ทำไม AI ในออฟฟิศถึงสำคัญขึ้นทุกวัน?

ก่อนจะเข้าเรื่องเปรียบเทียบ มาทำความเข้าใจก่อนว่าทำไม AI Assistant ในเครื่องมือออฟฟิศถึงกลายเป็น สิ่งที่องค์กรหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในปี 2569:

• ประหยัดเวลา: งานที่เคยใช้เวลา 2 ชั่วโมง เช่น สรุปรายงาน 50 หน้า หรือสร้างสไลด์นำเสนอ ใช้ AI ช่วยเหลือเพียง 10-15 นาที
• ลดงานซ้ำซาก: ร่างอีเมลตอบกลับ จัดรูปแบบเอกสาร สร้างสูตร Excel — AI ทำแทนได้หมด
• ยกระดับคุณภาพงาน: ช่วยตรวจทาน แก้ไขภาษา วิเคราะห์ข้อมูล และเสนอ Insight ที่คนอาจมองข้าม
• แข่งขันได้: องค์กรที่ใช้ AI ทำงานได้เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าองค์กรที่ยังทำงานแบบเดิม

ปัจจุบันมีสองผู้เล่นหลักในตลาด AI สำหรับงานออฟฟิศ คือ Microsoft Copilot (สำหรับ Microsoft 365) และ Google Gemini for Workspace (สำหรับ Google Workspace) มาดูรายละเอียดกัน

Microsoft Copilot คืออะไร?

Microsoft 365 Copilot คือ AI Assistant ที่ Microsoft ฝังเข้าไปในชุดโปรแกรม Microsoft 365 ทั้งหมด โดยใช้ GPT-4 จาก OpenAI เป็น Engine หลัก ผสานกับข้อมูลขององค์กรผ่าน Microsoft Graph ทำให้ AI เข้าใจบริบทการทำงานของผู้ใช้แต่ละคน

ความสามารถใน Microsoft 365 แต่ละแอป

Word (เอกสาร):

• สร้างเอกสารจาก Prompt เช่น "เขียนรายงานสรุปผลการดำเนินงานไตรมาส 3"
• สรุปเอกสารยาวๆ ให้เหลือ 1 หน้า
• แก้ไขโทนภาษา — เปลี่ยนจากภาษาทางการเป็นภาษาเข้าใจง่าย
• เขียนต่อจากเนื้อหาที่มีอยู่ หรือเสนอ Outline

Excel (สเปรดชีต):

• สร้างสูตรจากภาษาพูด เช่น "หาค่าเฉลี่ยยอดขายรายเดือน"
• วิเคราะห์ข้อมูลและสร้างกราฟอัตโนมัติ
• ระบุ Trend, Outlier และ Pattern ในข้อมูล
• สร้าง Pivot Table จากคำอธิบาย

PowerPoint (นำเสนอ):

• สร้างสไลด์ทั้งชุดจาก Word Document หรือ Prompt
• เสนอ Design, Layout และ Speaker Notes
• สรุปเนื้อหาจากไฟล์อื่นเข้าสไลด์

Outlook (อีเมล):

• สรุปอีเมลยาวๆ หรือ Thread ทั้งหมดเป็น Bullet Points
• ร่างอีเมลตอบกลับตาม Context
• ปรับโทนอีเมล — สุภาพขึ้น กระชับขึ้น หรือเป็นทางการมากขึ้น

Teams (ประชุม):

• สรุปการประชุมแบบ Real-time — ใครพูดอะไร, Action Items คืออะไร
• ตอบคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาที่ประชุม เช่น "มีใครพูดเรื่องงบประมาณบ้าง?"
• สร้าง Meeting Notes อัตโนมัติหลังประชุมจบ

Google Gemini for Workspace คืออะไร?

