระยะเวลา และ 8 หน่วยงานรายงานผลการตรวจสอบเกินกำหนด 30 วันทำการ นอกจากนี้ยังพบว่าทะเบียนคุมทรัพย์สินบันทึกครุภัณฑ์ไม่ครบถ้วน เพราะยังนำข้อมูลครุภัณฑ์ที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ 2562 เข้าระบบบริหารจัดการทรัพย์สินไม่ครบ ทำให้ข้อมูลในรายงานการเงินไม่สมบูรณ์ หน่วยงานระดับองค์กรอิสระที่มีผู้ตรวจสอบภายในเต็มรูปยังพลาดสองเรื่องพื้นฐานนี้ได้ จึงไม่ใช่เรื่องของความตั้งใจ แต่เป็นเรื่องของระบบติดตาม

8. สำหรับหน่วยงานที่เลือกระบบเองได้ ระบบต้องทำอะไรให้งานนี้เป็นรายงาน ไม่ใช่โครงการ

องค์การมหาชน รัฐวิสาหกิจ มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ และหน่วยงานที่มีระเบียบการเงินของตัวเอง เลือกระบบทะเบียนทรัพย์สินได้เอง แต่ยังต้องส่งรายงานตามข้อ 213 และแจ้ง สตง. ตามข้อ 218 เหมือนกัน สิ่งที่เราเห็นจากงานวางระบบคือ หน่วยงานที่ทะเบียนคุมทรัพย์สินกับบัญชีเป็นฐานข้อมูลคนละชุด จะใช้เวลาเดือนตุลาคมไปกับการกระทบยอดสองฐานก่อนจะได้เริ่มตรวจนับจริง เกณฑ์ที่ควรใช้ดูระบบจึงมีไม่กี่ข้อ

• ทะเบียนคุมทรัพย์สินและบัญชีใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ราคาซื้อหรือได้มา วันที่ได้มา ค่าเสื่อมสะสม และมูลค่าตามบัญชีต้องมาจากรายการเดียว เพราะเส้น 500,000 และ 1,000,000 บาทในข้อ 215 และ 217 คิดจากราคาซื้อหรือได้มารวมกัน
• ทุกชิ้นมีสถานที่ ผู้รับผิดชอบ และประวัติการโอนย้าย ผู้ตรวจจะได้เดินตามรายการ ไม่ใช่เดินหาของ
• สถานะรายชิ้นตามวงจรของระเบียบ ใช้งาน รอสอบหาข้อเท็จจริง รอจำหน่าย จำหน่ายแล้ว ลงจ่ายแล้ว เพื่อให้เห็นว่ารายการไหนค้างอยู่ขั้นไหน
• ตรวจนับด้วยการสแกนจากมือถือแล้วเทียบกับทะเบียนทันที ผลออกเป็น พบ ไม่พบ หรือพบผิดที่ โดยไม่ต้องกรอกซ้ำ
• มีบันทึกว่าใครแก้อะไรเมื่อไร (audit log) เพราะคำถามของ สตง. ส่วนใหญ่คือ "ทำไมตัวเลขนี้เปลี่ยน"

Saeree ERP มีโมดูลครุภัณฑ์ที่ออกแบบตามวงจรนี้ ขึ้นทะเบียนพร้อมรหัสครุภัณฑ์ คำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติตามหมวด ตรวจนับด้วย Barcode หรือ QR Code จากมือถือแล้วเทียบกับทะเบียนทันที แจ้งเตือนครุภัณฑ์ที่ครบกำหนดจำหน่าย มีทะเบียนออนไลน์และแดชบอร์ดให้ผู้บริหารเห็นภาพรวม มี audit log และเชื่อมกับบัญชี พัสดุ และงบประมาณในฐานข้อมูลเดียวกัน หน่วยงานรัฐที่ใช้งานอยู่และสิ่งที่ระบบรองรับดูได้ที่Saeree ERP สำหรับหน่วยงานภาครัฐ ส่วนภาพรวมของระบบทะเบียนครุภัณฑ์ดิจิทัลอ่านต่อได้ที่EP.4