Google Gemini for Workspace (เดิมชื่อ Duet AI for Google Workspace) คือ AI Assistant ที่ Google ฝังเข้าไปในชุดโปรแกรม Google Workspace ทั้งหมด โดยใช้ Gemini ซึ่งเป็น AI Model ที่ Google พัฒนาเองเป็น Engine หลัก

ความสามารถใน Google Workspace แต่ละแอป

Google Docs (เอกสาร):

• สร้างเอกสารจาก Prompt — "เขียนข้อเสนอโครงการพัฒนาระบบ IT"
• สรุปเอกสารยาวให้กระชับ
• ช่วยเขียนต่อ แก้ไขโทน หรือแปลภาษา
• ตอบคำถามจากเนื้อหาในเอกสาร

Google Sheets (สเปรดชีต):

• สร้างสูตรจากภาษาพูด — "คำนวณ % การเติบโตเทียบเดือนก่อน"
• จัดระเบียบข้อมูลและสร้าง Template
• วิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้น สร้างกราฟและ Chart
• ทำ Data Classification อัตโนมัติ

Google Slides (นำเสนอ):

• สร้างสไลด์จาก Prompt หรือจาก Google Docs
• สร้างรูปภาพประกอบด้วย AI Image Generation
• ปรับ Design และ Layout อัตโนมัติ

Gmail (อีเมล):

• "Help me write" — ร่างอีเมลจาก Prompt
• สรุปอีเมลยาวหรือ Thread ทั้งหมด
• เสนอคำตอบสั้นๆ (Smart Reply ที่ฉลาดขึ้น)
• ปรับโทนอีเมลตามต้องการ — Formal, Casual, Elaborate

Google Meet (ประชุม):

• สรุปการประชุมอัตโนมัติ พร้อม Action Items
• แปลภาษาแบบ Real-time (Subtitle)
• สร้าง Background ด้วย AI
• "Attend for me" — AI เข้าประชุมแทนและสรุปให้ (ฟีเจอร์ใหม่)

ตารางเปรียบเทียบ Microsoft Copilot vs Google Gemini

มาดูภาพรวมเปรียบเทียบแบบตัวต่อตัว:

ฟีเจอร์	Microsoft Copilot	Google Gemini
เอกสาร	Word: สร้าง/สรุป/แก้ไข/เขียนต่อ	Docs: สร้าง/สรุป/แก้ไข/ตอบคำถาม
สเปรดชีต	Excel: สูตร/กราฟ/วิเคราะห์/Pivot	Sheets: สูตร/กราฟ/วิเคราะห์/Classification
นำเสนอ	PowerPoint: สร้างสไลด์/Design/Notes	Slides: สร้างสไลด์/AI Image/Layout
อีเมล	Outlook: สรุป/ร่าง/ปรับโทน	Gmail: สรุป/ร่าง/ปรับโทน/Smart Reply
ประชุม	Teams: สรุปประชุม/Action Items/ถามตอบ	Meet: สรุปประชุม/แปลภาษา/Attend for me
AI Engine	GPT-4 (OpenAI)	Gemini (Google DeepMind)
ราคา	$30/user/month	$20-30/user/month
ข้อมูลองค์กร	เข้าถึงผ่าน Microsoft Graph	เข้าถึง Drive, Gmail, Calendar
Desktop App	รองรับ (Word, Excel, PPT บน Desktop)	Web-based เป็นหลัก
จุดเด่น	Excel + PowerPoint แข็งแกร่ง	Collaboration + ราคาถูกกว่า

ตัวอย่างการใช้งานจริงในออฟฟิศ

มาดูว่าในสถานการณ์จริง AI ทั้งสองตัวช่วยอะไรได้บ้าง:

สถานการณ์ที่ 1: สรุปรายงานการประชุม

Microsoft Copilot: เปิด Teams หลังประชุมจบ กด "Recap" — AI จะสรุปว่าใครพูดอะไร มี Action Items อะไรบ้าง ใครรับผิดชอบ พร้อม Timestamp ที่สามารถกดฟังย้อนได้

Google Gemini: เปิด Google Meet Recording — AI สรุปประเด็นหลัก แบ่งเป็นหัวข้อ พร้อมส่ง Summary ไปที่ Google Docs อัตโนมัติ และยังแปลเป็นภาษาอื่นได้ทันที

สถานการณ์ที่ 2: วิเคราะห์ข้อมูลยอดขาย

Microsoft Copilot: เปิด Excel พิมพ์ "วิเคราะห์ยอดขาย 12 เดือน หาเดือนที่ขายดีที่สุดและแย่ที่สุด พร้อมสร้างกราฟเปรียบเทียบ" — AI สร้างสูตร, Pivot Table และกราฟให้ในคลิกเดียว

Google Gemini: เปิด Sheets พิมพ์ Prompt เดียวกัน — AI สร้างสูตรและกราฟได้ แต่ความสามารถด้าน Pivot Table และ Advanced Analysis ยังตามหลัง Excel เล็กน้อย

สถานการณ์ที่ 3: สร้างสไลด์นำเสนอ

Microsoft Copilot: เปิด PowerPoint พิมพ์ "สร้างสไลด์ 10 หน้า สรุปผลการดำเนินงานประจำปี" หรือชี้ไปที่ Word Document แล้วให้ AI แปลงเป็นสไลด์ — ได้ Design สวยงามพร้อม Speaker Notes

Google Gemini: เปิด Slides — AI สร้างสไลด์ได้เช่นกัน และมีจุดเด่นเรื่อง AI Image Generation สร้างรูปภาพประกอบสไลด์โดยไม่ต้องหา Stock Photo

ใครเหมาะกับอะไร? — คำแนะนำสำหรับองค์กร

การเลือกระหว่าง Copilot และ Gemini ขึ้นอยู่กับ เครื่องมือที่องค์กรใช้อยู่แล้ว เป็นหลัก:

เลือก Microsoft Copilot ถ้า:

• องค์กรใช้ Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) เป็นหลัก
• ต้องการ AI ที่แข็งแกร่งด้าน Excel — สูตรซับซ้อน, Pivot Table, Data Analysis
• ใช้ Microsoft Teams เป็นเครื่องมือประชุมหลัก
• ต้องการ AI ที่ทำงานบน Desktop App ได้ (ไม่จำเป็นต้อง Online ตลอด)
• มีข้อมูลองค์กรอยู่ใน SharePoint, OneDrive เป็นจำนวนมาก

เลือก Google Gemini ถ้า:

• องค์กรใช้ Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet) เป็นหลัก
• เน้น Collaboration — หลายคนแก้ไขเอกสารพร้อมกันเป็นประจำ
• ต้องการ ราคาถูกกว่า — Gemini Business เริ่มต้น $20/user/month
• ต้องการ AI Image Generation ใน Slides
• ทำงาน Web-based เป็นหลัก ไม่ต้องติดตั้ง Desktop App
• ใช้ Google Meet เป็นเครื่องมือประชุมหลัก

ถ้าองค์กรใช้ทั้งสองแพลตฟอร์ม:

หลายองค์กรใช้ทั้ง Microsoft 365 และ Google Workspace ผสมกัน ในกรณีนี้ให้พิจารณาจาก:

• งานไหนใช้เยอะกว่า? — ถ้า 70% ของงานอยู่ใน Microsoft ก็เลือก Copilot
• งบประมาณ: — เริ่มจากแพลตฟอร์มเดียวก่อน ทดลอง 3 เดือน แล้ววัดผลก่อนขยาย
• Pilot ก่อน: — ให้ทีมเล็กๆ ทดลองใช้ทั้งสองตัว แล้ว Feedback ก่อนตัดสินใจซื้อทั้งองค์กร

ข้อจำกัดและข้อควรระวัง

แม้ AI จะช่วยงานได้มาก แต่ก็มีข้อจำกัดสำคัญที่องค์กรต้องรู้:

1. ความถูกต้องของข้อมูล (Hallucination)

ทั้ง Copilot และ Gemini อาจ "แต่งเรื่อง" หรือให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อถามเรื่องที่ AI ไม่มีข้อมูลเพียงพอ — ผู้ใช้ ต้องตรวจสอบผลลัพธ์ทุกครั้ง ก่อนนำไปใช้งานจริง

2. ข้อมูลลับและ PDPA

เมื่อ AI เข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ ต้องพิจารณาว่า:

• ข้อมูลไหลไปไหน? — Microsoft สัญญาว่าข้อมูลอยู่ใน Tenant ขององค์กรและไม่ถูกนำไปฝึก AI / Google ก็มีนโยบายคล้ายกันสำหรับ Workspace
• PDPA (พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล): ถ้า AI เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล เช่น อีเมลลูกค้า ข้อมูลพนักงาน — ต้องแจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบและมีมาตรการป้องกันที่เหมาะสม
• ข้อมูลความลับทางการค้า: ระวังการใช้ AI สรุปเอกสารที่มีข้อมูลลับ เช่น สัญญา, สิทธิบัตร, กลยุทธ์ธุรกิจ

3. ราคาที่เพิ่มขึ้น

ค่าใช้จ่าย AI เป็น ค่าใช้จ่ายรายเดือนต่อคน ที่เพิ่มขึ้นจากค่า License เดิม:

• องค์กร 100 คน + Copilot $30/user = $3,000/เดือน (ประมาณ 105,000 บาท)
• องค์กร 100 คน + Gemini Business $20/user = $2,000/เดือน (ประมาณ 70,000 บาท)

ต้องคำนวณ ROI ให้ชัดเจน — AI ช่วยประหยัดเวลาเท่าไหร่? คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นหรือไม่?