สิ่งที่ระบบทำแทนไม่ได้คือการตัดสินใจตามข้อ 214 และ 215 ซึ่งเป็นอำนาจของหัวหน้าหน่วยงานและคณะกรรมการ ระบบทำได้แค่ให้ข้อมูลที่ถูกต้องเร็วพอให้ตัดสินใจทันเส้นเวลา และเก็บหลักฐานว่าตัดสินใจไปเมื่อใดบนข้อมูลชุดไหน

สรุป

• ตรวจสอบพัสดุประจำปีมีเส้นเวลา 5 เส้นตามข้อ 213 ถึง 218 แต่งตั้งก่อนสิ้นกันยายน เริ่มตรวจ 1 ตุลาคม รายงานภายใน 30 วันทำการ จำหน่ายโดยปกติภายใน 60 วัน และแจ้ง สตง. ภายใน 30 วันหลังลงจ่าย ปีงบประมาณ 2570 เส้นรายงานตกราววันที่ 13 พฤศจิกายน 2569 สำหรับหน่วยงานที่เริ่ม 1 ตุลาคม
• ผู้ตรวจต้องไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุที่ดูแลของนั้น และต้องตรวจ 4 เรื่อง คือการรับจ่ายทั้งปี วัสดุคงเหลือ ครุภัณฑ์และอาคาร และสภาพพร้อมเหตุ
• รายงานส่งหัวหน้าหน่วยงาน และต้องส่งสำเนาถึง สตง. 1 ชุดตามระเบียบ ไม่ต้องรอให้ขอ
• พบชำรุดหรือสูญหาย ให้แยกก่อนว่าเป็นการเสื่อมสภาพตามปกติที่สั่งจำหน่ายได้เลย หรือต้องตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง สูญหายที่ไม่มีผู้รับผิดจำหน่ายเป็นสูญได้ถึง 1,000,000 บาทโดยหัวหน้าหน่วยงาน
• ขายต้องทอดตลาดก่อน ยกเว้นราคาซื้อรวมไม่เกิน 500,000 บาท และมีแนวทางใหม่ของกรมบัญชีกลางตามหนังสือ ว 187 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2569
• ข้อตรวจพบของ สตง. ที่เป็นสาธารณะล่าสุดคือแต่งตั้งช้า รายงานช้า และทะเบียนไม่ครบ ทั้งสามเรื่องแก้ได้ด้วยปฏิทินและทะเบียนที่เป็นฐานเดียวกับบัญชี

ตรวจสอบพัสดุประจำปีไม่ใช่งานนับของ แต่คือการพิสูจน์ว่าทะเบียน บัญชี และของจริง เป็นเรื่องเดียวกัน ถ้าสามอย่างนี้อยู่คนละที่ เดือนตุลาคมจะหมดไปกับการกระทบยอดก่อนได้เริ่มตรวจ

- สุรีระยา ลิ้มไพบูลย์, Saeree ERP

แหล่งอ้างอิง

• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หมวด 9 การบริหารพัสดุ ข้อ 213–219 (ระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ กรมบัญชีกลาง)
• คู่มือการตรวจสอบพัสดุประจำปีและการจำหน่ายพัสดุ กองคลัง กรมส่งเสริมการเกษตร (กุมภาพันธ์ 2565)
• การจำหน่ายพัสดุโดยวิธีขายทอดตลาด — องค์ความรู้ ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ 3 (สิงหาคม 2563) อ้างข้อ 215–219 ตามระเบียบฯ
• กรมบัญชีกลาง — แนวทางปฏิบัติการดำเนินการจำหน่ายพัสดุโดยวิธีการขายทอดตลาด ตามข้อ 215 วรรคหนึ่ง (1) หนังสือ กค (กวจ) 0405.4/ว 187 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2569 (เผยแพร่โดยกองบริหารการคลัง กระทรวงพาณิชย์)
• ไทยโพสต์ — ป.ป.ช. แจงปม สตง. แจ้งผลสอบการใช้จ่ายของสำนักงาน ป.ป.ช. ปี 66 พบ 16 หน่วยงานบกพร่อง (29 มีนาคม 2568)
• Flow Chart การตรวจสอบพัสดุประจำปี (ข้อ 213–214) กลุ่มตรวจสอบภายใน กรมอนามัย
• สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)