4. ข้อจำกัดด้านภาษาไทย

ทั้ง Copilot และ Gemini รองรับภาษาไทยได้ แต่ ยังไม่สมบูรณ์แบบ 100% — อาจมีปัญหาเรื่องไวยากรณ์ การตัดคำ หรือบริบทเฉพาะทางของไทย โดยเฉพาะศัพท์เทคนิคหรือภาษาราชการ ผู้ใช้ควรตรวจสอบและแก้ไขเสมอ

5. ต้องมีข้อมูลที่ดี

AI ทำงานได้ดีเท่ากับข้อมูลที่ป้อนให้ — ถ้าข้อมูลใน SharePoint หรือ Google Drive ไม่เป็นระเบียบ ไม่อัพเดท หรือไม่ครบถ้วน ผลลัพธ์จาก AI ก็จะไม่ดีตาม "Garbage In, Garbage Out" ยังคงเป็นหลักการที่ใช้ได้เสมอ

แล้ว Saeree ERP ล่ะ? มี AI ไหม?

คำตอบตรงๆ คือ ปัจจุบัน Saeree ERP ยังไม่มีฟีเจอร์ AI ในตัว แต่อยู่ในแผนพัฒนาเร็วๆ นี้

อย่างไรก็ตาม Saeree ERP สามารถ ทำงานร่วมกับ AI ในออฟฟิศ ได้อยู่แล้ว เช่น:

• Export ข้อมูลจาก Saeree ERP ไปวิเคราะห์ใน Excel + Copilot — ดึงรายงานยอดขาย ต้นทุน สต็อก แล้วให้ AI วิเคราะห์ Trend
• Export เป็น CSV แล้วนำเข้า Google Sheets + Gemini — ใช้ AI ช่วยสร้างกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล หรือทำ Dashboard
• ใช้ข้อมูลจาก ERP สร้างรายงานด้วย AI: ดึงข้อมูลจากระบบ แล้วให้ Copilot สร้างสไลด์นำเสนอหรือรายงานสรุปอัตโนมัติ

สรุป

ทั้ง Microsoft Copilot และ Google Gemini for Workspace ต่างเป็น AI ที่ดีและมีประโยชน์สำหรับงานออฟฟิศ — ตัวไหนดีกว่าขึ้นอยู่กับ แพลตฟอร์มที่องค์กรใช้อยู่แล้ว เป็นหลัก

• Microsoft 365 + Copilot เหมาะกับองค์กรที่ต้องการ AI ที่แข็งแกร่งด้าน Excel, PowerPoint และ Teams
• Google Workspace + Gemini เหมาะกับองค์กรที่เน้น Collaboration, ราคาถูกกว่า และทำงาน Web-based
• ทั้งสองตัวมีข้อจำกัดเรื่อง ความถูกต้อง, PDPA และ ภาษาไทย ที่ต้องระวัง
• เริ่มจาก Pilot Program กับทีมเล็กๆ ก่อน อย่าซื้อทั้งองค์กรทีเดียว

AI ไม่ได้มาแทนคนทำงาน แต่คนที่ใช้ AI เป็น จะแทนคนที่ใช้ไม่เป็น — สิ่งสำคัญคือเริ่มลองใช้ ทำความเข้าใจข้อจำกัด และค่อยๆ ปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะกับเครื่องมือใหม่ ไม่ว่าจะเลือก Copilot หรือ Gemini สิ่งที่สำคัญที่สุดคือข้อมูลพื้นฐานต้องดี — และนั่นคือสิ่งที่ระบบ ERP ที่ดีช่วยได้

- ทีมที่ปรึกษา Grand Linux Solution

หากองค์กรของคุณต้องการระบบ ERP ที่จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ พร้อมรองรับการทำงานร่วมกับ AI ในอนาคต สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อพูดคุยเพิ่มเติม